Färdplan för digitalisering av pappersarkiv

Vad innebär färdplanen?

Riksarkivet har som mål att utarbeta en färdplan för hur pappersarkiven inom statsförvaltningens organisationer i framtiden ska överföras i digitalt format och förvaras endast digitalt. Färdplanen gäller också kommunernas material till den del det är fråga om material som kommer att överföras till landskapen.

Utgångspunkten för färdplanen är att inga pappersarkiv som finns hos statsförvaltningens organisationer kommer att överföras till Riksarkivet i pappersform, utan materialet digitaliseras och överförs i digitalt format. Samtidigt förstörs största delen av materialet i pappersform. Motsvarande principer gäller för de material som överförs från kommunerna till de nya landskapen.

Utgångspunkter för färdplanen

  • Materialen digitaliseras inte enligt organisationens eget behov, utan arkivet kommer att digitaliseras som helhet.
  • Originalhandlingarna i pappersformat sparas inte, utan huvudregeln är att de förstörs. Materialet föreligger framöver endast i digitalt format.

Enkät för färdplanen

En omfattande digitalisering kräver exakt information om mängden pappersmaterial och om de egenskaper hos materialet som påverkar digitaliseringen, såsom papprets storlek och skick.

För planeringen av färdplanen kartlägger Riksarkivet uppgifter om de material som statsförvaltningens organisationer överför till Riksarkivet och om de material som kommunerna överför till landskapen. Uppgifterna för färdplanen samlas in i två faser:

  • Fas 1: en enkät rörande mängden pappersmaterial och materialtyper som organisationerna innehar.
  • Fas 2: en noggrannare enkät med arkivspecifika frågor om materialens egenskaper: materialets art, skick, nivån på arkivbeskrivningarna, nyttjandebegränsningar och olika format.

Enkätens första fas inleddes 20.6.2017, och svarstiden löper ut 18.8.2017. Med denna enkät utreds på allmän nivå uppgifter om mängden pappersmaterial som organisationerna innehar. Statsförvaltningens organisationer har skickats en separat enkät, och kommunerna, landskapsförbunden, sjukvårdsdistrikten, NTM-centralerna och TE-byråerna har skickats en separat enkät till den del som gäller uppgifter som överförs till landskapsförvaltningen.

Riksarkivet har förlängt tiden för den enkät som riktats till organisationer inom statsförvaltningen till 25.8.2017. På motsvarande sätt har tiden för den enkät som riktats till kommunerna, landskapsförbunden, sjukvårdsdistrikten, NTM-centralerna och TE-byråerna beträffande uppgifter vilka överförs till landskapsförvaltningen förlängts till 31.8.2017.

Fas 2 genomförs i slutet av augusti och under den första hälften av september 2017. I den andra fasen samlar Riksarkivet in betydligt noggrannare uppgifter om materialen på arkivnivå. Besvarandet av frågorna kan då förutsätta att organisationen utreder t.ex. materialets skick i arkivutrymmena.

Enkäten i fas 1

statsförvaltningens organisationer (finns endast på finska)

kommunala organisationer

Ytterligare information

Eventuella frågor och kommentarer om färdplanen kan ställas på adressen tiekartta@arkisto.fi.