Privatarkiv
1. Var hittar jag handlingar om personen NN?
2. Vilka privatarkiv tar arkivverket emot?
3. Bör privatarkivet överlåtas i uppordnat skick och hur ordnas arkivet?
4. Får privatarkiv utforskas fritt?
5. Kan jag överlåta mitt privatarkiv till arkivverket och hur sker detta?
6. Hur gamla ska de överlåtna handlingarna vara?
7. Vad händer med privatarkiv som arkivverket inte tar emot?
8. Vad gör arkivverket med material som det inte anser vara ändamålsenligt att förvara?
9. Tar arkivverket emot privatarkiv i elektronisk form?
10. Hör fotografier och tidningsurklipp till arkivet?
1. Var hittar jag handlingar om personen NN?
Arkivverkets (Riksarkivet och landsarkiven) arkivdatabaser VAKKA och AARRE innehåller basuppgifter om alla arkiv som förvaras hos arkivverket, även om privatarkiven. Närmare frågor i ärendet ska ställas direkt till arkivverkets enheter.
Uppgifter om privatarkiv som förvaras någon annanstans finns t.ex. i Riksomfattande privatarkivregistret, som upprätthålls av Riksarkivet och för närvarande innehåller uppgifter om 23 institutioner och över 40 000 arkivbildare.
2. Vilka privatarkiv tar arkivverket emot?
Riksarkivet tar främst emot och förvarar arkiv av inflytelserika personer och centrala organisationer inom samhällsliv, kultur, vetenskap, konst och näringsliv. Landsarkiven tar emot och förvarar arkiv av privatpersoner, organisationer, föreningar, företag på landskaps- och lokal nivå samt arkiv från herrgårdar och hus.
Mer information kan fås från Riksarkivets enhet för privatarkiv samt landsarkiven. Arkiven kan tills vidare förvaras avgiftsfritt vid arkivverkets enheter.
3. Bör privatarkivet överlåtas i uppordnat skick och hur ordnas arkivet?
Innan material i organisations- och föreningsarkiv överlåts ska sådana handlingar som inte är avsedda för varaktig förvaring avlägsnas. För personarkiv krävs i allmänhet inte att arkivet ordnas på förhand. Både när det gäller organisations- och personarkiv är det ofta klokare att låta experter organisera materialet. Arkivverkets enhet ger närmare anvisningar.
Arkivverket håller på att förnya sina anvisningar om ordnande av privatarkiv. För organisationer finns information och anvisningar också i bl.a. verket ”Arkistot kuntoon. Yhdistyksen arkistokäsikirja./Tag hand om arkivet. Arkivhandbok för föreningar." Boken kan fås från Tiedekirja.
4. Får privatarkiv utforskas fritt?
Merparten av privatarkiven kan användas fritt. Överenskommelser om eventuella begränsningar i användandet av materialet regleras i överlåtelseavtalet. Arkivdatabaserna VAKKA eller AARRE upplyser om huruvida det finns begränsningar, och mer detaljerade uppgifter kan fås från Riskarkivets och landsarkivens forskarservice. Arkiven blir tillgängliga när de har uppordnats och förtecknats.
5. Kan jag överlåta mitt privatarkiv till arkivverket och hur sker detta?
Ja, det kan du. Överlåtarens ägande- eller besittningsrätt verifieras när arkivet tas emot och ett överlåtelseintyg undertecknas. Överlåtelseavtalet, med eventuella begränsningar av tillgängligheten, undertecknas ofta i ett senare skede. Leveransen av materialet till arkivet och andra praktiska frågor kring överlåtelsen bör avtalas i förväg.
6. Hur gamla ska de överlåtna handlingarna vara?
Om det inte är fråga om en organisation, förening eller ett företag vars verksamhet har upphört ska materialet i regel vara minst 10 år gammalt. För personarkiv är gränsdragningen mindre strikt.
7. Vad händer med privatarkiv som arkivverket inte tar emot?
Sådana privatarkiv som enligt arkivverkets anskaffningspolitiska program inte hör till Riksarkivet eller något landsarkiv styrs i första hand till andra institutioner som förvarar privatarkiv, bl.a. privata centralarkiv, stads- och kommunarkiv, Nationalbiblioteket och andra universitetsbibliotek samt hembygdsarkiv.
8. Vad gör arkivverket med material som det inte anser vara ändamålsenligt att förvara?
Arkivverket kommer i förväg överens med överlåtaren om hur sådana handlingar ska hanteras. De kan antingen förstöras eller återlämnas till överlåtaren enligt överenskommelse.
9. Tar arkivverket emot privatarkiv i elektronisk form?
Ändamålsenliga och säkra metoder för mottagning av privatarkiv som överlåts i elektronisk form håller på att utvecklas. Tills vidare kan olika lagringsmediers varierande användbarhet, förvaringsförutsättningar och kompatibilitet orsaka tekniska och ekonomiska problem i arkivverkets forskarservice.
10. Hör fotografier och tidningsurklipp till arkivet?
Ja, om de har ett väsentligt samband med personens eller organisationens liv och verksamhet. Med tanke på fotografiers användbarhet är det viktigt att identifieringsuppgifterna är så noggranna som möjligt: Vem finns på fotot? När och var har fotot tagits? Vilken tidning är urklippet från? Är urklippssamlingen tematiskt ordnad?