Tillgängliggörande av kulturarvet av handlingskaraktär

Säkerställa bevarandet
Arkivbyggande och hantering av förvaringsutrymmet
Främja tillgänglighet
Informationsservice
Främja kännedomen om materialet och öka dess synlighet
Biblioteks- och informationstjänster

---

Säkerställa bevarandet 

Bevarandet av arkivmaterialet tryggas genom ett åtgärdsprogram som inbegriper konservering, digitalisering och mikrofilmning. I detta syfte kartläggs materialets skick vid alla enheter inom arkivverket. Praxis och metoder för bevarande utvecklas i samarbete med Nationalbiblioteket. Beredskapen inför katastrofer effektiveras. 

Arkivverket ansvarar för det elektroniska materialets mottagnings- och förvaringsprocesser. Verket har utkontrakterat teknologimiljön och programkunnandet.   

Förvaringen av elektroniskt material utgör en permanent kostnadspost i arkivverkets budget. 

Centraliserade projekt i syfte att stöda arkivbildarna vid uppordnandet och iståndsättandet av statsförvaltningens material genomförs om de beviljas erforderlig finansiering.  

I början av 2010 uppgick det material som förvaras varaktigt i arkivverket till över 180 hyllkilometer; därtill kom ca 1,7 miljoner kartor och ritningar. Arkivmaterialet är från åtta sekler och i kraftigt varierande skick. De kommande årens stora arkivleveranser förutsätter att materialets skick och inre ordning säkerställs i förväg mer noggrant än idag. 

Bevarandet av materialet i analog form i arkivverket säkerställs genom ett åtgärdsprogram för konservering, digitalisering och mikrofilmning som beaktar hanteringen och skyddet av nämnda material samt förvaringsutrymmenas kvalitet. Åtgärdsprogrammet inbegriper konservering, digitalisering och mikrofilmning på basis av den kartläggning av materialets skick som slutförs i början av strategiperioden. Förvaringen utvecklas som en sektorfunktion, för vilken målen fastställs årligen i resultatavtalen med arkivverkets enheter. 

Katastrofberedskapen utvecklas tillsammans med Nationalbiblioteket. Särskild vikt fästs vid att skapa tillräcklig kapacitet för att skadat material snabbt ska kunna skyddas och konserveras. Skydd av specialmaterial, utvecklande av massneutralisering och beredskap inför katastrofer beaktas vid planeringen av arkivverkets centralarkiv. Det internationella samarbetet utökas inom katastrofberedskapen. 

Vid förvaringen tas särskild hänsyn till förvaringsförhållandena och skyddsmaterialet, speciellt arkivboxarna. I början av strategiperioden utreds möjligheterna att byta ut boxar av material som inte är lämpliga och ersätta dessa med arkivboxar försedda med streckkod eller något annat system som förbättrar lokalhanteringen och möjliggör en allt smidigare användning av arkivmaterialet inom informationsservicen. Arkivverket uppdaterar sina anvisningar till arkivbildare. Konserveringskompetensen stärks genom ökat internationellt samarbete. 

Arkivverket gör sig berett att starta mottagnings-, förvarings- och servicesystemet för elektroniskt material (VAPA) under år 2011. För att kunna realiseras och fungera bör systemet efter att projektskedet avslutats bli en del av verkets normala verksamhet. Det kraftigt ökande elektroniska materialet kommer att mottas för varaktig förvaring betydligt tidigare än materialet i pappersform. 

Underhållet och utvecklingen av systemet står för ett betydande resursuttag av permanent karaktär även efter ibruktagandet. Avsikten är att utrustning, förvaringskapacitet och teknisk kompetens som krävs för tillgängliggörande och elektronisk förvaring köps från en extern tjänsteleverantör. VAPA-systemet utvecklas som en del av den offentliga informationsförvaltningen. 

Eftersom teknologin är ny och de internationella erfarenheterna begränsade återstår många riskfaktorer i anslutning till förvaringen av elektroniskt material. Internationellt används därför fortfarande mikrofilmning som en metod för att säkerställa bevarandet av material i pappersform och centrala elektroniska handlingar. Arkivverket utvärderar behovet av mikrofilmning och COM-utskrifter (från digitala filer till mikrofilm) inom förvaringen av material och går under strategiperioden in för att tillämpa de lösningar man stannat för. 

