- Arkivlagstiftning
- Material i arkivverket
- Arkivverket som arbetsgivare
- Arkivverkets historia
- Riksarkivet
- Landsarkiven
- Organisation
- Strategi 2015
- Arkivverkets verksamhetsidé
- Verksamhetens mål och medel
- Vision och värdegrund
- Förändringar i omvärlden
- Ledning och verksamhetsutveckling
- Hantering av livscykeln för information av handlingskaraktär
- Tillgängliggörande av kulturarvet av handlingskaraktär
- Administrativa tjänster och verksamhetsutveckling
- Uppgifter och verksamhet
Administrativa tjänster och verksamhetsutveckling
Strategisk planering, utveckling och ledningsstöd
Resurser
Personal och personalpolicy
ICT-tjänster
Internationell verksamhet
Kommunikation
Strategisk planering, utveckling och ledningsstöd
Strategierna är uppdaterade och styr arkivverkets verksamhet och beslutsfattande.
Den strategiska planeringen samt handhavandet och utvecklingen av ekonomi och administration bygger på statsförvaltningens gemensamma utvecklingsprojekt och förfaranden.
Arkivverkets verksamhetsförutsättningar har säkerställts. Administrativa uppgifter utkontrakteras i enlighet med de gemensamma riktlinjerna för statsförvaltningen.
Planeringen och rapporteringen stöder ledningsarbetet och inriktas på strategiska fokusområden.
De interna verksamhetsprocessernas kvalitet och kontinuerliga utveckling är en kritisk framgångsfaktor som direkt påverkar arkivverkets prestationsförmåga och verksamhet.
Samordningen mellan ansvarsområden och enheter är tydlig och stöder utförandet av processerna.
Arkivverket följer principerna för hållbar utveckling i sin verksamhet.
Ansvarsområdet Administrativa tjänster säkerställer arkivverkets verksamhetsförutsättningar, främjar samordningen mellan ansvarsområdena och arkivverkets enheter samt bistår ledningen av arkivverket. En kritisk framgångsfaktor som direkt påverkar arkivverkets prestationsförmåga och verksamhet är att de interna verksamhetsprocesserna håller hög kvalitet och att de utvecklas kontinuerligt.
Arkivverket uppdaterar sin strategi vart femte år. Förverkligandet av strategin följs upp genom resultatindikatorer samt olika verksamhetsutvärderingar.
Ansvarsområdet Administrativa tjänster följer upp arkivverkets verksamhet, stöder ledningsarbetet och ansvarar för beredningen av utvecklingsförslag som gäller arkivverkets verksamhetsprocesser och organisation. I slutet av strategiperioden inleds planeringen av den internationella utvärdering av arkivverket som genomförs i genomsnitt vart tionde år.
Arkivverket utvecklar under strategiperioden sitt ledningssystem så att de anvisade resurserna och principerna för användningen av resurserna är tydligt fastställda för ansvarsområden, enheter och separata projekt. Den matrisliknande verksamhetsmodell som omfattar arkivverkets enheter stärks. Som stöd för ledningsarbetet införs ett informationssystem genom vilket verksamheten och användningen av medlen kan följas upp.
Planeringsverksamheten utvecklas och inriktas särskilt på de strategiska fokusområdena. Under strategiperioden sker en satsning på utvecklingen av ledningssystemet och rapporteringsrutinerna.
Särskild vikt fästs vid projektadministration och projektledning.
Långsiktig planering av verksamheten och systematisk uppföljning av uppställda mål utgör strategiska fokusområden för arkivverket. Med hjälp av uppföljningssystemet kan verksamhetens effektivitet och fullföljandet av redovisningsskyldigheten beläggas. Rapporteringen av ekonomiuppföljningen utvecklas och en långsiktigare ekonomiplanering eftersträvas.
Under strategiperioden införs ett nytt ekonomi- och personalförvaltningssystem. Uppföljningsobjekten utvecklas i enlighet med de allmänna riktlinjerna för statsförvaltningen.
