Aktuellt

Jaa
04.09.2017

Redogörelser för bindningar och uppgifter i register över bindningar ska förvaras varaktigt

Redogörelser för bindningar och uppgifter i register över bindningar ska förvaras varaktigt. Varaktig förvaring av uppgifterna innebär att de ska bevaras åtminstone i flera hundra år.

Vid bedömningen av det varaktiga förvaringsvärdet hos redogörelse för bindningar och uppgifter i register över bindningar beaktade Riksarkivet de gallringspolitiska och gallringsstrategiska målen enligt Riksarkivets generella strategi som sträcker sig till år 2020 och enligt arkivverkets gallringsstrategi och gallringspolitik. Dessutom fästes avseende vid betydelsen av kommunernas och samkommunernas samhälleliga verksamhet samt verksamhetens övergripande genomslag, informationens unika karaktär och dokumentinformationens informationsvärde, dvs. betydelse som material som allmänt dokumenterar samhället, samhälleliga processer och fenomen.

Uppgifterna om bindningar ska förvaras enbart i elektronisk form. Varaktig förvaring i enbart elektronisk form innebär emellertid inte att redogörelser över bindningar samt uppgifter i register över bindningar ska förvaras i det ursprungliga datasystemet. Om kommunens eller samkommunens handlingar endast finns i pappersform ska de förvaras varaktigt i pappersform tills de digitaliseras.

Redogörelserna för bindningar och register över bindningar främjar öppenhet

Syftet med bestämmelserna om redogörelser för bindningar är att främja öppenhet och transparens i kommunens beslutsfattande. Genom redogörelserna för bindningar och genom publicering av registret på internet strävar man efter att trygga kommuninvånarnas förtroende för att förvaltningen är oberoende och opartisk. Då bindningarna är offentliga är det möjligt att övervaka att grunderna för god förvaltning iakttas och att beslutsfattandet utgår från det gemensamma intresset. Uppgifterna utgör ett unikt och till sitt informationsvärde betydelsefullt informationsmaterial för forskningen.

Att stryka uppgifter innebär inte att uppgifterna ska förstöras

Enligt kommunallagen ska, när ett förtroendeuppdrag eller annat uppdrag som omfattas av skyldigheten att lämna en redogörelse upphör, uppgifterna om personen strykas ur registret och datanätet. Att stryka uppgifter ur ett register betyder inte att uppgifterna får slutligt förstöras. Riksarkivet har enligt arkivlagen behörighet att bestämma om varaktig förvaring av uppgifter i register som i annan lagstiftning bestämts att ska strykas eller utplånas.  Inte heller bestämmelserna i personuppgiftslagen om förstöring av personregister som inte längre behövs gäller register, som genom Riksarkivets beslut har bestämts att ska förvaras varaktigt.

Enskilda kommuner och samkommuner behöver inte sända in gallringsframställan om redogörelser för bindningar eller uppgifter i register över bindningar till Riksarkivet.

Riksarkivets beslut (AL/10361/07.01.01.03.01/2017) - pdf

Statsrådets principbeslut om digitalisering och arkivering av material i handlingsform enbart elektroniskt

Närmare upplysningar ger:

Riksarkivet

  • överinspektör Katja Suomilammi, katja.suomilammi@arkisto.fi, tfn 029 533 7123
  • utvecklingschef Markku Leppänen, markku.leppanen@arkisto.fi, tfn 029 533 7055

Kommunförbundet

  • sakkunnig Tuula Seppo, tuula.seppo@kommunforbundet.fi, tfn 09 771 2664

 

 

 

Aktuellt >>

Framsida >>