Hyppää pääsisältöön

Massadigitoinnin suunnitteluprojekti

Kansallisarkistossa toteutettiin 2.6.–31.12.2017 Euroopan unionin tuella hallinnon paperiaineistojen massadigitoinnin suunnitteluprojekti.

Euroopan aluekehitysrahaston osarahoituksella toteutetussa projektissa määriteltiin uusi hävittämiseen tähtäävä digitointiprosessi sekä massadigitoinnissa käytettävät teknologiat. Projektissa laadittiin toteutussuunnitelma, jonka perusteella valtionhallinnon paperiaineistot muutetaan pelkästään digitaaliseen muotoon säilytettäviksi.

Projektin toteuttamiseen osallistui Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk. Projektin rahoitukseen sekä ohjausryhmän työskentelyyn osallistui myös Mikkelin kaupunki.

Projektin tulokset

  • Kartoitettiin valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevien aineistojen määrät ja ominaisuudet
  • Suunniteltiin digitoinnin suunnitelmaksi tiekartta, joka määrittää missä järjestyksessä ja millä aikataululla viranomaisten hallussa olevat aineistot digitoidaan.
  • Selvitettiin massadigitoinnin tilannetta kansainvälisesti
  • Suunniteltiin massadigitoinnin toteuttamisen prosessi ja määriteltiin digitoinnissa käytettävät teknologiat.
  • Laadittiin massadigitoinnin toteuttamisesta hyöty- ja kustannusanalyysi

Projektin julkaisut

Massadigitoinnin suunnitteluprojektin loppuraportti (pdf)

Liitteet:

Tiekartta:

Liite 1.1 Aineistokartoituksen tulokset (pdf)

Liite 1.2 Tiekarttasuunnitelma (pdf) 

Kansainvälinen selvitys:

Liite 2. Survey of Digitization in Archives (pdf)

Massadigitoinnin toteuttaminen:

Liite 3.1 Digitointiprosessin toteutussuunnitelma (pdf)

Liite 3.2 Massadigitoinnin prosessikuvaukset (pdf)

Liite 3.3 Luonnos hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusmäärittelyistä (pdf)

Liite 3.3.1 Esimerkkipaketti (zip)

Liite 3.4 Raportti massadigitoinnin logistiikasta (pdf)

Liite 3.5 Logistiikan prosessikuvaukset (pdf)

Projektin loppuraportin tavoitteena on antaa yleiskuva massadigitoinnin toteuttamisen kokonaisuudesta. Raportin liitteissä on kuvattu yksityiskohtaisemmin eri selvitysten ja suunnitelmien toteuttamista ja ne tarkentavat loppuraportissa kuvattuja asioita. Liitteiden tavoitteena on antaa yksityiskohtaisempi kuvaus massadigitoinnin määrätyistä osa-alueista.

Massadigitoinnin jatkosuunnittelu

Massadigitoinnin valmistelu jatkuu Kansallisarkiston toteuttamana projektina.

Massadigitoinnin jatkosuunnitteluprojektin päätavoitteet ovat 1) laatia viranomaisille digitoinnin edellyttämiä toimenpiteitä koskeva ohjeistus, 2) tarkentaa tiekarttaa eli digitoinnin etenemisjärjestystä ja aikataulua, 3) testata ja varmistaa digitointiprosessille ja tuotantoympäristölle edellisessä projektissa hahmotettujen tehtäväjaon, laitteiston ja ohjelmiston sekä laadullisten ja ajallisten tavoitteiden toteutumiskelpoisuus.

Jatkosuunnitteluprojektin tulosten perusteella voidaan käynnistää massadigitoinnin tuotantoympäristön rakentaminen.

Kansallisarkisto käy keskusteluja opetus- ja kulttuuriministeriön sekä valtiovarainministeriön kanssa massadigitoinnin rahoituksesta sekä massadigitoinnin toteuttamisen aikataulusta.  Massadigitoinnin toteuttaminen on riippuvainen myönnettävästä rahoituksesta.

Arkistosiirtojen

jatko

Kansallisarkisto on aiemmin tiedottanut tauosta viranomaisarkistojen vastaanotossa.

Viranomaisten arkistojen siirroissa Kansallisarkistoon noudetaan jatkossa valtioneuvoston 21.6.2017 periaatepäätöstä virastojen asiakirja-aineistojen digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä. Periaatepäätöksen mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa.

Viranomaisten arkistosiirtojen suunnittelu tapahtuu jatkossa Kansallisarkiston yhteistyössä hallinnonalojen kanssa laatiman paperiarkistojen digitaaliseen muotoon muuttamisen tiekartan pohjalta. Käytännössä kaikki paperiarkistot sijoitetaan tiekarttaan ja niiden mahdollinen siirtäminen analogisessa muodossa tapahtuu tiekartan määrittämässä aikataulussa ja järjestyksessä.

Yhteyshenkilöt:

  • kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, 029 533 7234
  • ylitarkastaja Ville Kajanne, 029 533 7030
  • etunimi.sukunimi@arkisto.fi.