Jaa

Kansallisarkistossa on käynnistynyt kesällä 2017 Euroopan Unionin tuella toteutettava julkisen hallinnon aineistojen massadigitoinnin suunnitteluprojekti. Euroopan aluekehitysrahaston osarahoituksella toteutettavassa projektissa laaditaan toteutussuunnitelma, jonka perusteella valtionhallinnon ja tulevien maakuntien paperiaineistot muutetaan pelkästään digitaaliseen muotoon säilytettäviksi.

Projektin toteuttamiseen osallistuu Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk. Projektin rahoitukseen sekä ohjausryhmän työskentelyyn osallistuu myös Mikkelin kaupunki.

Projektin tavoitteena on

  • kartoittaa valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevien sekä valtionhallinnosta ja kunnilta maakunnille siirtyvien aineistojen määrät ja ominaisuudet
  • suunnitella massadigitoinnin toteuttaminen ja käytettävät teknologiat
  • laatia massadigitointia koskevat kustannus- ja hyötylaskelmat

Julkisen hallinnon organisaatioille suunnitteluprojekti näkyy erityisesti laajana aineistokartoituksena, jolla selvitetään valtionhallinnon organisaatioiden sekä valtionhallinnolta ja kunnilta uusille maakunnille siirtyvien paperiaineistojen tarkempia tietoja. Lisätietoa kyselystä löytyy osoitteesta Tiekartta-hankkeen sivuilta.

Massadigitoinnin suunnitelman osana laaditaan kustannus- ja hyötyanalyysi digitoinnin kustannuksista sekä digitaalisen säilyttämisen kustannushyödyistä. Analyysissa verrataan nykyisen toimintamallin eli paperiarkistoinnin jatkamisen pitkän aikavälin kustannuksia ehdotettuun digitaaliseen muotoon muuttamiseen ja digitaaliseen säilyttämiseen sekä aineiston käyttöön hallinnon ja tutkimuksen tarpeisiin.

Valtion ja kuntasektorin organisaatioiden hallussa on arviolta noin 200 hyllykilometriä paperimuotoista aineistoa. Massadigitoinnin tavoitteena on nopeuttaa merkittävästi valtionhallinnon ja uusien maakuntien siirtymistä täysin digitaaliseen toimintaympäristöön ja samalla digitaaliseen arkistointiin.

Aineistojen digitointi ei pelkästään muuta aineistoja toiseen säilytysmuotoon, vaan parantaa oleellisesti aineistojen käytettävyyttä ja tuottaa merkittävää lisäarvoa, kun aineistot saatetaan digitoinnin myötä verkkoon saataville niiden käyttöehtojen mukaisesti. Digitaalinen säilytysmuoto mahdollistaa myös aiempaa monipuolisemman tiedon haun ja analysoinnin

Yhteyshenkilö: kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, 029 533 7234 etunimi.sukunimi@arkisto.fi.