Hoppa till huvudinnehållet

Behandling av personuppgifter, när dina uppgifter ingår i material som förvaras av Riksarkivet


Ändamålen för behandlingen

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Riksarkivets lagstadgade uppgift är att säkerställa bevarandet och tillgängligheten av myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och att främja användningen av dem i forskningssyfte. I det dokumentära kulturarvet ingår också personuppgifter. Den varaktiga förvaringen sker i ett arkiveringssyfte som är förenligt med allmänintresset.

Använder Riksarkivet automatisk profilering i sitt beslutsfattande?

Vi använder oss inte av automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Med automatiserade beslut avses en bedömning av personliga aspekter som grundar sig enbart på automatisk databehandling och på vilken beslut grundar sig som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar den registrerade. Ett exempel på automatiserat beslutsfattande är beslut om kreditvärdighet. Den registrerade har rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

Riksarkivet behöver behandla personuppgifter för att utföra sina lagstadgade uppgift.

  • Lag om Riksarkivet (1145/2016)
  • Arkivlag (831/1994)
  • Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter:

Riksarkivet

PB 258, 00171 Helsingfors

kirjaamo@arkisto.fi; 029 533 7000

Riksarkivets dataskyddsombud

Vuokko Joki, direktör

kirjaamo@arkisto.fi; telefon 029 533 7231

Beroende på avtal kan Riksarkivet vara ensamt eller gemensamt personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för vissa informationsmängder. I princip är vi ensamt personuppgiftsansvarig när andra parter inte på något sätt kan bestämma över hur materialet nyttjas.

Vi och t.ex. en annan myndighet är gemensamt personuppgiftsansvariga när vi förvarar informationen och själv bestämmer över varaktig förvaring och överföring av den eller när vi utöver förvaringen självständigt sköter informationstjänsten för materialet.

Vi är personuppgiftsbiträden då vi enbart förvarar någon annans information eller hyr ut förvaringsutrymme och den andra parten fortfarande bestämmer över nyttjande och överlåtelse av materialet.


Behandlade personuppgifter

Vilka personuppgifter behandlar vi?

De informationsmängder som förvaras av Riksarkivet har samlats under århundraden. De flesta av dem är ett resultat av olika myndigheters verksamhet. Den part som samlat in uppgifterna från de registrerade har behandlat dem i sin verksamhet enligt lagliga grunder och ändamål. Dataskyddsbestämmelserna tillämpas bara på personuppgifter om levande personer.

Riksarkivets informationsmängder kan i princip innehålla uppgifter från alla olika grupper av registrerade, såsom arbetstagare, hälsovårdens patienter, fångar, dömda, skolelever, medlemmar i föreningar m.fl. Informationsinnehållet varierar och vi förvarar även känsliga uppgifter/särskilda kategorier av personuppgifter och säkerhetsklassade uppgifter.

Den part som upprättat handlingen ansvarar för uppgifternas riktighet och informationsinnehållet överlag.

Hur länge lagrar vi personuppgifterna?

I regel förvarar vi uppgifterna varaktigt som en del av det nationella kulturarvet.

Varifrån får vi de behandlade personuppgifterna?

I enlighet med Riksarkivets uppdrag förvarar vi handlingar från andra myndigheter och privata aktörer. Dessa kan innehålla personuppgifter. Merparten av informationsmängderna är ett resultat av olika myndigheters verksamhet.  En myndighet kan exempelvis ha fått personuppgifter från andra myndigheter genom anmälningsskyldighet eller själv samlat in dem från de registrerade. Den part som samlat in uppgifterna ska ha lagliga grunder och ändamål för behandlingen av dem.

Riksarkivet samarbetar med myndigheter och privata aktörer, t.ex. föreningar, som överlåtit material för förvaring och främjar dataskyddet tillsammans med dem. Vi avtalar med överlåtarna om praxisen och dataskyddslagstiftningens krav för materialet, bl.a. om registerhållningen.


Överföring och utlämning av uppgifter

Regelbunden överföring och utlämning

Riksarkivet överför inte regelbundet förvarade uppgifter till andra parter.  Uppgifter lämnas inte ut till tredje parter för marknadsföringsändamål.

Informationsförfrågningar kan avse material som vi förvarar och då hanterar vi dem enligt offentlighetslagstiftningen och principerna för skydd av personuppgifter. De ansvariga för Riksarkivets informationstjänster arbetar utifrån detaljerade anvisningar och tar alltid hänsyn till den informationsöverförande partens önskemål och rättigheter.

När vi svarar på informationsförfrågningar beaktas alltid de allmänna offentlighetsprinciperna för handlingar men i synnerhet forskningsrelaterade och andra särskilda behov.

