Hyppää pääsisältöön

Massadigitoinnin eteneminen

Kansallisarkistossa valmistellaan parhaillaan ns. massadigitointihanketta, jossa tavoitteena on digitoida valtion viranomaisten hallussa olevat, noin 40 vuotta nuoremmat, pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat. Hanke perustuu Valtioneuvoston sähköiseen arkistointiin tähtäävään periaatepäätökseen.

Massadigitoinnin pilotoinnin viranomaisvalmistelun ohjemateriaalit

Vuoden 2019 kevään ja kesän aikana toteutettavan massadigitoinnin pilotoinnin viranomaisvalmistelun tueksi on valmisteltu alla oleva ohjeiden kokonaisuus.

Siirto-opas, pilottiversio

AHAA-syöttöohje, pilottiversio

Kategoriat ja kriteerit, pilottiversio

Seulontaesityslomake, analogiset aineistot, pilottiversio

Ohjeistusta muokataan pilottiorganisaatioilta saatavan palautteen perusteella pilotoinnin yhteydessä. Kansallisarkisto tiedottaa viimeistellyn ohjeistuksen julkaisemisesta erikseen.

Ohjeistusta voi soveltaa jo nyt tiekartan mukaan massadigitoitavien aineistojen valmistelemiseksi massadigitoinnin edellyttämään siirtokuntoon. Kansallisarkistoon pyydetään olemaan yhteydessä, jos organisaatio käynnistää valmistelut (tiekartta@arkisto.fi).

Taustaa ja eteneminen

Massadigitoinnin suunnittelu alkoi vuonna 2017 suunnitteluprojektilla, jossa selvitettiin viranomaisten hallussa olevien aineistojen määrää, hahmotettiin digitointiprosessia sekä määritettiin massadigitoinnin edellytyksenä olevat alkuperäisten analogisten asiakirjojen hävittämisen kriteerit. Projektin tulokset on julkaistu ja niihin voi tutustua projektin kotisivuilla.

 

Massadigitoinnin suunnittelun ja toteutuksen päävaiheet ovat:

  Massadigitoinnin eteneminen

Massadigitoinnin valmistelu jatkuu alkuvuodesta 2018 käynnistyneessä jatkosuunnitteluprojektissa, jonka tavoitteena on

  • laatia viranomaisille digitoinnin edellyttämiä toimenpiteitä koskeva ohjeistus
  • tarkentaa tiekarttaa eli digitoinnin etenemisjärjestystä ja aikataulua
  • testata vuoden 2017 projektissa määritettyä massadigitoinnissa käytettävää skannausteknologiaa


Viranomaisohjeistuksen tavoitteena on luoda viranomaisille valmiudet tehdä massadigitointiin liittyvää valmistelutyötä. Kevään ja kesän 2018 aikana laadittu ohjeistuskokonaisuus on ollut laajalla lausuntokierroksella kesän aikana. Viranomaislausunnoissa suhtauduttiin pääosin myönteisesti massadigitoinnin perusajatukseen eli siirtymiseen analogisesta digitaaliseen säilytykseen. Toimintamallin kuvausta pidettiin tältä osin selkeänä. Myös tiekartassa esitettyä digitointijärjestystä ja digitoinnin kriteerejä pidettiin perusteltuina. Esitetty kritiikki liittyi massadigitoinnin kokonaisaikataulun realistisuuteen sekä aineistojen jakamiseen liian suurina kokonaisuuksina tiekartan ryhmiin. Myös organisaatio- ja tilamuutosten vaikutus tiekarttajärjestykseen nousi lausunnoissa esille. Lausuntojen yhteenveto on toimitettu lausuntopyynnön saaneille viranomaisille. Saatujen lausuntojen perusteella ohjeistusta muokataan ja täsmennetään alkusyksyn 2018 aikana. Samalla tehdään tarkennuksia Tiekarttaan eli digitoinnin etenemisjärjestykseen ja aikatauluun.

Teknologian testaus suoritetaan suurtehoskannerin Proof of Conceptissa (PoC) touko-marraskuussa 2018. Selvityksessä testataan suurtehoskannerin ja sen rinnalla käytettävien muiden skannereiden luotettavuutta, laatua, nopeutta, ohjelmistoja ja yhteentoimivuutta sekä selvitetään digitoitavan aineiston ominaisuuksien vaikutusta digitoinnin valmistelun työvaiheisiin ja niiden kestoon. Soveltuvuusselvityksessä selvitetään myös eri sisällöntunnistusmenetelmien (OCR, optical character recognition) ominaisuuksia ja testataan niitä käytännössä.

Proof of Conceptista saatuja tietoja hyödyntäen pystytetään syksyn 2018 aikana testiympäristö, jossa voidaan testata valitun laitteiston, eri ohjelmistojen ja tuotannonohjauksen yhteentoimivuutta. Tavoitteena on tuottaa testattu ja toimiva skannauksen kokonaisprosessi, jotta massadigitoinnin pilotti voidaan käynnistää.

Vuoden 2019 alkupuoliskolla testiympäristössä käynnistetään Massadigitoinnin pilotti, jossa digitoidaan noin neljän kuukauden testausjaksolla noin 450hm asiakirjoja. Pilotin tavoitteena on selvittää, ovatko aineiston digitoinnin määrilliset, ajalliset ja laadulliset tavoitteet saavutettavissa suunnitellussa prosessissa ja suunnitellulla välineistöllä. Pilotin tulosten pohjalta päivitetään vuoden 2017 suunnitteluprojektissa laadittu massadigitoinnin kustannus- ja hyötylaskelma. Pilotin valmistelu käynnistyy jo syksyllä 2018 testiympäristön rakentamisen rinnalla.

Pilotin tulosten perusteella arvioidaan eteneminen kohti varsinaista tuotantovaihetta, joka on suunniteltu käynnistettäväksi vuoden 2020 jälkipuolella. Tavoitteena on kahden ensimmäisen vuoden aikana digitoida yhteensä 12 hyllykilometriä aineistoa, jonka jälkeen vuosittain digitoitavan aineiston määrää nostetaan.

Massadigitoinnin jatkosuunnitteluhankkeen etenemisestä tiedotetaan tällä sivustolla.

Lisätietoja

Ville Kajanne, projektipäällikkö
p. 0295337030
s-posti: etunimi.sukunimi@arkisto.fi