Arkivverket använder både utkontrakteringsmöjligheter och statsförvaltningens gemensamma tjänster i sin verksamhet. Administrativa rutinuppgifter utlokaliseras från ämbetsverken. Arkivverket deltar i statsförvaltningens gemensamma utvecklingsprojekt. Samarbetspartner söks aktivt både inom undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde och på andra håll i statsförvaltningen. Personalresurser som frigörs genom att uppgifter överförs till servicecentraler och genom andra organisationsförändringar allokeras till arkivverkets kärnuppgifter.
Arkivverkets upphandlingsfunktion organiseras, upphandlingsprocesserna förenhetligas och ett elektroniskt beställningssystem införs under strategiperioden.
Arkivverkets verksamhet utvecklas ansvarsfullt med beaktande av målen för hållbar utveckling. Särskild vikt fästs vid energisparlösningar och ökad återvinning. Inrikes och utrikes resandet minskas i enlighet med de allmänna strävandena inom statsförvaltningen genom utveckling av elektroniska konferens- och kommunikationsrutiner. Under strategiperioden utarbetas ett miljöprogram som närmare definierar målen för en hållbar utveckling och metoderna för att uppnå dem.
Resurser
Den långsiktiga planeringen av verksamheten bygger på möjligheter att realistiskt och tillförlitligt bedöma de tillgängliga resurserna.
Full täckning av fastighetskostnaderna genom statsbudgeten tryggas.
Kostnaderna för elektronisk förvaring utgör en betydande post i arkivverkets budget under strategiperioden. Arkivverket utvecklar kostnadseffektiva förvaringsmetoder i samarbete med statsförvaltningen och andra intressegrupper.
Arkivverkets resurser utsätts för ett korstryck under planeringsperioden. Statens produktivitetsprogram och målet att minska de allmänna omkostnaderna för den offentliga förvaltningen reducerar arkivverkets resurser samtidigt som arkivverkets lagstadgade uppgifter ökar. Arkivverket eftersträvar en personalvolym som är förenlig med de överenskomna målen i produktivitetsprogrammet och i de resultatförhandlingar som förs med undervisnings- och kulturministeriet.
I statsbudgeten har arkivverkets omkostnader fördelats på tre huvudområden: fastighetskostnader, lönekostnader och andra omkostnader. I slutet av 2010 innehade arkivverket över 180 hyllkilometer handlingar och annat material som ska förvaras varaktigt. Före slutet av år 2050 kommer arkivverkets utrymmesbehov att fördubblas, då det beräknas att det myndighetsmaterial som ska förvaras varaktigt då i sin helhet överförts till arkivverket med stöd av arkivlagen. Detta ökar arkivverkets behov av förvaringsutrymme och förutsätter att planeringen av arkivbyggnationen inleds redan under strategiperioden.
Fastighetskostnadernas andel av arkivverkets budget år 2009 var nästan 40 %. Fastighetsutgifternas relativa andel växer under strategiperioden i och med att mängden handlingar som överförs till arkivverket ökar. Överföringen av handlingar till arkivverket medför dock kostnadsbesparingar på andra håll inom statsförvaltningen. Finansministeriet utvecklar före år 2012 uppföljningen av användningen och allokeringen av statsförvaltningens utrymmen.
För att ökningen av fastighetskostnaderna inte ska äventyra arkivverkets verksamhet eftersträvar verket att en utbrytning av uppföljningen och budgeteringen av fastighetskostnaderna från den övriga kostnadsbudgeteringen görs vid de resultatförhandlingar som förs med undervisnings- och kulturministeriet.
Samearkivet blir en del av arkivverket år 2012 och förläggs till samekulturcentrumet i Enare. Arkivet har ansvaret för utvecklingen av den kultur som hänför sig till materialet av handlingskaraktär inom sameområdena och för den varaktiga förvaringen av myndighetsmaterial och privat material i dessa områden. I samearkivets verksamhet betonas samarbetet med arkiven inom sameområdena i Sverige och Norge.
VAPA-systemet, som införs 2010, förutsätter ett fast anslag för varaktig förvaring av statsförvaltningens elektroniska material. I början av strategiperioden utreder arkivverket vilka kostnader som föranleds av den varaktiga förvaringen av elektroniskt material och förbereder en verksamhetsmodell som garanterar en kostnadseffektiv och i funktionellt hänseende ändamålsenlig förvaring av materialet.
