Hoppa till huvudinnehållet

Nyheter

17.01.2019

Överlåtelse av privat arkivmaterial som innehåller personuppgifter till Riksarkivet

EU:s dataskyddsförordning (679/2016) trädde i kraft 25.5.2018 och den nationella dataskyddslagen (1050/2018) 1.1.2019. Dessa tillämpas på behandling av personuppgifter som rör nu levande personer.

I dataskyddslagstiftningen fastställs till exempel principerna om ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och lagringsminimering. Undantag från principerna om ändamålsbegränsning och lagringsminimering får göras för arkivändamål av allmänt intresse. Enligt principen om uppgiftsminimering ska personuppgifterna vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Detta innebär att dokument som innehåller nödvändiga personuppgifter kan överlåtas till ett arkiv som förvarar dem varaktigt och tillhandahåller dem för forskning och annan berättigad användning.

Innebörden av arkivändamål av allmänt intresse definieras inte i dataskyddslagstiftningen. Riksarkivets verksamhet regleras av arkivlagen (831/1994) och lagen om Riksarkivet (1145/2016). European Archives Group har i sina riktlinjer (Guidance on Data Protection for Archive Services, oktober 2018) rent generellt konstaterat att riksarkiv och andra sådana instanser som sköter arkivering med stöd av lag samt deras arkivverksamhet uppfyller innebörden av arkivändamål av allmänt intresse.  Riksarkivet tar därigenom alltjämt emot privatarkiv som innehåller personuppgifter, för arkivändamål av allmänt intresse och enligt sin anskaffningspolicy.

Privata organisationer ska iaktta kraven i dataskyddslagstiftningen i all behandling av personuppgifter. Dessa krav gäller också när en organisation ska bedöma om det dokumentmaterial som har samlats som ett resultat av dess verksamhet har ett sådant värde med tanke på kulturarv eller forskning som skulle förutsätta att materialet överlåts till ett arkiv för arkivändamål av allmänt intresse. En organisation som förbereder en överlåtelse till Riksarkivet ska med andra ord inte förstöra personuppgifterna i sina dokument innan organisationen själv och Riksarkivet har gjort en bedömning. Riksarkivet bedömer nämligen materialets värde ur forsknings- och kulturarvsperspektiv och huruvida det tar emot det erbjudna materialet. Om personuppgifterna förstörs kan detta utgöra ett hinder för överlåtelse till Riksarkivet, som tar emot arkivhelheter, inte enbart exempelvis föreningsprotokoll.

Inte heller i andra privatarkiv som ska överlåtas till Riksarkivet, till exempel personarkiv, ska personuppgifter raderas innan överlåtaren själv och Riksarkivet har gjort en bedömning.

Riksarkivet vidtar sådana skyddsåtgärder enligt kraven i dataskyddslagstiftningen som förhindrar att obehöriga får åtkomst till det arkivmaterial med personuppgifter som arkivet förvaltar.


Mer information

Vuokko Joki, direktör (vuokko.joki@arkisto.fi)

Raimo Lepistö, jurist (raimo.lepisto@arkisto.fi)

Aktuellt >>

Framsida >>