Hyppää pääsisältöön

Sähköisen säilyttämisen palvelu

Sisältö

Palvelun sisältö ja rajaukset

Palvelupolku ja sen edellytykset

Palvelussa seuraavaksi

Ohjepankki

Yhteystiedot

Tietosuojaseloste

1. Palvelun sisältö ja rajaukset

Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnolle maksutonta sähköisen säilyttämisen palvelua; luotettavaa digitaalista arkistointia. Palvelu on tarkoitettu alkujaan digitaalisen, pysyvään säilytykseen määrätyn aineiston säilyttämiseen.  Sopimuksen mukaisesti aineiston säilyttämisvastuu voidaan siirtää Kansallisarkistolle.

Palvelun tehtävänä on alkujaan digitaalisten aineistojen todistusvoimaisuuden, käytettävyyden ja eheyden varmistaminen, tietoturvallinen säilyttäminen sekä viranomaistoiminnan ja tutkimuksen tarpeiden huomiointi. Palveluun voidaan siirtää sekä julkisia että käyttörajoitettuja ja luottamuksellisia (ST IV, ST III) aineistoja.

Palvelua voivat hyödyntää ne toimijat, jotka ovat sopineet palvelun käytöstä Kansallisarkiston kanssa. Palvelun maksuton käyttö sisältää palvelun käyttöön liittyvien sopimusten laatimisen, siirtoihin liittyvän teknisen tuen ja varsinaisen säilyttämisen. Aineiston siirtokuntoon tuottamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista vastaa siirtävä organisaatio (arkistolaki §14). Kansallisarkisto voi tarjota siirtokuntoon saattamiseen liittyen erillistä konsultointia voimassaolevan hinnaston mukaisesti.

Aineistoja voidaan siirtää sekä online – siirtoyhteydellä, että erikseen sovittaessa fyysisellä siirtomedialla. Fyysisten siirtovälineiden käyttö on perusteltua esimerkiksi ST III-luokitellun aineiston kohdalla.

Toistaiseksi palvelusta on rajattu pois digitoidut aineistot ja aineiston laaja tietopalvelu.

  • Palveluun otetaan tällä hetkellä ainoastaan alkujaan digitaalisia aineistoja (ns. syntysähköisiä aineistoja).
  • Kansallisarkisto ei toistaiseksi tarjoa aineistoon liittyvää laajaa tietopalvelua, mutta säilytykseen siirretystä aineistosta voidaan pyynnöstä palauttaa aineiston siirtäneelle viranomaiselle. Tietopalveluvastuista sovitaan siirto- ja säilytyssopimuksessa.
  • Palveluun ei voi siirtää valtionhallinnon turvaluokiteltuja aineistoja tai suojaustasoille ST I tai ST II luokiteltuja aineistoja.

Palvelun käyttöönoton tueksi Kansallisarkisto voi tarjota siirtäjälle konsultointipalvelua. Maksulliset konsultointipalvelut voivat liittyä esimerkiksi digitaalisen aineiston siirtovalmisteluihin, joissa voidaan hyödyntää Kansallisarkiston teknistä asiantuntemusta. 

Konsultointi edellyttää aina erillistä sopimista käytettävissä olevien resurssien mukaisesti. Digitaalisen aineiston vastaanotonpalvelu ei kuitenkaan edellytä maksullista konsultointia mikäli siirtävällä organisaatiolla on tarvittava osaaminen.

Tutustu palveluun tarkemmin palvelukuvauksessa.

2. Palvelupolku ja edellytykset

Seuraavassa on kuvattu, mitä eri vaiheita aineiston siirtoon sisältyy.

 Palvelupolku_digiaineisto 


a) Siirtäjä on tunnistanut yhden tai useamman aineistokokonaisuuden, joka tulisi säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää palveluun, eli siirrettävä aineisto on määritelty.

b) Siirtäjä tarkistaa, että siirrettävä aineisto täyttää seuraavat edellytykset:

  • Siirrettävällä aineistolla on arkistolaitoksen/Kansallisarkiston säilytyspäätös aineiston pysyvästä säilytyksestä yksinomaan digitaalisessa muodossa.
  • Siirrettävä aineisto täyttää Kansallisarkiston vaatimukset, jotka aineistolle on asetettu kulloinkin voimassa olevassa määräyksessä (SÄHKE2) ja siirto-ohjeessa.  

c) Siirtäjä ja Kansallisarkisto laativat yhteistyönä siirrettävälle siirtosuunnitelman, jossa on täsmennetty siirron aikataulu sekä siirrettävän aineiston siirtomuoto.  Samanaikaisesti laaditaan siirto- ja säilytyssopimus, jossa sovitaan palveluun käyttöön liittyvistä vastuista ja velvoitteista.

d) Siirtäjä tuottaa siirrettävän aineiston vaadittavaan tekniseen siirtorakenteeseen. Siirtäjä siirtää aineiston palveluun joko online -siirtoyhteydellä tai toimittamalla aineiston offline -medialla Kansallisarkistolle. Offline -siirto edellyttää aina erikseen sopimista Kansallisarkiston kanssa.

e) Aineiston vastaanoton yhteydessä tarkistetaan, että aineisto täyttää asetetut vaatimukset. Siirtäjä saa aineistossa ilmenneistä mahdollisista virheistä kattavan teknisen raportin. Kansallisarkisto voi tarjota tukea virheiden selvittelyyn, mutta varsinainen korjaaminen on siirtäjän vastuulla. Hylätty aineisto ei siirry pysyvään säilytykseen, vaan se tulee aina korjata hyväksytysti ennen säilytykseen siirtoa.

f) Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi säilytykseen vasta hyväksytyn kaksivaiheisen vastaanottoprosessin jälkeen. Tällöin säilyttämisen vastuu siirtyy Kansallisarkistolle. Tietopalveluvelvollisuus säilyy vielä siirtäjällä.

3. Palvelussa seuraavaksi

Sähköisen säilyttämisen palvelua kehitetään osana SAPA-työtä, jonka tavoitteena on tuottaa sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuus. Nyt käyttöönotettu sähköisen säilyttämisen palvelu on ensimmäinen vaihe tästä kokonaisuudesta. SAPA-palvelukokonaisuuden kehittämistä johtaa opetus- ja kulttuuriministeriö. SAPA-työssä kehitetään mm. massadigitoinnin edellyttämiä säilytyksen toimintoja sekä aineiston käytön mahdollistavia palveluita.

4. Ohjepankki

Tänne on koottu keskeinen ohjeistus koskien alkujaan digitaalisten aineistojen siirtoa, vastaanottamista ja säilyttämistä.

Yhteystiedot

Palvelun sähköpostiosoite on digitaalisetsiirrot@arkisto.fi

Tietosuojaseloste

Palvelumme Tietosuojaseloste löytyy Kansallisarkiston tietosuojaseloste-sivulta