Hoppa till huvudinnehållet

Överlåtelse och överföring av analoga dokument

Riksarkivet beslöt 23.1.2017 (AL/2866/07.01.01.04.01/2017), att Riksarkivet inte tar emot överföringar av myndigheters arkiv, åtminstone inte före 1.6.2018. Bakgrunden till beslutet är omplaceringen av Riksarkivets material, där sammanlagt 57 hyllkilometer material överförs huvudsakligen till det centrala arkivet samt förändringen i arkivlagen från år 2017, som gav Riksarkivet rätt att bestämma om förstörande av handlingarnas originalexemplar, som arkivet har bestämt att ska förvaras varaktigt.

I enlighet med den offentliga förvaltningens målsättning om digitalisering är målet i Riksarkivets strategi för 2020, att 80–90 % av de handlingar som väntar på myndigheternas överföring, förstörs efter digitaliseringen.

Organiserandet av arkivet ändras till förberedande för digitalisering av materialet. Höga tekniska krav ställs endast på sådana handlingar, som förvaras även efter digitaliseringen i analog form.

På Riksarkivet förbereds instruktioner för överföring till digital form och efterföljande förstörande av material, och syftet är att vara färdig på våren 2018. Instruktionerna kommer att vara materialtypspecifika, och varje myndighet får vägledning beroende på hurdant det överförda materialet är.

FAQ – Vanliga frågor

Den förändrade arkivlagen 1.1.2017

Till arkivlagen tillagda § 14 ger Riksarkivet befogenheter att bestämma om förstörande av handlingarnas originalexemplar, som arkivet har bestämt att ska förvaras varaktigt och som har blivit överförda till digital form, med förbehåll för vissa lagstadgade villkor.

Riksarkivets strategi 2020 och Riksarkivets beslut 23.1.2017 (AL2866/07.01.01.04.01/2017) om avbrytning av överföringar kompletterar lagstiftningens riktlinjer.

  • Förvaring av materialen främst i digital form är en del av den offentliga förvaltningens digitaliseringsmål.
  • Omfattande organiseringsprojekt av pappersarkiv påbörjas inte längre eftersom fokus flyttas till digitalisering.
  • 80–90 % av de handlingar, som väntar på överföring hos myndigheterna, förstörs efter att de har blivit digitaliserade.

De delar i arkivlagen, som angår arkivöverföringar, har inte förändrats.

Handlingarna ska överföras såsom Riksarkivet separat bestämmer.

Myndigheterna är fortvarande ansvariga för beredningen av överföringen och dess kostnader.

Avbrott i överföringar

När kommer överföringarna att fortsätta igen?

  • Arkivöverföringarna ska fortsättas tidigast 1.6.2018, främst endast i digital form.

Får vi fortfarande lämna ut analoga material?

  • Utlämning av analoga material är inte möjligt för tillfället, med vissa avtalsspecifika undantag. Arkivmaterial förbereds inte längre för varaktig förvaring i pappersform utan för digitalisering och därefter för det mesta för förstörande. Förberedelser för överföring förändras till förberedning av digitalisering, där det inte längre är nödvändigt att följa den traditionellt organiserade arkivstukturen. I Riksarkivet har man börjat förbereda överföringsinstruktioner för överföring i digital form och förstörande därefter.

Vi håller på att förlora våra utrymmen. Vad ska vi göra?

