Hantering av livscykeln för information av handlingskaraktär

Styrning av livscykelhanteringen
Normstyrning
Informationsstyrning
Mottagande och anskaffning av material
Privatarkiv
Forskning och utveckling 

---

Styrning av livscykelhanteringen

Styrningen av hanteringen av livscykeln för den information av handlingskaraktär som produceras av arkivbildare som omfattas av arkivlagen är en kritisk uppgift för arkivverket. Genom styrningen säkerställs att den information av handlingskaraktär som har ett bestående förvaringsvärde är tillgänglig och bevaras varaktigt samt att annat material kan förstöras omgående när det inte längre behövs.  

Arkivverkets uppgifter och roll i hanteringen och förvaringen av elektroniskt material har definierats som en del av den offentliga sektorns informationsförvaltning.  

De normer som styr livscykelhanteringen följer internationella standarder och krav som gäller dokumenthantering.   

Styrningen av livscykelhanteringen sker genom inbördes samordning mellan arkivverkets enheter samt genom utveckling av verksamheten och målsättningarna inom de olika verksamhetsområdena.  

Bedömningen av förvaringsvärdet för information av handlingskaraktär och beslut om varaktig förvaring är en del av hanteringen av handlingarnas livscykel. Målet med hanteringen är att definiera förvaringsvärdet så att tillgänglighet och bevarande gällande material som ska förvaras varaktigt kan säkerställas redan i början av livscykeln och annat material förstöras omgående när det inte längre behövs. Arkivverkets mål är att bevara för all framtid i genomsnitt 10-15 % av myndigheternas totala produktion av handlingar. 

Arkivbildningsplanerna, en effektiv gallring av materialet samt styrnings- och rådgivningsverksamheten stöder hanteringen av information av handlingskaraktär och säkerställer en god dokumenthantering. 

Arkivlagen och arkivterminologin utvecklas så att de motsvarar den snabba utvecklingen inom elektronisk dokumenthantering. De nationella dokumenthanteringsnormerna uppdateras så att dessa beaktar den pågående internationella utvecklingen och standardiseringen inom området. 

Arkivlagen reformeras i ett brett samarbete med intressegrupperna så att beredningsarbetet beaktar behovet av uppdatering av dokumenthanteringsbestämmelserna samt annan lagstiftning som påverkar hanteringen av livscykeln för information av handlingskaraktär. Arkivverkets och finansministeriets inbördes ansvars- och befogenhetsgränser samt samarbetsformer definieras. Arkivverkets roll i dokumenthanteringen inom kommunsektorn bedöms med särskilt hänseende till de tillgängliga resurserna. Landsarkivens ställning och uppgifter fastställs med beaktande av det strategiska målet att effektivera arkivverkets verksamhet som en helhet .

Till början av sidan 

 

Normstyrning  

Arkivverket utarbetar begripliga normer för myndigheternas dokumenthantering. De är lätta att tillämpa och stöder myndigheternas verksamhet. Arkivverket övervakar att normerna iakttas.  

Genom normstyrningen tryggas att information av handlingskaraktär som ska förvaras varaktigt överförs till arkivverket på ett smidigt sätt. Samtidigt kan bevarandet säkerställas och informationsbehoven tillgodoses effektivt och tillförlitligt.  

Gallringspolicyn och -strategin utvecklas så att de möjligheter som den elektroniska miljön erbjuder kan utnyttjas vid gallringen. En ändamålsenlig del av informationen av handlingskaraktär kan förvaras tack vare elektroniska förvaringssystem. 

SÄHKE-normernas roll i helhetsarkitekturen för den offentliga informationsförvaltningen har fastställts och förfarandena vid beviljandet av tillstånd för elektronisk förvaring har reviderats. 

I normgivningen utnyttjas partnerskap inom såväl statsförvaltningen som kommunsektorn på det sätt som anges i styrningen av den offentliga sektorns informationsförvaltning. 

Särskilda kriterier och metoder utarbetas för bedömningen av förvaringsvärdet för och gallringen av information av handlingskaraktär som skapats elektroniskt och volymmässiga gallringsmål definieras för dessa material. 

Tillstånden för varaktig förvaring i elektroniskt format som nu beviljas skilt för varje organisation och varje enskilt datasystem slopas och i stället certifieras systemen tekniskt och operativt, varvid systemleverantörerna ansöker om SÄHKE-certifikat. Arkivverket utreder förfarandet vid ackrediteringen av certifierare.

Till början av sidan 

 

Informationsstyrning 

Informationsstyrningen stöder myndigheternas dokumenthantering, stärker såväl expertis hos dokumenthanteringsansvariga som förfaranden enligt bästa praxis gällande information av handlingskaraktär samt tryggar bevarandet av kulturarvet av handlingskaraktär i tillgänglig form.