Riksarkivet och landsarkiven ansvarar inom sina respektive verksamhetsdistrikt för bevakningen av material som bjuds ut till försäljning. Riksarkivet har ansvaret för eventuella juridiska åtgärder och för digitaliseringen av omhändertaget material. För att minska olägenheterna för ägaren ges digitaliseringen av omhändertaget material i samtliga fall högsta prioritet. 

För att säkerställa bevarandet utarbetar och utfärdar arkivverket hanteringsanvisningar för kunder och personal samt inför de förfaranden som detta kräver. Frågor som rör intern kontroll och säkerhet beaktas i enlighet med den arkivrapport som antogs av Europeiska kommissionen år 2008. Arkivverket ansluter sig till det internationella Liber-nätverket, som bildats för att stoppa olaglig handel med stulet material från bibliotek, arkiv och museer.  

Till början av sidan 

 

Arkivbyggande och hantering av förvaringsutrymmet

Det material som arkivverket ansvarar för ökar kraftigt under strategiperioden. Hanteringen av utrymmena på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt säkerställs genom koncentrerat byggande och förnyelse av arkivens användarlogistik.  

Planeringen av utrymmesbehovet möjliggör flexibel avgiftsbelagd mottagning av handlingar från statsförvaltningen för varaktig förvaring.  

I lokalplaneringen främjar arkivverket strävanden som syftar till centraliserad förvaring av den offentliga förvaltningens material. Arkiverket tar i bruk ett lokalhanteringssystem, som effektiverar den centraliserade hanteringen av förvaringsutymmena. 

Det kraftigt ökande flödet av material i pappersform till arkiven leder till ett behov av tilläggsutrymmen för arkiv. Ökningen beräknas avta först i början av 2040-talet. 

Arkivverkets byggnadsplanering fokuseras på det regionala centralarkiv, som man planerar att bygga i S:t Michel. Planeringen inleds i början av strategiperioden. Målet är att det regionala centralarkivets första skede ska stå färdigt under år 2017, vilket gör det möjligt att avstå från filialen i Sörnäs då hyreskontraktet går ut våren 2018. I det regionala centralarkivet förvaras centraliserat främst arkivverkets digitaliserade material, annat passivt material och material som kräver speciella förhållanden. Arkivverket utreder möjligheterna att grunda ett nationellt center för massneutralisering av pappersmaterial och ett center för katastrofberedskap i anslutning till centralarkivet. 

Arkivverket utreder möjligheterna att förstöra pappersmaterial som ska förvaras varaktigt efter att de digitaliserats, dock under förutsättning att deras vetenskapliga och rättsliga beviskraft inte äventyras. Den evangelisk-lutherska kyrkans och det ortodoxa kyrkosamfundets varaktig förvarade material som hör till det nationella kulturarvet av handlingskaraktär tas emot för antingen avgiftsbelagd eller avgiftsfri förvaring på det sätt som avtalas med de förvarande inrättningarna och undervisnings- och kulturministeriet. Vid omställningar ser arkivverket till att myndigheterna på behörigt sätt försätter det material som ska förvaras varaktigt i sådant skick att det kan överlåtas. I samband med utrymmesplaneringen fastställs också målen för förvaringen av privata arkiv. 

Arkivverket tar i bruk ett system som effektiverar användarlogistiken kring samlingarna och hanteringen av arkivlokalerna. Systemet innehåller uppgifter om den helhetskapacitet som arkivverket förfogar över samt om handlingarnas placering. Systemet bereds så att det kan tas i bruk år 2012, under förutsättning att undervisnings- och kulturministeriet anvisar medel för anskaffningen. I samband med ibruktagandet av lokalhanteringssystemet inför man lösningar som strävar efter att effektivera de logistiska funktionerna och lokalhanteringen, såsom att placera leveranser i ankomstordning samt att förnya arkivkartongerna och förse dem med streckkod eller något annat automatiskt identifieringssystem. 

Arkivverket minskar sina bygg- och förvaringskostnader genom centraliserad och omfattande massdigitalisering av sådant material i pappersform som ska mottas. Därvid anlitas externa leverantörer. Massdigitaliseringen inriktas på material som medger tillämpning av kostnadseffektiva metoder för digitalisering, analog eller digital förvaring och förstöring av material i pappersform. 

