Puolustushallinnon aineistot Kansallisarkistossa
Aineiston yleisjaottelu
- Puolustusministeriö
- Rajavartiolaitos
- Autonomian ajan suomalaiset joukko-osastot ja kutsuntatoimistot
- Heimosodat
- Puolustusvoimat
- Vuoden 1918 sodan valkoinen armeija
- Rauhan ajan joukko-osastot 1918–1939
- Sota-ajan joukko-osastot 1939–1945
- Rauhan ajan joukko-osastot 1945–
- Suojeluskuntajärjestö 1918–1944
- Lotta Svärd -järjestö
Aineistotyypeistä käytetyimpiä ovat
- sotilaskantakortit
- sotapäiväkirjat
- päiväkäskyt
- ansioluettelot
- nimikirjat
- oikeusasiakirjat
Lisäksi Kansallisarkistossa on puolustushallinnon alaa koskeva kartta- ja piirustuskokoelma.
Henkilöasiakirjoja ovat
- asevelvollisista laaditut kantakortit, jotka sisältävät tiedot asevelvollisen palvelusurasta puolustusvoimissa (laadittu pääsääntöisesti vuoden 1896 jälkeen syntyneistä)
- nimikirjat, jotka sisältävät tiedot puolustusvoimien vakinaisessa palveluksessa olleiden palvelusurasta (sekä sotilaista että siviileistä)
- puolustusvoimien terveyden- ja sairaanhoidon piirissä olleiden potilasasiakirjat.
Jokaisesta asevelvollisesta on laadittu kantakortti, josta selviää asevelvollisen palvelus puolustusvoimissa. Kantakortista löytyy henkilötietoja, kuten sotilasarvo, aselaji, palveluskelpoisuus, erikoiskoulutus ja kutsuntanumero. Tämän lisäksi niissä on myös tietoa palvelusajoista, kutsunnoista, erilaisista saavutuksista, haavoittumisista, sairaalakäynneistä ja taisteluista, joihin on osallistuttu. Sodan aikana kortteja on saattanut hävitä, eikä uuteen korttiin ole välttämättä saatu siirrettyä kaikkia tietoja.
Kansallisarkistossa säilytetään kantakortteja henkilöistä jotka ovat syntyneet välillä 1897-1949. Viime sodissa kaatuneiden kantakortit on digitoitu ja ne löytyvät Astia-palvelusta. Vuonna 1939 tai sitä ennen syntyneiden henkilöiden kantakortteja säilytetään Kansallisarkistossa Helsingissä ja vuosina 1940–1949 syntyneiden kantakortteja Mikkelissä.
Henkilöasiakirjojen saaminen käyttöön
Henkilöasiakirjat saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja, minkä vuoksi niiden saaminen käyttöön edellyttää tutkimuslupahakemuksen tekemistä. Tutkimuslupahakemus toimii samalla tilauslomakkeena eli se täytetään aina. Tällä tutkimuslupa- ja tilauslomakkeella ilmoitetaan, tullaanko asiakirjoja tutkimaan tutkijasaliin vai tilataanko niistä postitse lähetettävät kopiot. Tutkiminen Kansallisarkistossa on ilmaista, mutta kopioiden lähettäminen on maksullista.
Henkilöasiakirjat on tilattava tutkijasaliin aina etukäteen
Mikäli henkilöasiakirjoja tilataan suuri määrä esimerkiksi matrikkelia varten, on syytä ottaa yhteyttä tutkijapalveluun jo ennen tilaus- ja tutkimuslupahakemuksen täyttämistä.
Kantakorttitilauksen voi tehdä Astia-verkkopalvelussa.
Henkilöasiakirjat ovat luvanvaraisia asiakirjoja
Kantakortti ja nimikirja saattavat sisältää viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) mukaisia salassa pidettäviä tietoja (terveydentilaa ja rangaistuksia koskevat tiedot). Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/92) mukaan potilasasiakirjat ovat kokonaisuudessaan salassa pidettäviä asiakirjoja. Tiedot ja asiakirjat tulevat julkisiksi, kun henkilön kuolemasta on kulunut 50 vuotta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä.
Kun halutaan saada käyttöön sellaisen henkilön kantakortti tai nimikirja, jonka kuolemasta on vähemmän kuin 50 vuotta, tulee tutkimuksen tarkoitus ilmoittaa tiedonsaantioikeuden arvioimiseksi. Sukututkimus on hyväksyttävä tutkimustarkoitus muiden salassa pidettävien tietojen saamiseksi, mutta terveydentilatietoja ja potilasasiakirjoja voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen ja tilastointiin.
Kun haetaan käyttöoikeutta potilasasiakirjoihin, tulee Astian tilauslomakkeeseen merkitä, millaisia etuja tai oikeuksia haetaan tai millaista tieteellistä tutkimusta tai tilastointia tehdään. Salassa pidettäviä tietoja voi myös saada, jos ne ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi.
Mikäli kyseessä on elossa olevan henkilön asiakirjat, henkilöasiakirjoista on ilman kohdehenkilön kirjallista suostumusta mahdollista saada julkiset tiedot. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain kohdehenkilön kirjallisella suostumuksella. Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat salassa pidettävät tiedot.
Käyttöoikeuden hakijalla on halutessaan oikeus saada hakemukseensa kirjallinen päätös ja valittaa siitä hallinto-oikeuteen. Kirjallisen päätöksen mukana tulevat ohjeet valituksen tekemiseksi.