I informationsstyrningen ingår skriftliga anvisningar och handledningar, rådgivning, konsultering, kurser och examensverksamhet.  

Arkivverket stöder den utbildning inom dokumenthantering och på arkivområdet som universiteten tillhandahåller.   

En professionell och kompetent dokumenthantering är den bästa garantin för att det nationellt betydelsefulla kulturarvet av handlingskaraktär bevaras i en lättillgänglig form. Arkivverkets informationsstyrning omfattar alla faser i handlingarnas livscykel och säkerställer god kompetens och tillförlitlig dokumenthanteringspraxis hos myndigheterna. 

Förvaltningsreformerna och förändringarna i verksamhetskulturen samt den stora omsättningen på dokumenthanteringspersonal inom den offentliga förvaltningen förutsätter förnyelseförmåga och flexibilitet i informationsstyrningen samt samarbete med centrala strategiska partner. 

Arkivverkets fort- och vidareutbildningskurser utvecklas så att de motsvarar förändringarna i utbildningsstrukturen och efterfrågan. Regional likabehandling av kunderna och möjligheterna till nätutbildning beaktas särskilt i planeringen av kursutbudet och genomförandet av utbildningen. Kursutbudet fokuseras på aktuell fortbildning och arkivverkets utvecklingsprojekt. 

Nya modeller utvecklas för fort- och vidareutbildning inom dokumenthantering. I arbetet beaktas totalreformen av vuxenutbildningen och de möjligheter som systemet för fristående examina erbjuder. Samarbete bedrivs främst med Utbildningsstyrelsen och tillhandahållare av utbildningstjänster på arkivområdet. 

När utbildningsutbudet inom universitetsväsendet diversifieras överförs den högsta dokumenthanteringsutbildningen från arkivverket till universiteten. Arkivverket stöder universiteten vid planeringen, genomförandet och utvecklingen av innehållet i utbildningen samt i den verksamhet som syftar till att ge de studerande praktiska yrkeskunskaper inom arkivområdet. Därigenom kan man säkerställa att universitetsexamina motsvarar arbetslivets krav. Detta bidrar också till att de examinerade sysselsätts. 

Behovet av en specialyrkesexamen inom dokumenthantering och arkivfunktion utreds. Därtill utvärderas vilken roll arkivverkets grundexamen i dokumenthantering och arkivfunktion ska ha i utbildningsutbudet på arkivområdet.

Till början av sidan 

 

Mottagande och anskaffning av material 

Arkivlagen utgör en normgrund för fastställandet av varaktig förvaring av myndigheternas arkivmaterial och för överföring av materialet till arkivverket för varaktig förvaring.  

För att bromsa ökningen av den mängd material som arkivverket ska ta emot omprövas tidigare gallringsbeslut. Omprövningen inkluderas i leveransplanen för arkivöverföringar. 

Statliga myndighetsarkiv tas i mån av möjlighet emot för förvaring mot avgift tidigare än den normala leveranscykeln på 40 år förutskriver. Tidigarelagd överföring och utgallring av material som ska förvaras endast en viss tid ger statskoncernen kalkylmässiga besparingar i lokalkostnader och effektiverar de tjänster som hänför sig till det äldre materialet. 

I samband med statens regionförvaltningsreform har bristfälligt ordnade myndighetsarkiv ordnats och överlåtits inom ramen för separata projekt där regionaliseringsmålen och möjligheterna till nationell och europeisk specialfinansiering har beaktats.  

Arkivverket tar i regel emot pappersmaterial som ska förvaras varaktigt från arkivbildare som omfattas av arkivlagen när 40 år förflutit från handlingarnas upprättande. Då myndigheterna övergår till elektroniska ärendehanteringssystem är de ofta beredda att överlåta pappershandlingar som ska förvaras varaktigt tidigare än vad som är fallet idag. 

Med en snabbare överföring av det pappersmaterial som ska förvaras varaktigt är det möjligt att effektivera lokalhanteringen inom den offentliga förvaltningen och att ge betydande kalkylmässiga kostnadsbesparingar och funktionella fördelar inom statsförvaltningen som helhet. En kortare överföringscykel är dock möjlig endast i de fall att det inom arkivverkets enheter finns utrymme som inte behövs för förvaring av sådant material som med stöd av arkivlagen ska överföras till arkivverket för varaktig förvaring. Material som levereras tidigare än den normala leveranscykeln förutsätter förvaras mot avgift. Arkivverket stöder finansministeriets åtgärder som strävar efter att utveckla den offentliga förvaltningens verksamhet i en mer centraliserad riktning. 

