Hoppa till huvudinnehållet

Tjänst för digital arkivering

Innehåll

Tjänstens innehåll och begränsningar

Överföringens skeden och förutsättningar

Utvecklingen av tjänsten

Instruktionsbank

Kontaktuppgifter

Dataskyddsmeddelande

1. Tjänstens innehåll och begränsningar

Riksarkivet tillhandahåller en avgiftsfri tjänst för digital arkivering för statsförvaltningen: tillförlitlig digital arkivering. Tjänsten är avsedd för förvaring av ursprungligen digitalt material som ska förvaras varaktigt. Enligt avtal kan ansvaret för förvaringen av material överföras till Riksarkivet.

Tjänstens uppgift är att säkerställa bevisvärdet, användbarheten och integriteten av det ursprungligen digitala materialet som ska förvaras varaktigt. Tjänsten ska även förvara materialet på ett informationssäkert sätt och beakta behoven i myndighetsverksamhet och forskning. Till tjänsten kan man överföra såväl offentligt som behörighetsbegränsat och konfidentiellt material.

Tjänsten kan anlitas av sådana aktörer inom statsförvaltningen som avtalat om tjänsten med Riksarkivet. Överföring och arkivering av material i tjänsten är avgiftsfri.

Den överlåtande organisationen svarar för att materialet ställs i sådant skick att det kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen (14 § i arkivlagen). Riksarkivet kan tillhandahålla separat konsultation relaterad till leveransskick i enlighet med gällande prislista. Till avgiftsbelagda prestationer hör även elektronisk förvaring av myndigheters material samt informationstjänst, när materialet inte är i arkiveringsfasen eller när informationstjänsten hänför sig till skötseln av myndigheters uppgifter (Undervisnings- och kulturministeriets förordning om Riksarkivets avgiftsbelagda prestationer). Om ansvar för informationstjänster avtalas i överförings- och förvaringsavtalet.

2. Överföringens skeden och förutsättningar

På följande bild visas i stora drag vilka olika skeden som ingår i överföring av material.

Organisationen inom statsförvaltningen (Överlåtaren) har identifierat en eller flera materialsamlingar som enligt gallringsbeslut ska förvaras varaktigt endast i digitalt format och vars operativa användningsbehov har upphört.

Överlåtaren ska kontrollera att det material som ska överföras uppfyller följande förutsättningar:

  • Arkivverket/Riksarkivet har fattat gallringsbeslut om varaktig förvaring av materialet i enbart digitalt format.
  • Materialet som ska överföras uppfyller Riksarkivets krav som har fastställts för materialet i gällande föreskrift bestämmelser (SÄHKE2) och i överföringsanvisningen.

I överförings- och förvaringsavtalet kommer Överlåtaren och Riksarkivet överens om överföring, förvaring eller arkivering och om ansvar för informationstjänster. Samtidigt ska Överlåtaren göra upp en överföringsplan där det specificeras vilket material som ska överföras, och när och i vilket överföringsformat materialet ska flyttas. Överlåtaren och Riksarkivet går igenom överföringsplanen.

Överlåtaren tar fram den flyttstruktur som krävs för materialet. Överlåtaren flyttar materialet till tjänsten antingen via onlinekoppling eller genom att skicka materialet med offlinemedium till Riksarkivet. Online- och offlineöverföring förutsätter alltid en separat överenskommelse med Riksarkivet.

I samband med mottagandet av materialet kontrollerar Riksarkivet att materialet uppfyller de krav som fastställs i överföringsanvisningen. Överlåtaren får en omfattande teknisk rapport om eventuella fel i materialet. Riksarkivet kan tillhandahålla stöd för att utreda felen, men för själva korrigeringen ansvarar Överlåtaren. Förkastat material flyttas inte till varaktig förvaring eller till arkivet, utan ska alltid korrigeras på ett godkänt sätt innan det flyttas för förvaring.

Materialet anses vara mottaget för förvaring först efter en godkänd mottagningsprocess i två skeden. Riksarkivet skickar mottagningsbeviset till Överlåtaren.

3. Kommande i tjänsten

Tjänsten för digital arkivering utvecklas som en del av SAPA-arbetet vars målsättning är att ta fram en tjänstehelhet för digital arkivering. Den tjänst för digital arkivering som nu tagits i bruk är det första skedet i den här helheten. Utvecklingen av tjänstehelheten SAPA leds av undervisnings- och kulturministeriet. I SAPA-arbetet utvecklas bland annat arkiveringsfunktioner som krävs för massdigitalisering samt tjänster som möjliggör användning av materialet.

4. Instruktionsbank

Här har vi samlat centrala instruktioner som rör överföring, mottagande och förvaring av ursprungligen digitalt material.

Kontaktuppgifter

Tjänstens e-postadress är digitaalisetsiirrot@arkisto.fi

Dataskyddsmeddelande

Dataskyddsmeddelande (pdf)