Förvaringstjänster

Förvaring av pappershandlingar

1. Avgiftsfri förvaring av handlingar

Riksarkivet tar emot handlingar som ska förvaras varaktigt och som är 40 år eller äldre samt står för förvaringskostnaderna. Verket ansvarar också för lämpliga förvaringslokaler för handlingar som förvaras varaktigt (arkivverkets anvisningar angående arkivutrymmen).

Riksarkivet iståndsätter systematiskt de handlingar som det förvarar. De handlingar som används mest ges i mån av möjlighet för användning i informationsservicen som mikrofilm eller i digitalt format.

2. Avgiftsbelagd förvaring av handlingar

I Riksarkivet förvaras i första hand handlingar som har övergått i verkets ägo och som levererats av myndigheter för varaktig förvaring. Riksarkivet hyr också ut arkivutrymmen i mindre skala, inom de gränser som hyllkapaciteten medger. Det är möjligt att separat avtala om temporär eller permanent överföring av handlingar som är yngre än 40 år. Likaså är det möjligt att avtala om tidsbunden förvaring av handlingar som ska förvaras tills vidare.

Avgifterna för förvaring av handlingar varierar i de olika arkivverksenheterna och de justeras årligen.

Riksarkivet hyr i begränsad utsträckning ut arkivutrymmen. Förutsättningen är att det finns tillräckligt med ledigt förvaringsutrymme för detta.

Tillfälligt behov av avgiftsbelagd förvaring kan uppstå till exempel till följd av renovering eller flyttning av de egentliga förvaringsutrymmena. Ibland är det fråga om att en myndighet vill överföra till Riksarkivet handlingar som ska förvaras varaktigt redan innan materialet är 40 år gammalt. Då omplaceras handlingarna inte, utan de övergår helt enkelt i Riksarkivets ägo efter att avtalstiden har gått ut.

Vid upprättande av hyresavtal bör myndigheten komma ihåg att Riksarkivet kan, om det behöver lokalerna för eget bruk, säga upp förvaringsavtalet med iakttagande av uppsägningstiden. I förvaringsavtalet fastställs också frågor som gäller användningen av handlingarna i informationsservicen. I princip uppbärs en avgift också för informationsservicen gällande handlingar som finns i avgiftsbelagd förvaring om inte den levererande myndigheten sköter servicen själv.

Förvaring av mikrofilm

Vid Riksarkivet i S:t Michel byggdes år 1989 ett säkerhetsarkiv för mikrofilm som har planerats enkom för långtidsförvaring av mikrofilmat material. Säkerhetsarkivet är det enda av sitt slag i Finland och innehåller för närvarande cirka 24 000 mikrofilmsrullar och över 1 000 000 mikrokort.

Riksarkivet tar mot avgift emot mikrofilmer för förvaring från såväl myndigheter inom den offentliga förvaltningen som från företag. Vidare har landsarkivet via kyrkostyrelsen slutit ett avtal med församlingarna om att dessa kan deponera sina mikrofilmer i säkerhetsarkivet utan avgift. Kyrkostyrelsen har i sina cirkulär 13/1991 och 23/2002 gett församlingarna anvisningar och rekommendationer för mikrofilmning och deponering av mikrofilmer.

Om det behövs nya brukskopior av de mikrofilmer som finns i säkerhetsarkivet, ska deponenten och serviceleverantören komma överens om kopieringen av filmerna och faktureringen. Till Riksarkivet ska lämnas ett skriftligt tillstånd av deponenten för leverans av materialet från arkivet till den serviceleverantör som utför kopieringen. Arkiv fakturerar deponenten för hanteringen och postningen av mikrofilmerna.