Ledning och verksamhetsutveckling 

Arkivlagstiftningen är modern och utgör ett stöd för arkivverket i en verksamhetsmiljö som förändras snabbt. De olika myndigheternas behörighet och uppgifter är klart definierade.

Målen för verksamheten och de tillgängliga resurserna definieras i arkivverkets strategi och i de resultatavtal som styr verksamheten.  

Strategibaserad ledning och utveckling av verksamheten utgör fokusområden under strategiperioden.  

Arkivverkets organisationsmodell främjar effektiv resursanvändning och framgångsrikt utförande av kärnprocesserna. Det processbaserade ledningssystemet stärker greppet om processerna.   

Ledarskapet är öppet och transparent och inriktat på uppfyllelse av arkivverkets resultatmål. Det utvärderas med hjälp av indikatorer som visar hur resultatbringande verksamheten varit och vid årliga utvecklingssamtal. 

Riskhanteringen beaktas systematiskt i verksamheten. Uppföljningen av verksamhetens lagenlighet och effektivitet stöder sig på intern revision.  

Arkivverkets uppgifter och behörigheter är fastslagna i arkivlagen (831/1994) och i förordningen om arkivverket (832/1994). Arkivverket har även anvisats uppgifter i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) samt i vissa andra författningar. Efter arkivlagens utfärdande har den starka samhälleliga satsningen på utveckling av elektroniska informationstjänster förändrat myndigheternas förfaranden och lett till omprövning av nuvarande förfaranden och behörighetsförhållanden. Den offentliga sektorns elektroniska informationstjänster utvecklas snabbt och därför behöver arkivverkets uppgifter och roll inom den offentliga informationsförvaltningen omdefinieras. 

I början av strategiperioden utför arkivverket en genomgripande utvärdering av lagstiftningen gällande arkivverkets uppgifter och framlägger ett förslag om de förändringar som verket på basis av utredningen anser påkallade. Det handlar dels om att uppdatera författningsgrunden så att den motsvarar behov, praxis och begrepp inom den offentliga sektorns elektroniska informationsförvaltning, dels om att definiera arkivverkets behörighet i den övergripande planeringen av livscykelhanteringen för det elektroniska materialets del. Revideringen av lagstiftningen sker inom ramen för ett brett samarbete med centrala intressenter. Därvid beaktas även uppdateringsbehoven inom den övriga lagstiftning om elektronisk förvaltning som innehåller bestämmelser om dokumenthantering. 

Fastställda strategiska riktlinjer styr den långsiktiga planeringen av verksamheten och en ändamålsenlig resursallokering. Arkivverkets strategi utgör grunden för de resultatförhandlingar som förs med undervisnings- och kulturministeriet. 

Det öppna, transparenta och tydliga ledarskapet är ett centralt element i all framgångsrik verksamhet. I det processbaserade ledningssystemet är ledningens mål, ansvar och beslutsbefogenheter klart definierade. 

Under strategiperioden fästs särskild uppmärksamhet vid ledarskap och chefsfärdigheter. Ledarskapet utvärderas regelbundet vid de utvecklingssamtal som förs minst en gång i året. 

Arkivverket är organiserat på ett sätt som möjliggör centraliserat nyttjande av resurser och effektiv ledning och förvaltning. Centralisering och koherens präglar genomförandet av projekten, projektrapporteringen och förankringen av projektresultaten. Deltagandet i nationellt och internationellt standardiseringsarbete har organiserats som en del av utvecklingsverksamheten. 

I en verksamhetsmiljö i snabb förändring är det viktigt att arkivverket har förutsättningar att utveckla sin verksamhet så att det förmår utföra alla de lagstadgade uppgifter som ankommer på verket. Arkivverkets resurser och personalvolym fastställs i de resultatförhandlingar som förs med undervisnings- och kulturministeriet. För verksamhetsutgifternas del bör arkivverket vara jämbördigt med de andra ämbetsverken inom undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde. 

Funktionernas lagenlighet och arkivverkets förmåga att bedriva kärnverksamhet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt säkerställs genom intern revision. Riskhanteringen och den interna kontrollen knyts ännu fastare till verksamhetsprocesserna. 

Arkivverket bedriver verksamhet som gäller hela statsförvaltningen. Eftersom resurserna avtar måste verkets funktioner dock utvecklas och reduceras. Genom utveckling av riskanalyserna och den interna planeringen försöker arkivverket säkerställa att det förmår fullgöra sina uppgifter. Samtidigt bedömer arkivverket vilka uppgifter som kan avvecklas och vilka konsekvenser detta har för statens dokumentförvaltning och arkivfunktion som helhet.