Hoppa till huvudinnehållet

Tjänst för digital arkivering

Innehåll

Tjänstens innehåll och begränsningar

Överföringens skeden och förutsättningar

Utvecklingen av tjänsten

Instruktionsbank

Kontaktuppgifter

Dataskyddsmeddelande

1. Tjänstens innehåll och begränsningar

Riksarkivet tillhandahåller en avgiftsfri tjänst för digital arkivering för statsförvaltningen: tillförlitlig digital arkivering. Tjänsten är avsedd för förvaring av ursprungligen digitalt material som ska förvaras varaktigt. Enligt avtal kan ansvaret för förvaringen av material överföras till Riksarkivet.

Tjänstens uppgift är att säkerställa det ursprungligen digitala materialets bevisvärde, användbarhet och integritet, informationssäker förvaring av materialet samt att tillgodose myndighetsverksamhetens och forskningens behov. Till tjänsten kan man överföra såväl offentligt som konfidentiellt material och material med begränsad tillgång (ST III, ST IV).

Tjänsten kan anlitas av aktörer som avtalat om tjänsten med Riksarkivet. Avgiftsfri användning av tjänsten omfattar upprättande av avtal om tjänsten, tekniskt stöd för överföring och egentlig förvaring. Den överlåtande organisationen svarar för att materialet kan överföras och för relaterade kostnader (arkivlag §14). Riksarkivet kan tillhandahålla särskild konsultation relaterad till förberedelsen av materialets leveransskick i enlighet med gällande prislista.

Materialet kan överföras såväl online genom en överföringsanslutning som med fysiska flyttbara media efter separat överenskommelse. Användningen av fysisk överföringsutrustning är motiverad till exempel för ST III-klassificerat material.

Tjänsten omfattar tills vidare inte digitaliserat material eller omfattande informationstjänster rörande materialet.

  • För närvarande tar Riksarkivet endast emot ursprungligen digitalt material (sk. born digital –material)
  • Riksarkivet erbjuder för närvarande inte omfattande informationstjänster för materialet, men material som överförts till förvaring kan på basis av överförings -och förvaringsavtalet lämnas tillbaka till den myndighet som överfört materialet
  • Om informationstjänsterna avtalas i överförings- och förvaringsavtalet.
  • Statsförvaltningens säkerhetsklassificerade material eller material som har klassificerats med skyddsnivå ST I eller ST II kan inte överföras till tjänsten.

Som stöd vid implementering av tjänsten kan Riksarkivet erbjuda konsulttjänster till den överförande myndigheten. Avgiftsbelagda konsulttjänster kan gälla till exempel överföringsförberedelser för digitalt material där man kan utnyttja Riksarkivets tekniska kompetens. 

Konsulttjänsterna förutsätter alltid separata överenskommelser i enlighet med tillgängliga resurser. Mottagartjänsten för digitalt material förutsätter dock inte avgiftsbelagd konsultation om organisationen har tillräcklig kompetens för överföringen.

Läs mer om tjänsten i tjänstebeskrivningen (pdf endast på finska).

2. Överföringens skeden och förutsättningar

Nedan beskriver vi vilka olika skeden som ingår vid överföring av material.

a) Den överförande organisationen har identifierat en eller flera materialhelheter som ska förvaras i digitalt format och överföras till tjänsten, dvs. materialet som ska överföras har definierats.

b) Den överförande organisationen kontrollerar att materialet som ska överföras uppfyller följande krav:

  • Materialet som ska överföras har arkivverkets/Riksarkivets gallringsbeslut om varaktig förvaring av materialet i enbart digitalt format.
  • Materialet som ska överföras uppfyller Riksarkivets krav som har fastställts för materialet i gällande bestämmelser (SÄHKE2) och i överföringsanvisningen.

c) Den överförande organisationen och Riksarkivet tar i samarbete fram en överföringsplan där man specificerar en tidtabell för överföringen samt överföringsformatet för det material som ska överföras.  Samtidigt tar man fram ett överförings- och förvaringsavtal där man kommer överens om ansvar och förpliktelser relaterade till användningen av tjänsten.

d) Den överförande organisationen tar fram den leveransstruktur som krävs för materialet som överförs. Organisationen för över materialet till tjänsten antingen via internetuppkoppling eller genom att skicka materialet med offlinemedia till Riksarkivet. Offlineleverans förutsätter alltid en separat överenskommelse med Riksarkivet.

e) I samband med mottagandet av materialet kontrolleras att materialet uppfyller angivna krav. Den överförande organisationen får en omfattande teknisk rapport över eventuella fel i materialet. Riksarkivet kan tillhandahålla stöd för att utreda felen, men den överförande organisationen ansvarar för själva korrigeringen. Avvisat material överförs inte till digital förvaring utan det ska alltid korrigeras innan det kan överföras.

f) Materialet anses mottaget för förvaring först efter en godkänd mottagningsprocess i två skeden. Då övergår förvaringsansvaret till Riksarkivet. Ansvaret för informationstjänsten kvarstår hos den överförande organisationen.

3. Utvecklingen av tjänsten

Tjänsten för digital arkivering utvecklas som en del av SAPA-arbetet vars målsättning är att ta fram en tjänstehelhet för digital arkivering. Den tjänst för digital arkivering som nu tagits i bruk är det första skedet i den här helheten. Utvecklingen av tjänstehelheten SAPA leds av undervisnings- och kulturministeriet. I SAPA-arbetet utvecklas bland annat arkiveringsfunktioner som krävs för massdigitalisering samt tjänster som möjliggör användning av materialet.

4. Instruktionsbank

Här har vi samlat centrala instruktioner som rör överföring, mottagande och förvaring av digitalt material.

Kontaktuppgifter

Tjänstens e-postadress är digitaalisetsiirrot@arkisto.fi

Dataskyddsmeddelande

Dataskyddsmeddelande (pdf)