Hoppa till huvudinnehållet

Nyheter

29.03.2016

Av arkivverket önskas mer elektronisk, tydlig, riktad kommunikation

Den flerkanaliga aspekten och den hårda pressen i arbetet framkom av svaren från organisationerna inom den offentliga förvaltningen på arkivverkets kundenkät om kommunikation.

Hela 210 representanter för organisationer inom den offentliga förvaltningen deltog i arkivverkets enkät i mars där vi utredde hur väl vår kommunikation når ut till kundorganisationerna. Samtidig bad vi att få idéer och önskemål om hur arkivverket framöver skulle kunna nå ut till kunderna effektivare.

”Det är glädjande att så många svarade på enkäten. Särskilt från kommunsektorn fick vi många svar”, säger Marie Pelkonen, kommunikationschef på Riksarkivet.

Vad framkom då av svaren? Majoriteten av svarspersonerna (128/210) ansåg att arkivverket ger tillräcklig information om sin verksamhet, sina beslut och sina uppgifter. För närvarande når vi bäst ut till kunderna inom den offentliga förvaltningen via vår webbplats (165/210) och per e-post (144/210). Önskemål framfördes om att vi även i fortsättningen ska ge information uttryckligen på vår webbplats (149/210) och per e-post (165/210).

Goda idéer välkomnas

Svarspersonerna framförde också många slags önskemål om arkivverkets kommunikation och myndighetsstyrningen i allmänhet. Som ny kanal önskades ett elektroniskt nyhetsbrev, som är lätt att dela inom organisationerna och enkelt ger en övergripande bild av aktuella frågor.

”Arkivverket fick beröm för användningen av sociala medier i kommunikationen, även om en del av svarspersonerna verkade tycka att användning av sociala medier hör till fritiden. Arkivverkets webbplats fick en del kritik för att den är svårförståelig, men detta förbättras förhoppningsvis när den pågående förnyelsen av webbplatsen blir klar i nästa år”, säger Pelkonen.

Ett fåtal svarspersoner föredrar fortfarande kundtidningen i pappersform, men önskade sig dock mer vägledande faktainnehåll i Akti.

Av svaren framkom det tydligt att modern kommunikation sker via flera kanaler och att kunderna använder kanalerna på olika sätt. Enkäten visade också tydligt att pressen är stor på dem som arbetar med dokumenthantering inom den offentliga förvaltningen och att det finns ett behov av styrning – det finns inte tid för att söka information, utan den måste vara lättillgänglig, tydlig och komma fram snabbt.

Ett exempel på goda utvecklingsidéer var en svarspersons förslag om en ”Frågestund på Facebook” där kunderna kan ställa frågor om ett visst ämne, till exempel elektronisk förvaring av dokument, på Riksarkivets Facebook-sida och få svar av arkivverkets jourhavande experter direkt på internet.

”Nu går vi noggrant igenom responsen tillsammans med våra experter hos myndigheterna och funderar på hur vi bäst kan tillgodose behoven hos kunderna. Resultatet kommer sannolikt att bli en totalreform av något slag”, säger Marie Pelkonen sammanfattningsvis om enkäten.

Ytterligare information: kommunikationschef Marie Pelkonen, Riksarkivet, tfn 029 533 7079

 

Aktuellt >>

Framsida >>