Nya byggnadsprojekt genomförs med beaktande av lämpliga energisparlösningar, och modeller för antingen lågenergi- eller passivhus tillämpas. Energiförbrukningen minskas även med hjälp av strukturella lösningar. För att effektivera användningen av förvaringsutrymmena tillämpas sådan modern teknik för intern logistik som lämpar sig för arkiven. Byggnadsplaneringen utgår ifrån maximalt effektiv dimensionering av lokalerna. De koncentrerade byggnadslösningarna beaktar även faktorer som avstånd, kommunikationer och tillgänglighet. Effektivitetsaspekterna beaktas vid utlokaliseringen av material. Säkerhetskulturen i anslutning till lokaler och arkivmaterial utvecklas.

Arkivbyggnaderna uppförs med tanke på en livscykel om 200 år. Möjligheterna att omvandla lokalerna efter förändrade eller utvidgade behov beaktas, även vid reserveringen av arbetsutrymmen för personalen. Arkivverket nyttjar aktivt i synnerhet Riksarkivets kulturhistoriskt värdefulla byggnad i samarbete med strategiska samarbetspartner.

Till början av sidan

 

Främja tillgänglighet

Dokumenten är lättillgängliga och kunderna hittar enkelt de dokument som de behöver. Det täckande söksystemet tryggar informationens tillgänglighet och minskar risken att pappersmaterialet marginaliseras i takt med det elektroniska materialets ökande popularitet. 

Arkivverkets servicekanaler utgår ifrån kundernas behov. Användningen av webbtjänsterna underlättas av informationsmiljöer uppdelade enligt tema eller arkivmaterial och som handleder i användningen av arkivmaterial och register. Databaser av Wiki-typ och nyttjandet av andra sociala medier gör det möjligt för användarna att delta i produktionen av information.

Nätverksarkitekturen är tydlig. De elektroniska tjänsterna möjliggör en mångsidig användning av materialet såväl inom krävande vetenskaplig forskning som vid tillfredsställandet av medborgarnas varierande informationsbehov.  

Digitaliseringen av material av central betydelse gör det mer tillgängligt. Digitaliseringsstrategin utgår ifrån kunden. Strategiska partnerskap främjar digitaliseringen. 

Arkivverkets egna informationsreserver utvecklas kraftigt. Särskild vikt fästs vid dessa reservers och informationssystemens förmåga att kommunicera med varandra samt vid de kvalitativa aspekterna beträffande den information som ingår i systemen. Också utvecklingen av informationsarkitekturen och systemarkitekturen samt integreringen av gränssnitten i arkivverkets gemensamma informationsserviceskikt är föremål för särskild uppmärksamhet. 

Standardiserade beskrivningsuppgifter är en förutsättning för implementeringen av det elektroniska beställnings- och identifikationssystemet samt andra webbtjänster. Beställnings- och identifikationssystemet följer arkivverkets riktlinjer för informationsarkitekturen. Det beaktar också riktlinjerna för Nationella digitala biblioteket och dess förverkligande. Den internationella utvecklingen inom arkivbranschen och de krav som minnesorganisationernas gemensamma söksystem ställer beaktas i utvecklandet av beskrivningspraxisen. 

Genom målinriktat samarbete med strategiska partner eftersträvar arkivverket en mer ändamålsenlig allokering och effektivare användning av sina resurser. Med förenade resurser och genom systematiskt samarbete borde samtliga samarbetspartner bli delaktiga av ökat mervärde. Tydliga mål sätts upp för samarbetet med olika strategiska partner och dessa avtalar inbördes om resursallokeringen. Samarbetet följs upp och är föremål för rapportering med hjälp av arkivverkets verktyg för projektförvaltning. 

Digitaliseringsstrategin utgör grunden för all digitalisering och konservering. Anskaffningen av extern finansiering för digitaliseringen effektiveras. Arkivverket försöker för sin del påverka olika forskningsprojekt, som i sina anslagsansökningar med fördel kunde beakta kostnaderna för digitalisering av material och de därmed förknippade fördelarna.   

Arkivverkets digitaliseringsstrategi främjar verkets övriga verksamhet och utvecklingen av nya webbtjänster i syfte att göra materialdatabaserna lämpade för fokuserad informationssökning via Nationella digitala biblioteket. Särskild vikt fästs vid utvecklingen av sökmetoder och söktjänsten Portti, som är en handledning till användningen av arkivmaterial och register. Det elektroniska beställningssystemet gör det möjligt att beställa material via webben.                                     

