Gallringstjänster

En myndighet som står i beråd att lämna en gallringsframställan till arkivverket ska med fördel kontakta enheten för myndighetsarkiv vid Riksarkivet. Härvid kan man komma överens om de handlingar som ska sändas till Riksarkivet som bilaga till den egentliga gallringsframställan.

Utöver ett följebrev innehåller gallringsframställan i regel en arkivbildningsplan eller en mer kortfattad förteckning över de handlingar som gallringsframställan gäller. För beredningen av gallringsbeslutet begär Riksarkivet också datasystembeskrivningar över de elektroniska datasystem som upprätthålls för organisationens huvuduppgifter.

Gallringsframställan sänds till Riksarkivet helst i elektroniskt format (bilaga till e-post, arkivet[@]narc.fi). De dokument som sänds bör gärna vara i pdf-, Word- eller Excel-format. Ifall gallringsframställan (arkivbildningsplanen) har uppgjorts med hjälp av en databastillämpning, bör organisationen kontakta enheten för myndighetsarkiv innan framställan sänds.

Utgående från myndighetens skriftliga gallringsframställan bestämmer arkivverket vilka handlingar och uppgifter som ska förvaras varaktigt och i vilken form (arkivlagen 831/1994, 8 §). Arkivverkets gallringsbeslut kan beredas av en tjänsteman vid Riksarkivets enhet för myndighetsarkiv eller vid något av landsarkiven. Tjänstemannen kan vid behov begära ytterligare information om arkivbildningen och datasystemen.

Arkivverket publicerar på sin webbplats gällande gallringsbeslut som är av generell betydelse (t.ex. gallringsbeslut som gäller hela statsförvaltningen eller alla tingsrätter) samt de gallringsframställningar som anknyter till dem. Kopior av övriga gallringsbeslut kan beställas hos Riksarkivets registratorskontor.

Myndigheter kan rikta sina frågor gällande gallring av handlingar till utvecklingschef Markku Leppänen, Riksarkivet, tfn 029 533 7055, e-post: fornamn.efternamn@narc.fi.

Arkivverkets gallringspolitik

Dokumentvolymen från den offentliga förvaltningen ökar oavbrutet. Varaktig förvaring av alla dokument är varken nödvändigt med tanke på forskningen eller ekonomiskt förnuftigt.

Att vid rätt tidpunkt gallra ut obehövlig information av handlingskaraktär ökar de handlingars användbarhet som ska förvaras långsiktigt eller varaktigt och bidrar på så sätt till att öka organisationens effektivitet och prestanda.

Målet med arkivverkets gallringspolitik är varaktig förvaring för följande:

  • Dokumentär information som på ett väsentligt sätt belyser myndigheternas centrala samhälleliga uppgifter, deras behörighet, verksamhetsplanering, ledning och beslut samt verkställandet av dessa samt effekterna på medborgarna, olika befolkningsgrupper och miljön, och likaså växelverkan mellan medborgarna och myndigheterna.
  • Dokumentär information som på ett väsentligt sätt belyser den historiska, statliga, samhälleliga, ekonomiska, sociala, befolkningsmässiga och bildningsmässiga utvecklingen samt natur- och kulturmiljön och dess förändringar i Finland.

Fastställande av förvaringsvärdet

Gallring avser åtgärder som syftar till att minska volymen av dokumentär information. Genom att fastställa värdet av informationen delas materialet in i dokument som ska förvaras varaktigt och dokument som ska utgallras efter en viss tid. Vid värderingen tillämpas arkivverkets gallringsprinciper och –kriterier för att utreda behovet att förvara den dokumentära informationen. Målet är att fastställa förvaringsvärdet hos informationen redan då den skapas.  Detta kallas för förhandsgallring som verkställs främst med hjälp av arkivbildningsplanen.

Fastställande av förvaringsvärdet är en av de svåraste uppgifterna vid gallring och inom dokumentförvaltning överlag. Genom värderingsprocessen avgränsas och åtskiljs betydelsefull information från mindre betydelsefull information. Förutom själva informationen om dokumenten måste man bevara även informationens struktur och kontext för att garantera att den är begriplig och användbar även i framtiden.

Arkivverket bestämmer med avseende på de organisationer som omfattas av arkivlagen vilken dokumentär information som ska förvaras varaktigt och i vilken form. Målet med värdebestämningen är att säkerställa att informationen förvaras så länge den har betydelse för att trygga organisationens verksamhet, med tanke på juridiska aspekter samt för forskningens behov. Av denna orsak måste man fastslå förvaringstider för all dokumentär information från organisationens verksamhet.

Dokumentär information kan inte utgallras förrän dess förvaringsvärde har fastställts. Enligt arkivlagen ska handlingar som inte ska förvaras varaktigt utgallras efter den förvaringstid som fastställts för dem. Vid utgallringen ska datasekretessen tryggas och särskild omsorg ska iakttas vid utplånandet av sekretessbelagd information och personuppgifter.