Som en följd av reformen av statens regionalförvaltning och andra förvaltningsreformer har de inrättade myndigheterna flera hyllkilometer av bristfälligt ordnade arkiv som väntar på att överföras till arkivverket. Iordningställandet av dessa arkiv så att de kan överföras sker genom centraliserade samarbetsprojekt där man söker nya kostnadseffektiva modeller för organisering, finansiering, anskaffning av arbetskraft och arbetsstyrning. Genomförandet underlättas av arkivverkets erfarenheter från liknande projekt och de då tillämpade lösningsmodellerna. I projekten fästs vikt vid sysselsättningsmålen och nyttjandet av befintlig kompetens.

Till början av sidan  

 

Privatarkiv 

Privatarkiven kompletterar på ett väsentligt sätt den bild som myndighetsarkiven ger av det finländska samhället.  

Vid anskaffning av privat arkivmaterial är målet att på förhand tillgodose att arkivbeståndet på ett autentiskt och objektivt sätt i tillräcklig utsträckning återspeglar de viktigaste aktörerna från olika tidsperioder.  

Arkivverket säkerställer att privatägt vetenskapligt eller kulturellt betydelsefullt arkivmaterial bevaras när det riskerar att förstöras eller försvinna. Mottagandet av material i elektroniskt format utvecklas. 

Riksarkivet ansvarar för utvecklingen av arbetsfördelningen och samarbetet mellan arkivverket, de privatarkiv som erhåller statsunderstöd, de kommunala arkiven, hembygdsarkiven och andra informationsinstitutioner som tar emot och förvarar privatarkiv. 

De statsunderstödda privatarkiven ansvarar för insamlingen och bevarandet av ett nationellt betydelsefullt arkivmaterial inom sitt respektive specialområde. Arkivverket följer upp de statsunderstödda privatarkivens resultat och effektivitet och utarbetar förslag om utveckling av statsbidragssystemet till undervisnings- och kulturministeriet.  

Privatpersoner och andra privata arkivbildare har ingen lagstadgad skyldighet att överlämna sitt material till arkivverket eller andra inrättningar som förvarar privat arkivmaterial. Därför måste arkiven visa särskild aktivitet vid anskaffningen av privat arkivmaterial. Förtroendet för arkivverket baserar sig på att arkivverket respekterar och noggrant följer överlämnarnas vilja samt de principer och den praxis som parterna kommit överens om i överlåtelseavtalet. 

Arkivverket strävar efter att på förhand säkerställa att vetenskapligt betydelsefullt privatägt material tillförs arkiven. Vid anskaffning av privata arkiv prioriteras material som skapats av aktörer som i relation till sitt inflytande är underrepresenterade i arkiven. Andra fokusområden är dokumenteringen av speciella företeelser under krigsåren och de därpå följande åren samt av förändringar i det finländska samhället från och med 1980-talet, framför allt invandringsfrågorna och internationaliseringen. För att säkerställa att privat arkivmaterial av exceptionellt stor vetenskaplig eller kulturell betydelse bevaras använder arkivverket de befogenheter som arkivlagen ger för att köpa eller kopiera materialet.  

Genom spridning av information stärker arkivverket kunskapen om de privata aktörernas arkivmaterial och materialets betydelse för historieforskningen och den nationella självinsikten. Därvid skapas ett kulturengagemang där kulturarvet av handlingskaraktär och överlämnandet av material till arkiven för förvaring värdesätts.  

Anskaffning och hantering av privatarkiv kräver en förhållandevis större arbetsinsats av arkivinstitutionerna än när det är fråga om myndighetsarkiv. Under strategiperioden borde de arkiv som överlämnas av privata organisationer kunna ordnas och förtecknas med stöd av extern finansiering eller på annat sätt inom ramen för strategiska partnerskap.

Riksarkivets delegation för privatarkivfrågor främjar samverkan på riksnivå mellan institutioner som mottar privatarkiv. Det centrala målet är enhetliga anskaffnings- och förvaringsprinciper, god samordning mellan institutionerna, gemensamma arkivregister samt kraftig satsning på digitalisering och webbtjänster. För mottagandet av privat material i elektroniskt format skapas förfaranden genom att utnyttja det utvecklingsarbete som gjorts framför allt inom de övriga nordiska länderna.

Det riksomfattande privatarkivregister som arkivverket upprätthåller har vid utgången av strategiperioden i datatekniskt hänseende förnyats och innehåller täckande referensuppgifter om privatarkiv som förvaras av olika minnesorganisationer.

Lagen om statsbidrag till privata arkiv (1006/2006) styr Riksarkivets verksamhet vid allokeringen av behovsprövade statsbidrag. Under strategiperioden vidareutvecklar Riksarkivet indikatorerna för de statsunderstödda privatarkivens resultat och effektivitet. Indikatorsystemet skapar en grund för uppföljningen av deras verksamhet och för en ändamålsenlig allokering av statsbidragen. Systemet beaktar arkivens särdrag och specialuppgifter så att deras verksamhet kan utvecklas på ett ekonomiskt och effektivt sätt.