Till början av sidan

 

Informationsservice

Arkivverkets informationsservice är kundorienterad. Det ordinarie materialet är avgiftsfritt tillgängligt i arkivutrymmena.

Webbtjänsterna utgör en central servicekanal också då det gäller tillhandahållandet av pappersmaterial. Digitala material används i första hand som självservice via webben. Kundorienterade servicehelheter samt informationsmiljöer uppdelade enligt tema eller arkivmaterial säkerställer att webbtjänsterna är lätta att använda. Material som får nyttjas endast med tillstånd är tillgängliga via elektroniska identifikationssystem.  

Arkivverket stöder och iakttar de informationshanteringsprinciper som i snabb takt utvecklas inom vetenskaplig forskning. 

Informationsservicemiljöerna är mångsidiga och möjliggör smidigt sambruk av register, centralt arkivmaterial, elektroniska informationstjänster och litteratur som underlättar användningen av materialet.   

Målet för arkivverkets informationsservice är dels att betjäna de nuvarande kunderna ännu bättre, dels att dra till sig nya kundgrupper. Modeller för definierandet av kundförhållandena och kundernas behov av service skapas. Vid utvecklingen av informationstjänsterna beaktas den systematiskt insamlade kundresponsen. Arkivverket samarbetar med strategiskt viktiga partner för att förbättra arkivmaterialets tillgänglighet och informationsservicens effektivitet. Samarbetet med minnesorganisationerna i syfte att utveckla informationstjänsterna effektiveras. Med hjälp av nya interaktiva hjälpmedel förbättras samarbetet mellan kunder, strategiska partner och arkivverket. 

Antalet besök i arkivverkets forskarsalar har minskat i jämn takt under 2000-talet. En orsak är att arkivverkets och andra tjänsteleverantörers utbud av elektroniskt material har ökat. Särskilt släktforskningsorganisationerna har aktivt börjat erbjuda tjänster på webben. Arkivverket satsar kraftigt på utvecklingen av sina webbtjänster för att förbättra användningen av arkivmaterialet. I början av strategiperioden utarbetas en strategi och ett åtgärdsprogram för tillgängliggörandet av kulturarvet. I samband med dessa anges riktlinjerna för de nya webbtjänsternas struktur och funktionsmodeller. 

En viktig del av utvecklandet av webbtjänsterna är den interaktiva tjänsten Portti. Genom Portti erbjuds sökvägar till arkivverkets digitaliserade material, pappersmaterial och register samt länkar till andra minnesorganisationers tjänster i enlighet med kundernas kunskapsintressen. Portti vägleder kunderna i användningen av arkivmaterial och register till dem med hjälp av de möjligheter som sociala medier erbjuder. 

Forskningens informationshantering förändras i snabb takt såväl i Finland som internationellt. Arkivverket deltar i utvecklingsarbete, som baserar sig på nationell och europeisk infrastrukturpolitik och som strävar efter att förbättra materialens forskningsbruk. 

Arkivverket förbereder sig på att ställa nya pappersmaterial till förfogande genom att utreda de informationsservice- och resursbehov som är förknippade med dem redan innan materialen levererats. Vid utvecklingen av utredningstjänstens processer utnyttjas de möjligheter som webbtjänsterna erbjuder. 

Som en del av utvecklingen av de elektroniska kundtjänsterna centraliseras arkivverkets registratursverksamhet och utvecklas till en samservicepunkt. Arkivverkets dokumenthantering organiseras till en helhet som styr en systematisk hantering av information av handlingskaraktär som en del av verksamhetsprocesserna.

Till början av sidan 

 

Främja kännedomen om materialet och öka dess synlighet

Visnings-, utställnings- och publikationsverksamheten ökar kännedomen om materialet i arkivverket, om möjligheterna att använda detta material och om de tjänster som verket tillhandahåller. Dessa verksamheter främjar såväl kännedomen om arkivverket och det material det förvaltar som arkivverkets inflytande i samhället

Kurser för arkivanvändare och visningar för kunder är en del av arkivverkets arkivpedagogiska verksamhet. Utställningsverksamheten stöder den arkivpedagogiska verksamheten och utgör en central del av arkivverkets PR-verksamhet. 

Kännedomen om arkivmaterialet och dess synlighet främjas på ett kostnadseffektivt sätt och genom att nyttja de kanaler som sociala medier erbjuder. Basservicen produceras som webbtjänster. Verksamhetens effekter bedöms med hjälp av resultatindikatorer.  

