YLEISTÄ KYSELYSTÄ JA TEKNISIÄ OHJEITA

K: Onko kyselyyn vastaamiseksi mahdollista saada yhtään lisäaikaa? Syksy on kiireinen ja organisaatiomme on hanakala saada vastauksia näin nopealla aikataululla.

Kansallisarkisto on tietoinen, että vastausaikataulu on tiukka. Kansallisarkiston on annettava kyselyn tuloksia eteenpäin lokakuun lopussa ja tiekartan on valmistuttava vuoden 2017 puolella. Aikataulu on siis tiukka Kansallisarkistollekin. Kansallisarkisto toivoo, että organisaationne pystyisi antamaan vastaukset määräaikaan mennessä.

K: Organisaatiomme ei ole saanut 2. vaiheen kyselyä, vaikka vastasimme ensimmäisen vaiheen aineistokartoituskyselyyn. Miten voimme vastata kyselyyn?

Kyselyn toinen vaihe on lähetetty vain osalle valtionhallinnon organisaatioita. Vastaanottajat näet tämän linkin takaa. Vastaajat valikoituivat etupäässä ensimmäisessä vaiheessa ilmoitettujen aineistomäärien mukaan. Ensimmäisen vaiheen kyselyn tulosten perusteella aineistomäriltään pienimmät organisaatiot (analogisen aineiston ilmoitettu kokonaismäärä oli alle 500 hm) rajautuivat toisen vaiheen ulkopuolelle muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta. 

Kysely on lähetetty organisaatioiden kirjaamon sähköpostiin. Mikäli olette epävarmoja tai epäilette, ettei kysely ole saapunut perille, ottakaa yhteyttä tiekartta@arkisto.fi

K: Miksi kyselylomakkeita on kaksi? 

Teknisistä syistä kysely on toteutettu kahdella erillisellä lomakkeella, jotka saapuvat organisaatiolle kahdessa eri sähköpostiviestissä. Kyselylomakkeet ovat organisaatiokohtaisia. Kyselylomakkeessa 1 kysytään organisaation perustietoja. Kyselylomaketta 1 ei voi jakaa organisaation sisällä useammille henkilöille. Kun kyselylomakkeen 1 tiedot on täytetty ja lähetetty, ei lomakkeeseen pääse enää palaamaan. Kyselylomakkeessa 2 kysytään arkistokohtaisesti tietoja analogisen aineiston fyysistä ominaisuuksista ja määristä. Kyselylomake 2 on organisaation sisällä avoin linkki. Sen voi jakaa organisaation sisällä tarvittavalle määrälle vastaajia. Kyselylomake 2 on tarkoitus avata ja täyttää niin monta kertaa, kuin organisaation hallussa on eri arkistoja.  Yhdellä kerralla kyselylomakkeeseen 2 syötetään yhden arkiston tiedot.

K: Olisiko kyselylomake mahdollista saada paperiversiona? Se helpottaisi vastausten kokoamista.

Oheinen linkki johtaa kyselyn pdf-muotoiseen kyselylomakkeeseen

Kyselylomake 1 (organisaation tiedot)

Kyselylomake 2 (arkistokohtaiset kysymykset)

Voitte tulostaa kyselylomakkeet ja käyttää niitä apuvälineinä tietojen keräämisen aikana. Muistakaa kuitenkin vastata kyselyyn sähköisen linkin kautta. Kyselylomake 1 on lähetettävissä kerran, sen sijaan kyselylomake 2 on täytettävissä ja lähetettävissä useaan kertaan.

K: Saako kyselylomakkeiden tiedot itselle talteen ennen lähettämistä?

Kyllä. Kun kyselylomake on täytetty, avautuu Lähetä-painikkeen jälkeen yhteenvetosivu. Yhteenvetosivun vasemmassa reunassa on pdf-painike, josta yhteenvedon vastauksista voi tallentaa itselleen. Muista lopuksi painaa vielä SULJE-painiketta, jonka jälkeen vastaukset lopullisesti lähtevät ja tallentuvat!

KYSYMYKSIÄ KYSELYN SISÄLLÖSTÄ JA VASTAAMISESTA

K: Millä tasolla aineistomäärät tulee ilmoittaa? Ohjeessa sanotaan ”karkealla tasolla”, mutta mikä on karkea taso?  

Lähtökohtana on, että organisaatio ilmoittaa aineistojen tiedot niin tarkalla tasolla kuin tiedot on saatavissa suhteellisen vaivattomasti. Vastausten luotettavuuden kannalta noin 10 % heitto on sallittu. Toisin sanoen, jos aineistoa on muutama kymmenen hyllymetriä voi arvio heittää todellisesta määrästä muutamia hyllymetrejä. Jos aineistoa on useampi sata hyllymetriä, voi arvio heittää todellisesta määrästä useampia kymmeniä hyllymetrejä.  Arkistokohtaisten kysymysten yksityiskohtaisuus voi edellyttää organisaatiolta jonkin verran selvitystyötä ja aineistojen tarkastamista arkistotiloissa.

