Förändringar i omvärlden

Produktivitetsprogrammet och andra besparingsåtgärder som genomförs inom den offentliga sektorn påkallar en långtgående omprövning av arkivverkets och den övriga statsförvaltningens funktioner och resurser. Vid de resultatförhandlingar som förs med undervisnings- och kulturministeriet strävar arkivverket efter att säkerställa resurstilldelningen för verkets lagstadgade uppgifter. 

Syftet med regionaliseringspolitiken är att områdena utanför de stora tillväxtcentrumen förblir livskraftiga och kan öka sitt kunnande. De regionaliserings- och utvecklingsåtgärder som genomförs inom statsförvaltningen förutsätter effektivare dokumenthantering och beredskap att snabbt och flexibelt motta sådant material som överförs till arkivverket för varaktig förvaring. Logistikplaneringen blir en ännu viktigare del av verksamheten. 

Samarbetet mellan staten och kommunsektorn inom arkivfunktionen och dokumenthanteringen intensifieras. Målet är en effektiverad samordning av användningen av offentlig finansiering, förbättrade e-tjänster och inbesparing av kostnader. Riksarkivet och landsarkiven utreder i samarbete med andra myndigheter förfarande för att förbättra bevarandet av den offentliga sektorns material och materialets tillgänglighet samt för att effektivera kundservicen. 

Syftet med reformeringen av statsförvaltningen är att öka aktörernas strategiska flexibilitet samt att öka en smidig och effektiv användning av resurserna. Arkivverket ska koncentrera sig på skötseln av sina kärnuppgifter. När den offentliga sektorns resurser minskar finns faran att dokumenthanteringen som hör till stödfunktionerna löper risk att bli utan tillräckliga resurser. Det skulle snabbt avspeglas i ämbetsverkens förmåga att förvalta pappersmaterialet och införa elektroniska ärendehanteringssystem. Arkivverket förbereder sig även för att överta material som är yngre än 40 år genom avgiftsbelagda tjänster. 

För att spara in på lokalkostnaderna inleds en koncentration av byggandet så att digitalt material och s.k. passivt material kan samlas i ett regionalt centralarkiv med riksomfattande mandat. Landsarkivens uppgifter och distriktsindelningens ändamålsenlighet omprövas i slutet av strategiperioden. Den strategiska ambitionen är att effektivera arkivverkets verksamhet som en helhet. 

Användningen av datanäten ökar i de tjänster som myndigheterna riktar till medborgarna. Den offentliga sektorn går in för enhetligare förfaranden och utvecklar en helhetsarkitektur för informationshanteringen. Det strukturella tjänsteproduktionssamarbetet mellan de institutioner som tillhandahåller informationsservice ökar. Digitaliseringen och förbättringen av det digitaliserade materialets tillgänglighet ges ökad uppmärksamhet. Den internationella dimensionen får en allt större roll i användningen av elektroniska material. 

Forskning och utbildning är strategiska fokusområden som upprätthåller och stärker det finländska samhällets konkurrenskraft.  Både i Finland och internationellt görs kraftiga satsningar på utveckling av forskningsinfrastrukturen och hanteringen av forskningsinformation. 

Internationella standarder och förfaranden har fått ökad betydelse vid planering och implementering av olika funktioner. Aktivt deltagande i internationell verksamhet skapar förutsättningar för utvecklingen av moderna och ändamålsenliga informations- och förvaringssystem och för fokuseringen av funktioner och resurser. 

Konkurrensen om kunnig personal skärps. Genom att rikta och utveckla högskoleutbildningen kan den kompetens som arkivverket behöver säkras. Det väckta intresset för uppgifter inom arkivverket och dokumenthanteringen öppnar en konkret väg till sysselsättning och gör det möjligt att rekrytera kunnig personal.