Riksarkivet ska år 2011 göra en övergripande utredning av resultaten av och effektiviteten i statsbidragssystemet för arkiv av privat karaktär. På basis av utredningen lämnar arkivverket år 2012 ett förslag om utveckling av statsbidragssystemet till undervisnings- och kulturministeriet. Syftet är att bringa klarhet i arbetsfördelningen mellan de statsunderstödda arkiven, öka samarbetet och skära bort onödiga kostnader. Syftet med arkivverkets åtgärder är att se till att finansieringen av de statsunderstödda arkiven inte i proportion släpar efter arkivverkets resursutveckling.

Till början av sidan  

 

Forskning och utveckling 

Arkiven utgör en central forskningsinfrastruktur, särskilt för humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning. Arkivverket främjar forskning samt utvecklar och undersöker arkivfunktionen.  

Arkivverket främjar forskningens informationshantering genom att information av handlingskaraktär görs tillgänglig för forskning så enkelt och i så stor omfattning som möjligt. Digitalisering och webbtjänster säkerställer god tillgänglighet både för finländsk och internationell forskning. Arkivverket samarbetar med universitet och forskningsinstitut i forsknings- och utvecklingsprojekt som har som mål att effektivera materialhanteringen. Forskningsprojekten genomförs i huvudsak med hjälp av extern finansiering.

Arkivverket stöder utvecklingen av arkivvetenskaplig forskning vid universiteten. Ett fokusområde är stärkandet av forskarutbildningen på för arkivverket viktiga specialområden. Experternas kompetens har stärkts särskilt när det gäller hanteringen av elektroniskt material. 

Arkivverket deltar i sådana internationella forsknings- och utvecklingsprojekt som stärker verkets teoretiska kompetens, stöder utvecklingen av internationella standarder och internationell praxis samt ökar användningen i internationell forskning av det finländska kulturarvet av handlingskaraktär.  

I början av strategiperioden utarbetar arkivverket i samarbete med universiteten en forskningsstrategi för strategiperioden med särskild betoning på arkivverket som forskningsinfrastruktur.  

Arkivverket är en central nationell forskningsinfrastruktur. De arkivmaterial som arkivverket förvarar är nödvändiga i synnerhet för den historiska och samhällsvetenskapliga forskningen. Arkivverket förnyar under strategiperioden sin digitaliseringsstrategi med betraktande av internationell praxis inom forskningens informationshantering i syfte att förbättra informationsmaterialets tillgänglighet. Det nationella digitala biblioteket skapar en referensram för digitaliseringen samt webbanvändningen och förvaringen av digitaliserat material. Arkivverket ansvarar för utvecklandet av Nationella digitala bibliotekets system för varaktig förvaring av elektroniska material på det sätt som avtalas med undervisnings- och kulturministeriet och andra aktörer. 

Förändringarna inom elektronisk dokumenthantering kräver en övergripande omdefiniering av terminologin och de centrala begreppen på arkivområdet. Arkivverkets starka roll i normgivningen förutsätter att en klar och entydig terminologi tillämpas i anvisningarna. En snabb höjning av den teoretiska kompetensnivån eftersträvas så att arkivverket kan fullfölja sitt ansvar för styrningen samt för hanteringen av forskningens informationsmaterial. Personalens vetenskapliga fortbildning stöds i första hand genom arbetsarrangemang. 

Forskningen inom dokumenthantering omfattar hela livscykeln för information av handlingskaraktär och hanteringen av livscykeln inom både den offentliga och privata sektorns organisationer. Den forskning som arkivverket bedriver är tillämpad forskning och syftar till att stöda utvecklingen av dokumenthanteringen i praktiken. Universiteten ansvarar för grundforskningen, som arkivverket stöder och nyttjar efter egna behov.

Arkivverkets roll och uppgifter inom forskningens informationshantering i nationellt och internationellt hänseende definieras i början av strategiperioden. Internationell kompetens tillgodogörs så effektivt som möjligt. 

Arkivverket stöder utvecklandet av starka forskningsmiljöer och -enheter med gedigna internationella kontakter och en tillräckligt stor kritisk massa inom forskningen. Arkivverket deltar i Memornet, ett nätverk av forskarskolor för samhällets minnesfunktioner, och i utvecklingen av dess verksamhet. Nätverksansvarig är institutionen för informationsforskning och interaktiva media vid Tammerfors universitet.  

I början av strategiperioden utarbetar arkivverket en separat forskningsstrategi. Särskild vikt fästs vid forskningsområden som fått liten uppmärksamhet i universitetens forskning, t.ex. konservering och heraldik. Riksarkivet är Finlands heraldiska ämbetsverk och satsar på att stärka den heraldiska kompetensen genom internationellt samarbete.

Till början av sidan