Sommaren 2017 inledde Riksarkivet ett planeringsprojekt för massdigitalisering av material från den offentliga förvaltningen. Projektet genomförs med stöd från Europeiska Unionen och delfinansieras av Europeiska regionala utvecklingsfonden. Inom projektet utarbetas en genomförandeplan, enligt vilken pappersmaterial från statsförvaltningen och de kommande landskapen ändras så att de enbart ska förvaras i digitalt format.

Sydöstra Finlands yrkeshögskola (Xamk) deltar i genomförandet av projektet. S:t Michels stad deltar också i projektfinansieringen och arbetet i styrgruppen.

Syftet med projektet är att

  • kartlägga volymerna av och egenskaperna hos de material som finns hos organisationerna inom statsförvaltningen och de som överförs från statsförvaltningen och kommunerna till landskapen
  • planera genomförandet av massdigitalisering och vilka tekniker som ska tillämpas
  • utarbeta kostnads- och nyttokalkyler över massdigitaliseringen

För organisationerna inom den offentliga förvaltningen innebär planeringsprojektet i första hand en omfattande materialkartläggning. Genom den utreds utförligare uppgifter om de pappersmaterial som finns hos organisationerna inom statsförvaltningen och de som överförs från statsförvaltningen och kommunerna till de nya landskapen. Mer information om enkäten finns på webbplatsen för projektet Färdplan.

Som en del av planen för massdigitalisering utarbetas en kostnads- och nyttoanalys av kostnaderna för digitalisering och kostnadsnyttan av digital förvaring. I analysen jämförs den nuvarande handlingsmodellen, dvs. vilka kostnaderna blir vid fortsatt pappersarkivering på lång sikt, med den föreslagna ändringen till digitalt format och digital förvaring samt med användningen av materialet för förvaltningens och forskningens behov.

De statliga och kommunala organisationerna har uppskattningsvis cirka 200 hyllkilometer material i pappersformat. Målet med massdigitaliseringen är att avsevärt påskynda statsförvaltningens och de nya landskapens övergång till en helt digital verksamhetsmiljö och samtidigt till digital arkivering.

Digitalisering av material innebär inte enbart att materialet får ett annat förvaringsformat, utan det förbättrar också materialens användbarhet på ett relevant sätt och skapar betydande mervärde eftersom de digitaliserade materialen tillgängliggörs på webben enligt deras användarvillkor. Det digitala förvaringsformatet möjliggör också mer mångsidig sökning och analys av information.

Kontaktperson: utvecklingschef Mikko Eräkaski, 029 533 7234, fornamn.efternamn@arkisto.fi.