Den externa finansieringen stöder utvecklingsarbetet och tillför nödvändig ny kompetens. Arkivverket utreder i början av strategiperioden möjligheterna att använda extern finansiering av verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Riktlinjerna för ansökan om och användning av extern finansiering fastställs på basis av utredningen. Arkivverket fortsätter att genomföra separat finansierade statliga utredningsprojekt under förutsättning att avlöningen inte har negativa konsekvenser för produktivitetsprogrammet.
Arkivverket har beredskap att genomföra åtgärder som föranleds av statsförvaltningens reformering om tillräcklig finansiering anvisas.
Personal och personalpolicy
Personalen minskar med nästan 20 procent under strategiperioden. Rekryteringen av personal till strategiska fokusområden och anpassningen av verksamheten till resursutvecklingen är centrala framgångsfaktorer.
En framgångsrik personalpolicy säkerställer personalens kompetensutveckling, ett gott arbetsklimat och god motivation för arbetet.
Personalen minskar under strategiperioden på grund av statens produktivitets- och besparingsåtgärder. Samtidigt sker en stor förändring av arbetsrutinerna. Arkivverket behöver en allt kunnigare personal med mer kvalificerad utbildning och måste konkurrera om arbetskraften. Vid varje rekrytering fästs vikt vid de strategiska fokusområdena, centraliseringsaspekterna och regionaliseringens konsekvenser. Bedömningen om det är ändamålsenligt att själv utföra uppgiften eller om kompetensen ska köpas externt utgår ifrån dessa premisser.
Resurser som frigörs genom utveckling av processer och datasystem allokeras till de i strategin angivna kärnfunktionerna. För personalstruktur, arbetshälsa, kompetens och ledning finns ett uppföljningssystem med indikatorer. Personalrapporteringen är regelbunden och aktuell, vilket möjliggör allokeringen av resurserna med framförhållning och i rätt tid.
Stärkandet av specialkompetensen främjar arkivverkets verksamhet som expertmyndighet. Deltagande i vetenskaplig fortbildning stöds i mån av möjlighet. Särskild fokus har säkerställandet av den teoretiska kompetensen inom dokumentförvaltning, arkivfunktion och heraldik. Vid rekryteringen av experter tas även hänsyn till språkkunskaperna och förmågan att omsätta den internationella utvecklingen i arkivverkets verksamhet.
En motiverad personal och arbetshälsa är de viktigaste förutsättningarna för effektiv verksamhet. Personalminskning, åldrande och förändringar av arbetet utgör de största utmaningarna för arbetshälsan. Särskild vikt fästs vid personalledning och stöd i samband med omställningar. I arkivverkets personalstrategi införlivas en plan för arbetshälsa som utarbetas i samarbete med personalen och där konkreta åtgärder som stöder arbetshälsan presenteras.
Kompetensbehovet utgår ifrån respektive process. Specialkompetensen utvecklas bl.a. genom mentorskap, intern utbildning och aktivt sökande efter bästa praxis hos arkivverkets olika enheter och externa intressegrupper. Processägaren ansvarar för bedömningen och utvecklingen av den kompetens som processen kräver. Specialkompetens skaffas vid behov i form av externa tjänster.
ICT-tjänster
De elektroniska tjänsterna och förfarandena ökar både inom den kundinriktade informationsservicen och i arkivverkets interna dokumenthantering och arkivering.
De förfaranden som bygger på hantering av elektroniskt material är centrala i arkivverkets samtliga processer.
Tillhandahållandet och utvecklingen av elektroniska tjänster i arkivverket förutsätter god samordning mellan verkets ansvarsområden, enheter och projekt. Tillräcklig ICT-kompetens säkerställs i samtliga verksamhetsprocesser. Arbetsverktygen, utrustningen och datasystemen ska vara lämpliga för uppgifterna. Organiseringen av ICT-tjänsterna och planeringen av rekryteringar och resurser sker målorienterat och långsiktigt.
Under strategiperioden läggs stor vikt vid utvecklandet av elektroniska tjänster för arkivverkets kunder och personal. I utvecklingsarbetet utnyttjas statsförvaltningens gemensamma utvecklingsprojekt för elektronisk kommunikation samt möjligheterna att utkontraktera funktioner.
