Förvaring av kulturarvet för efterkommande släkten

Arkivverkets uppgift är att förvara de uppgifter av handlingskaraktär som hör till vårt kulturarv och säkerställa tillgängligheten för dessa samt tillhandahålla informationsservice. Handlingarna kan vara pappershandlingar eller elektroniska handlingar.

Elektronisk förvaring

Arkivverket har genomfört olika projekt i syfte att hitta lösningar och handlingsmodeller för förvaring av information av handlingskaraktär i analogt och elektroniskt format.

I projektet SÄHKE utarbetades kriterier och handlingsmodeller för hur den offentliga förvaltningen ska bilda elektroniskt dokumentmaterial och överföra detta i elektroniskt format till arkivverket.

Bestämmelsen SÄHKE2 gäller behandling, hantering och förvaring av information av handlingskaraktär i elektroniskt format oavsett datasystem. De datasystem som har upprättats enligt SÄHKE1 behöver inte ändras i enlighet med den nya bestämmelsen, utan tillstånd till elektronisk förvaring i datasystemen enligt SÄHKE1 kan sökas till och med slutet av 2012.

Bestämmelserna i SÄHKE2 iakttas däremot i nystartade datasystemprojekt som ska resultera i datasystem vars syfte är att behandla och förvara information enbart i elektroniskt format.

• SÄHKE2 – normerna
• Produktion av metadata
• Metadatamodell

I projektet VAPA har man utvecklat arkivverkets elektroniska slutarkiv. Avsikten är att bygga upp ett mottagnings- och servicesystem för förvaring av elektroniskt material från den offentliga förvaltningen.

Förvaring av pappershandlingar

Handlingar kan varken göras tillgängliga eller digitaliseras eller mikrofilmas innan de har ordnats och förtecknats. Handlingar som ska förvaras varaktigt förvaras i lokaler som uppfyller kraven i föreskrifterna och anvisningarna angående arkivutrymmen. Materialet ska hållas skyddat från vatten och fukt, eld och avgaser, damm och luftföroreningar, solljus, skadedjur och vandalism. Det bästa skyddet mot damm och luftföroreningar samt strålning är en tät kartong som tillverkats av ett arkivbeständigt material.

Digitalisering, mikrofilmning och konservering är delar av den helhet som syftar till att trygga bevarandet av det kulturarv av handlingskaraktär som förvaras varaktigt av arkivverket och till att förbättra användbarheten av den information som finns i detta material. Materialets hållbarhet förbättras genom tekniska konserveringsåtgärder som riktar sig direkt på objektet samt genom förebyggande konservering som syftar till att förbättra förvaringsförhållandena och skyddsmaterialen.

Konservering

Våren 2008 inleddes vid hela arkivverket en konditionskartläggning av pappersbestånden, vid vilken man kartlägger materialets beständighet och beskaffenhet samt bedömer de risker som orsakas bestånden till följd av användningen, förvaringsutrymmena och materialen. Det primära syftet med konditionskartläggningen är att förbättra förutsättningarna för materialets hållbarhet och att prioritera material som är i dåligt skick vid konserveringen, mikrofilmningen och digitaliseringen.

Riksarkivets konserveringsavdelning tillhandahåller konserveringstjänster till minnesorganisationer, men inte till privata personer eller organisationer.

Digitalisering

Digitalisering, mikrofilmning och konservering är delar av den helhet som syftar till att trygga bevarandet av det kulturarv av handlingskaraktär som förvaras varaktigt av arkivverket och till att förbättra användbarheten av den information som finns i detta material. Avsikten med digitalisering är att minska hanteringen av och slitaget på originalmaterialet.

Arkivverkets digitaliseringsverksamhet styrs enligt verkets digitaliseringsstrategi och årliga verksamhetsprogram och verkställs enligt programmet för mikrofilmning och digitalisering. Som rättesnöre för digitaliseringens kvalitet iakttas arkivverkets rekommendationer för kvalitetskriterier vid digitalisering. I kvalitetskriterierna beaktas också långtidsförvaringen av digitaliserade bestånd.

• Det digitaliserade materialet finns i digitalarkivet.
• Digitalisering av arkivmaterial görs också på uppdrag som avgiftsbelagd kopieringstjänst, se prislista (pdf).
• Läs arkivverkets digitaliseringsstrategi för åren 2008–2010 (pdf).

Mikrofilmning

Ett viktigt syfte med mikrofilmningen är att minska slitaget på originalhandlingarna till följd av användning, samt säkerställa bevarandet och förbättra tillgängligheten av informationen i originalhandlingarna.

Tyngdpunkten ligger på det material som används flitigast och det material som är svårtillgängligt i originalform. Förutom mikrofilmning kopierar Riksarkivet rullfilmer åt arkivverkets alla enheter samt åt kunderna på beställning. S:t Michels landsarkiv svarar för långtidsbevaringen av de deponerade mikrofilmerna.

Mikrofilmning på rullfilm har numera blivit en del av digitaliseringsprocessen. Det material som mikrofilmas konverteras också nästan alltid i digital form. Samtidigt har man frångått mikrografi på mikrokort.

Långtidsbevaring av mikrofilmer

Vid S:t Michels landsarkiv finns ett säkerhetsarkiv för mikrofilm som har planerats enkom för långtidsförvaring av mikrofilmat material. Säkerhetsarkivet är det enda av sitt slag i Finland och innehåller för närvarande cirka 24 000 mikrofilmsrullar och över 1 000 000 mikrokort.

Temperaturen i arkivet hålls konstant på +13 °C och luftfuktigheten på 35 % som anses vara de bästa förhållandena för förvaring av mikrofilm. Arkivutrymmet är utrustat med bland annat ett automatiskt släcksystem som kväver en eventuell brand med gasblandningen argonite. Gasen skadar inte filmerna.