Gallringstjänster

En myndighet som står i beråd att lämna en gallringsframställan till arkivverket ska med fördel kontakta enheten för myndighetsarkiv vid Riksarkivet. Härvid kan man komma överens om de handlingar som ska sändas till Riksarkivet som bilaga till den egentliga gallringsframställan.

Utöver ett följebrev innehåller gallringsframställan i regel en arkivbildningsplan eller en mer kortfattad förteckning över de handlingar som gallringsframställan gäller. För beredningen av gallringsbeslutet begär Riksarkivet också datasystembeskrivningar över de elektroniska datasystem som upprätthålls för organisationens huvuduppgifter.

Gallringsframställan sänds till Riksarkivet helst i elektroniskt format (bilaga till e-post, riksarkivet[at]narc.fi). De dokument som sänds bör gärna vara i pdf-, Word- eller Excel-format. Ifall gallringsframställan (arkivbildningsplanen) har uppgjorts med hjälp av en databastillämpning, bör organisationen kontakta enheten för myndighetsarkiv innan framställan sänds.

Utgående från myndighetens skriftliga gallringsframställan bestämmer arkivverket vilka handlingar och uppgifter som ska förvaras varaktigt och i vilken form (arkivlagen 831/1994, 8 §). Arkivverkets gallringsbeslut kan beredas av en tjänsteman vid Riksarkivets enhet för myndighetsarkiv eller vid något av landsarkiven. Tjänstemannen kan vid behov begära ytterligare information om arkivbildningen och datasystemen.

Arkivverket publicerar på sin webbplats gällande gallringsbeslut som är av generell betydelse (t.ex. gallringsbeslut som gäller hela statsförvaltningen eller alla tingsrätter) samt de gallringsframställningar som anknyter till dem. Kopior av övriga gallringsbeslut kan beställas hos Riksarkivets registratorskontor.

Myndigheter kan rikta sina frågor gällande gallring av handlingar till arkivverket.