Sekretessbeskrivning

Jaa

Kombinerad registerbeskrivning och informationsdokument

Utarbetad 1.12.2011, uppdaterad 1.12.2011

Personuppgiftslagen (523/1999) 10 § och 24 §

1. Registeransvarig

Riksarkivet
PB 258, Fredsgatan 17
00170 Helsingfors
FO-nummer 0245885-9

2. Person som ansvarar för datasäkerheten och/eller kontaktperson

Förvaltningsdirektör Anitta Hämäläinen, tfn (09) 22852 219

ICT-direktör Marko Natri tfn (09) 22852 230

3. Registrets namn

Kundregister för arkivverkets elektroniska beställningstjänst

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter/Registrets användningsändamål

Personuppgifter behandlas i samband med beställningar, fakturering, kunders begäran om användningstillstånd, utveckling av tjänsterna, rapportering och andra åtgärder för skötsel av kundrelationen.

5. Registrets informationsinnehåll

Grundläggande uppgifter om kunden:

Kundens för- och efternamn, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress, personbeteckning, språkkod.

Uppgifter som uppkommer till följd av kundrelationen:

Användarnamn och lösenord, uppgifter om kundens användningstillstånd och beställningar, datum för godkännande av användningsvillkoren samt hemarkiv, dvs. uppgifter om vilket av Riksarkivets verksamhetsställen kunden har valt.

6. Normala informationskällor

Kundrelation och ärendehantering:

Riksarkivet

Uppdateringar av kontaktuppgifter:

Självbetjäning, den offentliga förvaltningens gemensamma tjänst för nätbetalning och -identifiering Vetuma, universitetens och yrkeshögskolornas förtroendenätverk HAKA, förtroendenätverket Virtu för identifiering av tjänstemän, och därutöver kan kunduppgifter uppdateras från allmänna register såsom befolkningsdatasystemet.

7. Normalt utlämnande av uppgifter och utlämnande av uppgifter till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Riksarkivet lämnar inte ut uppgifter som finns i kundregistret till någon tredje part utanför arkivverket.

8. Principer för skydd av registret

Kundregistret för Riksarkivets elektroniska beställningstjänst behandlas konfidentiellt. Registret är ändamålsenligt skyddat för utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Registret förvaras inte i form av pappersutskrifter.

Registret används enbart av personer till vars befattningsbeskrivning användningen tillhör. Alla användare av registret har egna personliga användarnamn och lösenord. Användarna har tystnadsplikt.

9. Rätt till insyn och förverkligande av rätten till insyn

Kunden har enligt personuppgiftslagen rätt att kontrollera de uppgifter om kunden som har registrerats i kundregistret för arkivverkets elektroniska beställningstjänst.

Skriftlig begäran om insyn ska skickas till:

Riksarkivet
Registrator
PB 258, Fredsgatan 17
00171 Helsingfors

Begäran om insyn kan framställas personligen på adressen:

Riksarkivet
Registrator
PB 258, Fredsgatan 17
00171 Helsingfors

När begäran om insyn framställs personligen ska ett officiellt identitetsbevis försett med fotografi uppvisas.

Begäran om insyn i uppgifter som framställts personligen eller skriftligen besvaras av Riksarkivet med ett rekommenderat brev inom tre månader från det att begäran har framställts.

10. Rättelse av en uppgift och förverkligande av rättelsen

Genom självbetjäning i Riksarkivets elektroniska beställningstjänst:

Användaren kan själv kontrollera/redigera följande uppgifter i arkivverkets elektroniska beställningstjänst: adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress, hemarkiv, språkkod och lösenord. Dessutom kan användaren kontrollera sina namnuppgifter och användningstillstånd i arkivverkets elektroniska beställningstjänst.

Skriftlig begäran om rättelse ska lämnas till:

Riksarkivet
Registrator
PB 258, Fredsgatan 17
00171 Helsingfors

Var och en har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter i registret. Begäran om rättelse ska göras skriftligen och begäran ska vara tillräckligt individualiserad.

11. Andra eventuella rättigheter

Inga andra rättigheter.