  • Myndigheten är själv ansvarig för att förvara handlingar, som ska förvaras varaktigt, tills de överlämnas till Riksarkivet. I fall akuta utrymmesproblem uppstår, kan man fråga Riksarkivet om en möjlighet att hyra avgiftsbelagt utrymme för en viss tid. I dessa fall gör man alltid ett separat förvaringskontrakt, och äganderätten av materialet förblir hos myndigheten.
  • Före juni 2018 kan vi inte motta ens för förvaringsändamål stora mängder material, men efter att största delen av överföringarna till Riksarkivet har gjorts, klarnar mängden av det lediga utrymmet på Riksarkivets verksamhetsställen och speciellt i Helsingfors. Därefter kan även större mängder av hyllmeter för lagringar vara möjliga. Om behovet av utrymme är mer brådskande än denna tidsplan, måste myndigheten själv leta efter lämpliga tillfälliga lokaler. Att göra ett förvaringsavtal betyder, att framtida kostnader för digitalisering och hyran för under 40 år gammalt material är på myndighetens ansvar. Till Riksarkivet kan material överföras endast i digital form och i undantagsfall med utvärdering både i analog och digital form.
  • I samband med införandet av Riksarkivets centralarkiv och tillhörande logistiksystem återplaceras under 2018 ungefär 57 hyllkilometer arkivmaterial. Detta har en direkt inverkan på tidpunkten när deponeringar kan tas emot. I Helsingfors verkar även stängandet av Sörnäs verksamhetsställe på användningen av utrymmeskapacitet.

Den nya överföringsprocessen

Hur ska material i fortsättningen överföras till Riksarkivet?

  • Handlingar, som ska förvaras varaktigt, tas på Riksarkivet i framtiden emot i elektronisk form. Detta innebär både nativt elektroniska material och material som digitaliserats i enlighet med den nya digitaliseringsprocessen. Det privata lagringsformatet för handlingar, som ska förvaras varaktigt, kommer att vara digital. I detta sammanhang bör man också ta hänsyn till Riksarkivets beslut om förvaring av handlingar som ska förvaras varaktigt och registeruppgifter som ingår i elektroniska diarier och ärendehanteringssystem (AL 16465/07.01.01.03.02/2016).
  • Med användning av den nya digitaliseringsprocessen förändras handlingarnas förvaringsformat, och därmed blir förstörandet av analogiska handlingar möjligt. Ett undantag är kulturhistoriskt betydelsefulla material och med avseende på rättssäkerhet relevanta material. Angående dessa material, bevaras och överförs även analoga handlingar till Riksarkivet. En nationell arbetsgrupp bestående av experter från flera olika områden håller för närvarande på att definiera kulturhistoriskt värdefullt material.
  • Myndigheterna ansvarar för överföringen till digital form, i synnerhet före digitaliseringen: förberedelse av fysisk digitalisering och produktion av nödvändiga metadata.
  • Produktionen av beskrivnings- och metadata kommer att ske huvudsakligen automatiskt efter digitaliseringen.

Finns det nya riktlinjer för oss att fortsätta med beredningen av materialet redan nu?

  • Det lönar sig inte att starta nya förberedelser för överföring/organiseringsprojekt med nuvarande instruktioner, eftersom en allmän instruktion som liknar den nuvarande inte kommer att ges, utan instruktionerna baseras på grundval av olika materialtyper. För närvarande har Riksarkivet inte ännu instruktioner för myndigheterna om beredning av material, så det lönar sig att flytta överföringsförberedelserna till en senare tidpunkt.
  • Det lönar sig också att allvarligt överväga att avbryta organiseringsprojekten, därför att vid beredningen av digitaliseringen måste dessa material i alla fall hanteras på nytt.
  • Nya förberedelser för överföringen ska ske i enlighet med de nya riktlinjerna.

Om vi trots allt vill organisera materialet till någon nivå, behöver vi längre skaffa arkiveringsdugligt skyddsmaterial?

  • Som regel inte: höga arkiveringstekniska krav ställs endast på de dokument som inte ska förstöras efter digitaliseringen.

Vi behöver ett gallringsbeslut för att kunna ens gallra material. Lönar det sig i detta skede att skicka gallringsförslag för analogt material?

  • Gallring av analogt material kan fortfarande göras såsom hittills. Gallringsförslag kan därmed fortfarande skickas till Riksarkivet.  Det rekommenderas dock att kontakta Riksarkivet före förberedelse av gallringsförslaget och överföring till Riksarkivet.

När blir detaljerade instruktioner för överföring/förberedelse av digitalisering färdiga?

