Överlåtelse och leverans av myndigheters handlingar

Med överlåtelse av handlingar avses att en myndighet överlåter handlingsmaterial och äganderätten till materialet till Riksarkivet. Leverans av handlingar avser fysisk överföring av handlingar från myndigheten till Riksarkivets förvaringsutrymmen. Ofta talar man om arkivöverföring eller leverans av arkivmaterial.

Till Riksarkivet överlåts alla sådana handlingar som ska förvaras varaktigt från de statliga myndigheterna och inrättningarna, med undantag av utrikesförvaltningen.

Handlingarna överlåts till Riksarkivet som tar emot handlingar från länsförvaltningen och distrikts- och lokalförvaltningen i sitt område, samt handlingar från centralförvaltningen.

Ministerierna överlåter sina handlingar till Riksarkivets verksamhetsställe på Regeringsgatan. De äldre ministeriehandlingarna förvaras i Riksarkivets verksamhetsställe på Fredsgatan. Handlingarna från republikens president överförs också till Fredsgatan. Försvarsförvaltningens handlingar överlåts också till Riksarkivets.

Evangelisk-lutherska församlingars arkiv överförs till Riksarkivet som frivilliga depositioner om vilka man avtalar separat. Församlingarna bibehåller då äganderätten till detta material.

När överlåts handlingar till Riksarkivet?

Riksarkivet tar emot handlingar som är 40 år gamla eller äldre. Handlingarna blir härvid arkivverkets egendom och förvaringen av beståndet orsakar inga kostnader i framtiden för den överlåtande myndigheten.

På goda grunder är det möjligt att leverera också yngre handlingar till Riksarkivet. Sådana grunder kan vara till exempel att materialet levereras som en helhet som täcker en viss tidsperiod eller att myndigheten läggs ned. Med nedläggning avses inte när myndigheters uppgifter överförs eller omfördelas till andra myndigheter. Om handlingar som är yngre än 40 år överförs på andra grunder än nedläggning av myndighet uppbär arkivverket en avgift för förvaringen.

En allmän förutsättning för leverans av handlingar är att myndigheten eller ämbetsverket inte längre behöver handlingarna i sin verksamhet. Det krävs ett beslut av Riksarkivet för att handlingar som är betydligt äldre än 40 år ska få förvaras hos en myndighet.

Leveransen kan ske på initiativ av myndigheten eller Riksarkivet. Man måste reservera tillräckligt med tid för förberedelserna och själva arkivleveransen. En viktig del av detta är samarbetet mellan myndigheten och den mottagande arkivverksenheten.

Myndigheten eller ämbetsverket kan rikta alla frågor gällande arkivleveranser till Riksarkivet. Riksarkivet kan bedöma kriterierna för materialets leveranskriterier och -duglighet och var materialet ska placeras.

Handlingarnas leveransskick

Handlingarna överlåts till Riksarkivet främst i pappersformat. För överlåtelse av handlingar i elektroniskt format gäller separata anvisningar.

Varaktig förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i ärendehanteringssystem (pdf).

Materialet ska först ställas i sådant skick att det kan levereras. Med detta avses att materialet ska ordnas enligt arkivbildningen och att det ställs i användbart skick så att Riksarkivet genast efter leveransen kan ställa det till kundernas förfogande. Dessutom ska materialet vara i lämpligt fysiskt skick och det ska skyddas så att dess beständighet garanteras. Närmare anvisningar om materialets leveransskick finns i arkivverkets anvisningarom leveranser.

Materialet som överlåts ska vara gallrat (gallringsnorm, pdf), ordnat och förtecknat i enlighet med Riksarkivets anvisningar före leveransen.

De vanligaste handlingar från statsförvaltningen som inte ska förvaras varaktigt räknas upp i Riksarkivets föreskrift och anvisning Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar.

Materialet kan på den mottagande arkivverksenhetens beslut också ställas i leveransskick i Riksarkivet. Då uppbärs en avgift av den levererande myndigheten och om iståndsättandet ingås ett separat avtal. Den mottagande arkivverksenheten och den levererande myndigheten bedömer och beslutar tillsammans om det mest ändamålsenliga sättet för att ställa materialet i leveransskick.

Det är alltid den levererande myndigheten som svarar för att materialet ställs i leveransskick och för kostnaderna för detta. Den mottagande arkivverksenheten ger råd och anvisningar inför leveransen.

Genomförande och slutförande av arkivleverans

Det är den levererande myndigheten som genomför leveransen: packar och transporterar materialet och ställer upp det i hyllorna hos Riksarkivet. Tidpunkten och detaljerna för leveransen avtalas på förhand med den mottagande arkivverksenheten. Myndigheten kan själv sköta transporten, men ofta är det mer ändamålsenligt att anlita en kunnig transportör.

Arkivöverlåtelsen är inte klar efter att den fysiska leveransen har slutförts. Överlåtelsen anses vara slutförd när Riksarkivet har granskat materialet och sänt ett godkännande av materialets skick och ordning till den levererande myndigheten.