ICT-arkitekturen hanteras centraliserat. Detta garanterar att processerna utförs enhetligt inom arkivverket. ICT-arkitekturen utvecklas i enlighet med arkivverkets strategiska fokusområden. Arkivverkets informationsförvaltning beskrivs noggrant och gränssnitten samt systemansvaret definieras i början av strategiperioden. För utvecklingen av ICT-arkitekturen utarbetas ett planeringsdokument som omfattar strategiperioden och där de strategiskt viktigaste projekten fastslås och schemaläggs.
ICT-resurserna planeras så att implementeringen av både interna och externa tjänster enligt de strategiska riktlinjerna är möjlig.
Internationell verksamhet
Arkivverket följer med och deltar aktivt i den internationella utvecklingen på området.
Alla arkivverkets funktioner företräder en god nordisk nivå. Internationell framgång mäts genom jämförande nordiska utvärderingar och andra expertutvärderingar.
Den internationella kompetensen utnyttjas vid nationella lösningar. I de projekt som genomförs inom arkivverket ingår en analys av det internationella läget.
Den internationella verksamheten hör till arkivverkets centrala verksamhetsprocesser. Genom internationella kontakter säkerställs att arkivverket har tidsenlig kompetens som överensstämmer med internationella standarder och internationell praxis. Internationell kompetens tillgodogörs i arkivverkets egen verksamhet.
Fokusområden i den internationella verksamheten är det nordiska samarbetet, samarbetet mellan medlemsländerna i Europeiska unionen och Internationella arkivrådets (ICA) omfattande internationella verksamhet. Arkivverket deltar i det internationella samarbetet för skydd av kulturtillgångar, framför allt inom ramen för Unesco och den internationella Blue Shield-organisationen.
Särskild hänsyn tas till utvecklingen av det europeiska digitala biblioteket. Som Finlands specialkompetensområde utvecklas digitaliseringen och hanteringen av heraldiskt material i syfte att skapa en enhetlig europeisk heraldisk databas, Europeana Heraldica. Arkivverket strävar efter att aktivt delta i standardiseringsarbetet inom arkivområdet och i projekt rörande hanteringen av elektroniskt material.
Arkivverket jämför sig internationellt med de övriga nordiska ländernas nationella arkivverk. Det strategiska målet är att arkivverkets samtliga funktioner ska företräda en god nordisk nivå. Utvecklingen följs upp och bedöms med hjälp av regelbundna jämförande utvärderingar (benchmarking) som täcker olika områden i verksamheten.
I samarbete med undervisnings- och kulturministeriet säkerställs de förfaranden och finansieringsmodeller som gör det möjligt för Finlands arkivverk att delta i gemensamt finansierade internationella projekt på ett långsiktigt och systematiskt sätt.
Kommunikation
Arkivverkets informationsförmedling är aktiv och mångsidig.
Webben är det centrala kommunikationsmedlet.
Kommunikation ingår i alla arkivverkets verksamhetsprocesser.
Arkivverkets informationsförmedling är aktiv och mångsidig. Kommunikationen stöder kundservicen, betjänar arkivverkets ledning, förbättrar den interna samordningen av verksamheten, stöder uppfyllelsen av de strategiska målen och ökar kännedomen om arkivverket
Kommunikationen stärker arkivverkets informationsservice och myndighetsverksamhet genom aktiv interaktion med kunder och intressegrupper. Webben är det centrala kommunikationsmedlet.
I början av strategiperioden förnyas kommunikationsstrategin, som uppdateras vid behov. På basis av kommunikationsstrategin utarbetas årligen en kommunikationsplan som anger mål, rutiner, ansvar och resurser i kommunikationen. Avsikten är att öka kommunikationsresursernas proportionella andel av arkivverkets resurser.
Kommunikationen integreras i alla arkivverkets verksamhetsprocesser. Därmed säkerställs att den kommunikation som berör den aktuella funktionen sker i rätt tid och har en enhetlig form. Under strategiperioden tas en ny sektorplan för kommunikation i bruk. Syftet med sektorplanen är att effektivera Riksarkivets och landsarkivens gemensamma informationsverksamhet på ett kostnadseffektivt sätt.