Hoppa till huvudinnehållet

Nyheter

27.08.2015

Riksarkivet frångår sitt elektroniska arkiveringssystem

Undervisnings- och kulturministeriet har beslutat att arkivverket under 2015 ska frångå VAPA-systemet som används för mottagning och förvaring av digitalt material från statsförvaltningen. Undervisnings- och kulturministeriets beslut (OKM/7/591/2015) innebär att myndigheternas elektroniska dokument tillsvidare inte kan tas emot för varaktig förvaring och informationsservice gällande dessa kan inte skötas.

Anskaffningskostnaden för VAPA-systemet var 2,25 miljoner euro och dess årliga underhållskostnad är 340 000 euro. Systemet baseras på Preservica-systemet med stor internationell spridning som arkivverket har anpassat sedan 2015 för behoven hos Finlands myndigheter. System för varaktig förvaring baserade på Preservica används utöver av Finland också av nationalarkiven i till exempel Estland, Storbritannien, Österrike och Nederländerna samt av nationalarkivet i Australien som är bland de främsta i världen när det gäller hantering av digitalt material.

Arkivverket utreder beslutets konsekvenser för skötseln av sina lagstadgade uppgifter och ger anvisningar till myndigheter när utredningen är klar.

Arkivverkets lagstadgade uppgift är att säkerställa bevarandet av dokument som hör till det nationella kulturarvet och grundat på detta hör det till dess befogenheter att besluta om dokument som ska bevaras varaktigt. Beslutanderätten gäller såväl myndigheternas analoga som elektroniska dokument som nämns i arkivlagen (831/1994).

Utbildnings- och kulturministeriet har beslutat att det nationella digitala bibliotekets system för långsiktigt digitalt bevarande (NDB-LDB) som utvecklats inom ministeriet ska tas i bruk. Ännu så länge fungerar dock inte nämnda system tillsammans med myndigheternas system. När material som ska bevaras varaktigt flyttas till NDB/LDB-systemet måste därför informationsservicen för materialet göras manuellt. Arkivverkets resurser räcker för närvarande inte till för detta.

I och med att arkivverkets mottagning av digitalt material upphör tvingas myndigheterna själva tills vidare svara för att spara det material som ska bevaras varaktigt och svara för informationsservice gällande detta. Finansministeriet har tillsatt en arbetsgrupp ”Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuutta (SAPA)” 19 augusti 2015 för att bereda en totalekonomiskt kostnadseffektiv och lättanvänd lösning för elektronisk förvaring av dokument, gemensamt för kommunerna och staten. Arbetsgruppens mandat går ut i februari 2016.

Arkivverket redogör senast 15 oktober 2015 för undervisnings- och kulturministeriet om hur ministeriets beslut som förutsätter nedmontering påverkar den elektroniska arkiveringen inom statsförvaltningen och skötseln av arkivverkets lagstadgade uppgifter. I och med att SAPA-arbetsgruppen som finansministeriet tillsatt ännu bara påbörjat sitt arbete kan inte arkivverket tills vidare ens ge en preliminär tidplan för när en tjänst som ersätter VAPA-systemet kan vara klar för drift.

Arkivverket har till ministeriet framfört sin oro för att Finland i och med avvecklingen av VAPA-systemet med europeiska mått hamnar i ett ganska speciellt läge när statsförvaltningens dokument som ska bevaras varaktigt inte kan tas emot och informationstjänster gällande dem inte kan utföras på samma sätt som till exempel i andra nordiska länder.

Arkivverket har också påpekat att statens revisionsverk (SRV) under hösten 2014 publicerade en revisionsrapport om främjande av digital arkivering (11/2014). SRV poängterade i sin rapport att arkivverkets digitala arkivtjänst bör fortsättas tills en eventuell ersättande tjänst är i drift. Arkivverket har i sina utlåtanden ansett att VAPA-systemet bör underhållas åtminstone tills SAPA-arbetsgruppens utredning är färdig och kostnads- och tidplanen för de åtgärder som förändringen medför kan bedömas.

Mer information:

Jussi Nuorteva, generaldirektör, Riksarkivet, tfn 029 533 7001

Aktuellt >>

Framsida >>