K: Onko kyselylomakkeeseen 2 vastattava jokaisesta arkistosta erikseen? 

Kyllä. Tarkoitus on kerätä arkistotason tietoa analogisen aineiston ominaisuuksista. 

K: Edeltäjäorganisaatioidemme arkistonmuodostusta ei ole aikanaan katkaistu organisaatioiden toiminnan päättymisen yhteydessä. Toimintansa päättäneen organisaation tehtäviä jatkanut organisaatio on arkistoinut asiakirjansa edelleen edeltäjänsä arkiston yhteyteen. Pitääkö meidän jakaa aineistot fyysisesi jälkikäteen erillisiksi arkistoikseen ja ilmoittaa aineistotiedot arkistokohtaisesti kyselyssä?

Voitte ilmoittaa tällaisessa tapauksessa aineistojen tiedot viimeisimmän arkistonmuodostajan ja arkiston yhteydessä. Aineistoja ei tarvitse jakaa useampaan arkistokokonaisuuteen.

K: Organisaatiomme arkistotiloissa on säilytyksessä (vuokralla) myös toisen organisaation aineistoja. Tuleeko meidän ilmoittaa myös nämä aineistomäärät? 

Organisaation tulee ilmoittaa vain oman aineiston määrät riippumatta siitä kenen omistamissa tiloissa ne sijaitsevat. Tämän vuoksi vuokraavan organisaation tulee sisällyttää ko. aineistot omaan vastaukseensa, ei vuokranantajaorganisaation.

K: Voitteko tarkentaa käsitteitä arkistonmuodostaja, arkisto, analoginen asiakirja ja paperiasiakirja?

Arkistonmuodostajalla tarkoitetaan organisaatiota tai toimijaa, jonka toiminnan tuloksena arkisto on muodostunut. Esimerkiksi Mallivirasto.

Arkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjallisten tietojen kokonaisuutta. Samalla arkistonmuodostajalla voi olla useampia arkistoja ja organisaation hallussa voi olla esimerkiksi edeltävien, toimintansa jo päättäneiden arkistonmuodostajien arkistoja. Esimerkiksi arkistonmuodostaja: Mallivirastolla, arkisto: Malliviraston arkisto / Malliviraston tarkastusosaston arkisto.

Analogisilla aineistoilla tarkoitetaan paperimuodossa tai muussa fyysisessä tallennemuodossa olevia aineistoja erotuksena sähköisille asiakirjoille, esim. paperiasiakirjoja, erikokoisia tietojärjestelmistä otettuja paperitulosteita, asiakirjasidoksia (paperiasiakirjat on sidottu pysyvästi yhteen kirjoiksi), kortistoja, karttoja, piirustuksia, valokuvavedoksia, negatiiveja, lasinegatiiveja, mikrofilmirullia ja mikrofilmikortteja, VHS-tallenteita, c-kasetteja ym.

Paperiasiakirjoilla tarkoitetaan kaiken kokoisia irtonaisia ja/tai erilaisin paperiyhdistimin (niitit, paperiliittimet tms. liitosmekanismit) yhteen liitettyjä asiakirjoja (ml. kortistot), joita ei ole sidottu sidoksiksi, eivätkä ne kuulu karttojen, piirustusten tai muiden erikoisaineistojen joukkoon. Kyselyssä on eroteltu toisistaan paperiasiakirjat, sidokset ja erikoisaineistot (kuten kartat ja piirustukset).

K: Miksi kyselyssä kysytään näin tarkkoja tietoja mm. yhteen niitatuista asiakirjoista? 

Tiekartan suunnittelemiseksi pyrimme saamaan informaatiota koko digitointiprosessiin vaikuttavista tekijöistä. Ennen kuin aineisto voidaan digitoida, sen pitää olla tietyssä kunnossa. Esimerkiksi nopea läpisyöttöskannaus edellyttää, että paperiaineisto on täysin irtonaista ja ehjää, eikä siinä ole yhtäkään niittiä. Kyselyn tavoitteena on kerätä pohjatietoa, jotta voidaan luoda kuva, minkälaista organisaatioilla oleva aineisto on ja minkälaisia vaatimuksia se asettaa digitoinnin valmistelulle ja digitoinnille.

K: Joihinkin kysymyksiin olisi helpompi vastata arvioimalla aineistomäärä prosentuaalisesti. Miksi kaikki tiedot ilmoitetaan hyllymetreissä (hm)?

