Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Laadittu 1.12.2011, päivitetty 1.12.2011. Päivitetty yhteyshenkilöiden puhelinnumerojen osalta 28.6.2016.

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1. Rekisteripitäjä

Kansallisarkisto

PL258, Rauhankatu 17

00171 Helsinki

Y-tunnus 0245885-9

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen p. 029 533 7025

ICT-päällikkö Marko Natri p. 029 533 7067

3. Rekisterin nimi

Kansallisarkiston sähköisen tilauspalvelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tilauksen, laskutuksen, asiakkaan käyttölupapyyntöjen, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kielitunnus.

Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot:

Käyttäjätunnus ja salasana, tiedot asiakkaan käyttöluvista ja tilauksista, käyttöehtojen hyväksymispäivä sekä kotiarkisto eli tieto asiakkaan valitsemasta arkistolaitoksen  toimipisteestä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkuus ja asiointi:

Kansallisarkisto

Yhteystietojen pävitykset:

Itesepalvelu, julkishallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja -maksamisen palvelu Vetuma, korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten luottamusverkosto HAKA, virkamiehen tunnistuksen luottamusverkosto Virtu, joiden lisäksi asiakastietoja voidaan päivittää yleisistä rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kansallisarkisto ei luovuta asiakasrekisterin tietoja Kansallisarkiston ulkopuolisille kolmansille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kansallisarkiston sähköisen tilauspalvelun asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Asiakkaalla on henkilötietolain perusteella tarkastusoikeus hänestä Kansallisarkiston sähköisen tilauspalvelun asiakasrekisteriin tallennettuihin tietoihin.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena osoitteella:

Kansallisarkisto

Kirjaamo

PL 258, Rauhankatu 17

00171 Helsinki

Tarkastuspyyntö voidaan esittää henkilökohtaisesti osoitteessa:

Kansallisarkisto

Kirjaamo

PL 258, Rauhankatu 17

00171 Helsinki

Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti tehtäessä on esitettävä kuvallinen ja voimassa oleva virallinen henkilöllisyystodistus.

Kansallisarkisto vastaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti esitettyihin tietojen tarkastuspyyntöihin kirjattuna kirjeenä 3 kuukauden sisällä tarkastuspyynnön esittämisestä.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Itsepalveluna Kansallisarkiston sähköisessä tilauspalvelussa:

Käyttäjä voi itse tarkistaa ja korjata/muokata seuraavat tiedot Kansallisarkiston sähköisessä tilauspalvelussa: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiarkisto, kielitunnus ja salasana. Näiden lisäksi käyttäjä voi tarkistaa nimitietonsa ja käyttölupansa Kansallisarkiston sähköisessä tilauspalvelussa.

Kirjallinen korjaamispyyntö tulee toimittaa osoitteeseen:

Kansallisarkisto

Kirjaamo

PL 258, Rauhankatu 17

00171 Helsinki

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Ei muita oikeuksia.