Hoppa till huvudinnehållet

Nyheter

17.10.2013

Migrationsverkets dokumentförvaltning blir elektronisk

Migrationsverket har övergått till heltäckande elektroniska förvaring. Arkivverket har fastställt att Migrationsverkets centrala dokumentinformation ska förvaras enbart i elektronisk form. Besluten om förvaringsform gäller Migrationsverkets system UMA och ASKI.

Utlänningsregistret (UMA) är ett personregister som förs och används som underlag för bland annat behandling av, beslut om och övervakning av utlänningars inresa, utresa och vistelse i Finland. I registret behandlas även ärenden som gäller förvärv, behållande och förlust av finskt medborgarskap samt bestämmande av medborgarskap. Datasystemet används av Migrationsverket och dessutom av bland annat polisen, Gränsbevakningsväsendet och de utländska beskickningarna. Systemet ASKI bygger på Inrikesministeriets system ASDO, och i det behandlas administrativa ärenden.

En förutsättning för besluten om elektronisk förvaringsform var att Migrationsverkets datasystem uppfyller kraven i arkivverkets SÄHKE-normer. Detta kunde konstateras genom auditering och syn av de datasystemlösningar som Migrationsverket använder.

En fördel att vara förberedd

Jouko Salonen, direktör för förvaltnings- och utvecklingstjänster på Migrationsverket, säger att verket började förbereda sig för elektronisk förvaring i god tid i förväg:

”Man kan nog säga att vi i praktiken anpassade UMA efter SÄHKE2-normerna under 2012. Man måste dock komma ihåg att systemet från första början byggdes med tanke på att det någon gång ska anpassas. Av den anledningen förutsatte vi redan i UMA-anbudsförfrågan vissa tekniska lösningar samt att ärendebehandlingsfunktionens allmänna struktur skulle motsvara de strukturer som arkivverket förutsätter.”

Brist på fysiskt utrymme samt möjlighet till snabbare ärendebehandling är faktorer som uppmuntrade en övergång till elektronisk förvaring.

”I denna process kan betydelsen av samarbete inte betonas nog. Det är ytterst viktigt att alla medarbetare tas i beaktande och att alla, från ledningen och nedåt, engagerar sig i processen. Vi har försökt vårt bästa!”, säger Teija Camique, arkivchef, och Tuula Kröger, chef för registratorskontoret, på Migrationsverket.


Mer information:

  • överinspektör Nina Eerikäinen, Riksarkivet, tfn 029 533 7133
  • utvecklingschef Mikko Eräkaski, Riksarkivet, tfn 029 533 7009

E-postadresserna har formen fornamn.efternamn@narc.fi

Aktuellt >>

Framsida >>