  • Målet är att instruktionerna ska vara klara 1.6.2018. Delvis beror den långa förberedelsetiden på att instruktionerna inte längre är desamma allmänna för alla material utan specifika för olika materialtyper, och delvis därför att genomförandet av digitaliseringen påverkar sättet hur överföringarna verkställs.

Vilken part genomför digitaliseringen och vem ska betala den?

  • Digitaliseringen kan antigen utföras av Riksarkivet eller som ett separat centraliserat eller decentraliserat projekt där dokumenten, som väntar på överföring, konverteras till digital form. Riksarkivet fattar dock inte beslut om modellen för genomförande och finansiering. Beslutet fattas av regeringen. Målet är, att detaljerade materialhanteringsplaner som överföringen förutsätter, utarbetas myndighetsspecifikt i samarbete med myndigheterna. Av denna anledning är också tidpunkten för den faktiska starten av digitaliseringen fortfarande öppen.

När ska vår organisation få vår egen behandlingsplan för vårt material?

  • Bearbetningen av hanteringsplanen för organisationsspecifika material i samarbete med myndigheterna börjar när instruktionerna för materialtypsspecifika instruktioner på allmänna nivån är färdiga och mängden och kvaliteten av analogt material hos myndigheterna har kartlagts.

Kan vi själva digitalisera material och finns det rådgivning/vägledning för detta?

  • Riksarkivet har en rekommendation för kvalitetskriterier att utföra en digitalisering av kulturarv i skriftlig form (15.8.2008, AL/11130/07.01.02.04.02/2008), samt kraven på digitala material (24.8.2016, AL/11130/07.01.02.04.02/2008).
  • Ovanstående kriterier och krav möjliggör dock inte digitaliseringen av handlingar, som ska förvaras varaktigt, så att förstörande av analogt material efter digitaliseringen skulle vara möjligt. Den nya digitaliseringsprocessen är först på planeringsstadiet.
  • För nuvarande är det därför inte ännu möjligt att ge vägledning till en sådan digitalisering, som med säkerhet skulle tillåta förstörandet av analoga material efter digitaliseringen.
  • För digitaliseringen kommer stränga kvalitets- och processkrav att komma för att säkerställa enhetligt handlande och materialets integritet.

Var lagras överförda material och hur kan man använda dem?

  • Material som överförts i digital form lagras till SAPA-systemet som ännu inte är i bruk. Innan SAPA är klart kan inget analogt material ännu förstöras. Storskalig överföring av elektroniskt material kan påbörjas först efter införandet av SAPA.

Vakka Extranet

Kan vi få användarkoder till Vakka Extranet för katalogisering?

  • Nya koder beviljas inte längre.

Kan ni öppna ett nytt arkiv/importera bakgrundsinformation?

  • Nya arkiv öppnas inte längre och ingen information importeras.

Lönar det sig alls att katalogisera material i Vakka Extranet längre?

  • Det lönar sig inte att börja med katalogisering av nya serier.
  • Redan påbörjade helheter, vars katalogisering man har kommit överens om med Riksarkivet, kan slutföras.  I sådana fall lönar det sig att uppdatera också beskrivningsuppgifterna samt användningsbegränsningarna.
  • Till exempel ministerierna, som överför material till Regeringsgatans verksamhetsställe, har ett undantagstillstånd för användning av Vakka Extranet.

Vad händer med material som har katalogiserats i Vakka Extranet och som kanske inte digitaliseras/överförs ännu på flera år?

  • Dessa uppgifter överförs i sinom tid direkt till AHAA-systemet.

Tilläggsuppgifter vid behov ger direktör Päivi Hirvonen och överinspektör Tuula Leskelä.

Därtill lönar det sig att bekanta sig med det 10.2.2017 publicerade blogginlägget "Arkistolain muutos ja viranomaisarkistojen vastaanotto Kansallisarkistoon" (Förändring i arkivlagen och mottagande av myndigheters arkiv till Riksarkivet).