Ifall utlämningens syfte inte förutsätter exakta personuppgifter kan de om möjligt anonymiseras eller pseudonymiseras (länk https://tietosuoja.fi/pseudonymisointi-anonymisointi) vid utlämningen.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte till tredjeländer eller internationella organisationer

 


Informationssystem, kakor och dataskydd

Vilka informationssystem använder vi för att behandla dina uppgifter?

Det är sällan möjligt att söka personuppgifter i enskilda analoga handlingar (pappersdokument) via Riksarkivets informationssystem.

Vi digitaliserar historiska källor som är centrala för Finland och gör dessa fritt tillgängliga på internet via Digitalarkivet eller ger begränsad åtkomst till dem via Riksarkivets forskarsalar. Vi beaktar alltid lagstiftningen när materialet digitaliseras och bereds så att det kan nyttjas.

Referenser till förvarat material och digitaliserad information från material i pappersform hanteras och nyttjas i följande system:

  • Astia-tjänsten (informationssökning i Vakka och Aarre, länkar till digitaliserat material)
  • Digitalarkivet
  • Vakka-samlingsdatabas
  • Aarre-samlingsdatabas
  • AHAA (kommer att ersätta Vakka och Aarre)

För statsförvaltningen tillhandahåller Riksarkivet en tjänst för elektronisk förvaring (på finska). Tjänsten är avsedd för förvaring av ursprungligen digitalt material som ska förvaras varaktigt. Riksarkivet planerar också ett massdigitaliseringsprojekt för myndighetshandlingar som är yngre än 40 år.

Användning av kakor

På Riksarkivets webbplats arkisto.fi använder vi kakor för att följa upp hur webbplatsen används och utveckla tjänsterna.

Kakor används vid behandling av personuppgifter i webbaserade informationssystem. Kakor är små textfiler som webbläsaren sparar på användarens dator. De används för att genomföra tjänsterna, underlätta inloggning och möjliggöra statistik över användningen. Användaren kan förhindra användningen av kakor i webbläsaren, men då kanske systemet inte fungerar korrekt.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Riksarkivet ger integritetsskydd för de lagrade personuppgifterna samt följer dataskyddslagstiftningen och god dataskyddspraxis.

Uppgifterna skyddas mot obehörig läsning, ändring och radering. Skyddet består av fysiskt skyddade utrymmen, passerkontroll och åtkomstbegränsning.

Åtkomst och rätt till behandling av uppgifterna beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Uppgifterna behandlas endast av personer i vilkas arbetsbeskrivning detta ingår. 

Utrymmenas och uppgifternas fysiska plats är i Finland.

Administrativa kontroller används för att övervaka verksamhetens lämplighet.


Registrerades rättigheter

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att begära tillgång till, rättelse och borttagning av dina personuppgifter samt invända mot behandlingen och även begära att den begränsas eller överförs till något annat system. En specificerad begäran om att utöva dessa rättigheter kan riktas till Riksarkivet och varje personuppgiftsansvarig/annan myndighet. När du vill utöva dina rättigheter kan du lämna en skriftlig begäran till Riksarkivets registratorskontor kirjaamo@arkisto.fi eller per post (PB 258, 00171 Helsingfors). Ärendet avgörs inom en månad från mottagningen av begäran, om det inte finns särskilda skäl att förlänga svarstiden.

Riksarkivet förvarar uppgifter i arkiveringssyfte, vilket kan tillåta undantag från de registrerades rättigheter enligt dataskyddslagen och dataskyddsförordningen.

Ändamålet med de uppgifter som överförts till Riksarkivet är att i arkiveringssyfte betjäna kulturarvets bevarande och forskningsbehoven. Informationens integritet och tillförlitlighet är viktig för dessa syften och Riksarkivet kan i princip inte göra ändringar i det överlåtna materialet eller ta bort uppgifter från det. Detta skulle vara i strid med arkiveringssyftet då tanken är att bevara informationen för kommande generationer och beskriva utgångsläget för t.ex. myndighetsbeslut.

I regel tar vi inte ut några avgifter för inlämning eller behandling av en begäran om granskning av registeruppgifter. Hanteringen av förvarade informationsmängder, metadata och tillhörande verktyg ger dock inte möjlighet att fullt tillgodose den registrerades rättigheter utan orimligt besvär eller med tillräcklig noggrannhet.  Om begäranden från en registrerad är uppenbart ogrundade eller orimliga, t.ex. ospecificerade begäranden av repetitiv art, får Riksarkivet ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för den begärda åtgärden.

Du har alltid rätt att klaga hos Dataombudsmannens byrå, om du anser att den gällande dataskyddslagstiftningen har överträtts vid behandlingen av dina personuppgifter. Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors, tietosuoja@om.fi