Kyselyssä on käytetty samaa mittayksikköä sekaannusten välttämiseksi. Kysymykset usein tarkentavat jo annettuja lukumääriä (esimerkiksi kuinka paljon paperiaineistosta on liitetty yhteen paperiliittimellä).  Mikäli aineistojen määrä on helpompi arvioida prosentteina, on prosentti muutettavissa helposti hyllymetreiksi. Esimerkiksi: Jos paperiasiakirjoja on yhteensä 458 hm ja arviolta noin 70 % paperiasiakirjoista on niitattu, yhdistetty klemmarilla tai muovitaskulla toisiinsa, tällöin paperiliittimillä yhdistettyä aineistoa on pyöreästi 321 hm.

K: Tuleeko kyselyssä ilmoitettaviin aineistoihin laskea mukaan arkistossa olevat yksityiskokoelmat, esim. Virkamiehen muiden, kuin viranomaistehtävien hoidosta syntyneet aineistot, jotka ovat jääneet organisaation haltuun?

Jos aineisto katsotaan yksityisarkistoksi, niin sitä ei sisällytetä vastauksiin.  Kyselyssä kartoitetaan ainoastaan organisaation hallussa olevan aineiston kokonaismäärää. Päätökset aineistojen digitoinnista tehdään täysin erikseen, eikä kyselyssä ilmoitetut arkistokokonaisuudet vaikuta tähän.

K: Ovatko tutkimusaineistot viranomaisaineistoja?

Viranomaisen tehtävien tuloksena syntyneet aineistot, eli arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntyneet aineistot ovat viranomaisaineistoja. Tutkimusaineistot ovat viranomaisaineistoja, jos tutkimustoiminta on / on ollut viranomaisen tehtävänä. Myös jos asiakirjatiedot löytyvät TOS/AMS:sta ovat ne viranomaistoiminnan myötä syntyneitä asiakirjatietoja ja osa arkistoa.

K: Tuleeko kyselyssä ilmoitettaviin aineistoihin laskea mukaan organisaatioon toimeksiannon kautta kertyneet aineistot, jotka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi? Esimerkiksi tilaustutkimukset tai aineistot, jotka ovat syntyneet ulkopuolisesti rahoitetussa projektissa?

Asiakirjat ovat syntyneet osana viranomaisen suorittamaa tehtävää tai viranomaisen tuottamaa palvelua, joten ne kuuluvat ilmoitettaviin aineistomääriin. Kyselyssä kartoitetaan ainoastaan organisaation hallussa olevan aineiston kokonaismäärää. Päätökset aineistojen digitoinnista tehdään täysin erikseen, eikä kyselyssä ilmoitetut arkistokokonaisuudet vaikuta tähän. (Katso myös edellinen kysymys ja vastaus)

K: Ilmoitetaanko manuaalinen aineisto, jonka tietosisältö on syötetty tai digitoitu suoraan tietokantaan syntysähköiseksi vai digitoiduksi aineistoksi?

Katsotaan digitoiduksi aineistoksi. Tietosisältö on viety digitaaliseen muotoon.

 K: Ilmoitetaanko vastauksissa vain johonkin tiettyyn vuoteen mennessä kertyneet aineistot, tai aineistot tietyltä aikaväliltä?

Ei. Vastauksiin sisällytetään kaikki organisaation hallussa olevat analogiset asiakirja-aineistot vastaushetken mukaan.

K: Organisaatiomme mielestä aineistoamme ei ole järkevää digitoida sen erilaisten haasteiden, ymmärrettävyyden ym. vuoksi. Voimmeko jättää vastaamatta näiden aineistojen kohdalta?

Vastatkaa kyselyihin kaikkien asiakirja-aineistojen kohdalta. Kyselyssä kartoitetaan arkistojen aineistojen kokonaismäärää ja sen fyysisiä ominaisuuksia, mitkä vaikuttavat kokonaisuudessa digitointiprosessiin, sen suunnitteluun ja kustannushyötylaskelmien tekemiseen. Päätökset digitoinnista ja aineistojen valinta digitointiin tehdään täysin erikseen.

K: Ilmoitetaanko vastauksissa Kansallisarkiston tiloissa säilytettävät mikrofilmien tallekappaleiden määrät?

Kyllä. Jos filmien omistajuus on edelleen viranomaisella, niin ilmoittakaa vastauksissa myös muualla vuokrasäilytyksessä olevat tallekappaleiden määrät.

K: Milloin tiekartta valmistuu? Milloin meidän aineistot digitoidaan?

Tiekartta valmistuu vuoden lopussa ja se antaa suuntaviivat digitoinnin järjestykselle. Viranomaiskohtaisten aikataulujen suunnittelu jatkuu vuoden 2018 aikana, ja siihen saadaan vastauksia siis vasta myöhemmin.