Tiekartta paperiarkistojen muuttamiseksi digitaaliseen muotoon

Mikä on tiekartta?

Kansallisarkisto valmistelee tiekarttaa, joka kertoo miten valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan tulevaisuudessa digitaaliseen muotoon ja säilytetään pelkästään digitaalisina. Tiekartta koskee myös kuntien aineistoja siltä osin kun on kyse maakunnille siirtyvistä aineistoista.

Tiekartan lähtökohtana on, että valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevia arkistoja ei enää siirretä Kansallisarkiston säilytykseen paperimuodossa, vaan aineistot digitoidaan ja siirretään Kansallisarkistoon digitaalisessa muodossa. Samassa yhteydessä valtaosa paperiaineistosta myös hävitetään. Samat periaatteet koskevat myös niitä aineistoja, jotka siirtyvät kunnilta uusille maakunnille.

Lähtökohdat

  • Aineistoja ei digitoida organisaation oman tarpeen perusteella, vaan digitointi tehdään arkistolle kokonaisuudessaan.
  • Alkuperäisiä paperikappaleita ei säilytetä, vaan pääsääntö on niiden hävittäminen. Aineisto on jatkossa vain digitaalista.

Valtioneuvoston periaatepäätös

Valtioneuvosto on antanut 21.6.2017 periaatepäätöksen virastojen asiakirja-aineistojen digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä. Periaatepäätöksen mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä.

Periaatepäätös

Kyselyt

Laajamittaisen digitoinnin toteuttaminen edellyttää tarkkaa tietoa paperiaineistojen määristä sekä niiden digitointiin vaikuttavista ominaisuuksista, kuten paperin koosta tai sen kunnosta. Kansallisarkisto selvittää kyselyillä organisaatioiden hallussa olevien analogisten aineistojen määrää, laatua ja ominaisuuksia. Kyselyt tuottavat tietoa ja pohja-aineistoa Kansallisarkiston valmistelemalle tiekartalle, joka kertoo, miten valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan tulevaisuudessa digitaaliseen muotoon ja säilytetään pelkästään digitaalisina.

Tiekarttaan liittyvä tiedonkeruu toteutetaan kahdessa vaiheessa:

• 1. vaihe: kysely organisaatioiden hallussa olevien paperiaineistojen määristä ja niiden aineistotyypeistä.
• 2. vaihe: tarkennettu arkistokohtainen kysely aineiston ominaisuuksista: aineiston laadusta, kunnosta, kuvailun tasosta, käyttörajoituksista sekä muista ilmentymistä.

Kyselyn 1. vaihe toteutettiin 20.6.2017 – 31.8.2017. Kyselyllä kerättiin tietoa organisaatioiden hallussa olevista paperiaineistojen määrästä. Valtionhallinnon organisaatioille toteutettiin oma kyselynsä. Maakuntahallinnoille siirtyvien tehtävien osalta toteutettiin oma kyselynsä kunnille, maakuntaliitoille, sairaanhoitopiireille, ELY-keskuksille ja TE-toimistoille. Kyselyn 1. vaiheen tuloksiin voit tutustua tästä.

Kyselyn 2. vaihe toteutetaan valtionhallinnon osalta 11.9.–20.10.2017. Toinen vaihe kohdennetaan vain osalle valtionhallinnon organisaatioita. Maakuntakyselyn 2. vaihe siirtyy myöhempään syksyyn.

Valtionhallinnon 2. vaiheen kyselyyn liittyen Kansallisarkistolla järjestetään info-tilaisuus toisen vaiheen vastaajaorganisaatioiden yhteyshenkilöille 21.9.2017 klo 9 – 12. Kutsu ja ilmoittautumisohje informaatiotilaisuuteen on lähetetty kyselyn saatekirjeessä. 

Kyselyn toisessa vaiheessa organisaatioilta pyydetään yksityiskohtaisia tietoja aineistosta jaoteltuna arkistoittain. Toisen vaiheen kyselyyn vastaaminen voi edellyttää organisaatiolta jonkin verran selvitystyötä ja esimerkiksi aineistojen tilan tarkastamista arkistotiloista.

Kyselyn 2 vaiheen liitteet:

* Saatekirjeet
* Kyselylomake 1 (organisaation tiedot)
* Kyselylomake 2 (arkistokohtaiset kysymykset)

Lisätietoja Tiekarttaa koskevat kysymykset ja tiedustelut pyydetään osoittamaan osoitteeseen tiekartta@arkisto.fi.

Tiekartta - UKK

Tutustu tiekarttakyselyyn liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja niiden vastauksiin kotisivullamme.