Arkivverket utger både webbpublikationer och tryckta verk i syfte att främja kännedomen om arkivverket och det material som verket förvaltar samt för att öka användningen av detta material.  

I början av strategiperioden utarbetar arkivverket en strategi och ett åtgärdsprogram för tillgängliggörandet av kulturarvet. I samband med dessa fastställs målen, målgrupperna och innehållet för den arkivpedagogiska verksamheten. Årliga resultatmål uppställs för verksamheten. 

En viktig del av den arkivpedagogiska verksamheten är de på webbsidorna publicerade videor som presenterar arkivverket och de material som arkivverket förvarar samt Portti-tjänstens informationsmiljöer uppdelade enligt tema och arkivmaterial. Inom ramen för Portti-tjänsten skapas också en interaktiv lärmiljö som stöder skolornas och läroanstalternas undervisning. Lärmiljön planeras tillsammans med lärare. 

För utställningsverksamheten utarbetas årligen en sektorplan som fogas till arkivverkets interna resultatavtal. Planen anger vilka utställningar arkivverket kommer att anordna samt de personella och ekonomiska resurser som anslås för dem. Indikatorer som beskriver effekterna av utställningsverksamheten utvecklas. Tyngdpunkten ligger på webbutställningar på basis av material i digital form hos arkivverket och andra minnesorganisationer. 

Genom internationellt utställnings- och publikationssamarbete ökas kännedomen om det historiskt betydelsefulla materialet om Finland i utländska arkiv och om Finlands relationer med utländska stater och internationella organisationer. Särskild uppmärksamhet ägnas det samarbete med ryska och nordiska arkiv som främjar kopieringen av centrala materialhelheter för användning i Finland. 

Främjandet av kännedomen om arkivverket och strävandena efter bättre synlighet länkas fastare till arkivverkets kommunikationsstrategi. Webbplatsen utvecklas så att kunderna får en åskådlig helhetsbild av arkivverkets material och tjänster. 

Ett element i kommunikationen och främjandet av kännedomen om arkivverket är den PR-verksamhet vars syfte är att skapa en positiv bild av verkets uppdrag och verksamhet. Samarbetet med framför allt utrikesministeriet och utländska beskickningar i Finland fortsätter i syfte att skapa en allsidig bild av Finland baserad på kulturarvet i dokumentform. 

Arkivverket publicerar både tryckta och elektroniska publikationer. Utgivningsverksamheten förbättrar möjligheterna att använda handlingar på ett vetenskapligt tillförlitligt sätt och utgör ett stöd för arkivverkets kundservice. Samarbetet med strategiskt viktiga partner stärks, särskilt inom elektronisk publicering. Under strategiperioden satsar arkivverket särskilt på de nya former av publikationsverksamhet som är ägnade att främja länkning av digitaliserat källmaterial till forskningspublikationer. Publikationsverksamhetens strategiska fokusområden fastställs i strategin för tillgängliggörande av kulturarvet och för publikationsverksamheten utarbetas ett verkställighetsprogram under år 2010.

Till början av sidan

 

Biblioteks- och informationstjänster 

Riksarkivets bibliotek är ett rikstäckande vetenskapligt specialbibliotek som betjänar forskning och information kring arkivverkets specialområden.  

Biblioteks- och informationstjänsterna stärker och diversifierar arkivverkets informationsservice.  

Riksarkivets och landsarkivens bibliotek betjänar arkivpersonal och kunder som använder materialet i arkiven. Forskarna kan använda centrala referens- och uppslagsverk samt beställa enskilda verk som stöder användningen av materialet.  Landsarkivens bibliotek fäster särskild vikt vid specialsamlingarna med anknytning till resp. landskap och bibliotekstjänsterna inom det egna verksamhetsområdet. Under strategiperioden tas särskild hänsyn till mångsidig användning och anskaffning av elektroniska publikationer. Arkivverkets bibliotek har ett nära samarbete med Nationalbiblioteket, andra vetenskapliga bibliotek och det nationella biblioteksnätet. 

Riksarkivets bibliotek är det enda vetenskapliga specialbiblioteket inom arkivvetenskap, diplomatik, heraldik och sigillografi med ett riksomfattande mandat. Biblioteket ansvarar för kontakterna med internationella forskningsbibliotek inom nämnda specialområden och tillhandahåller särskild service på dessa områden. Bibliotekspersonalen har behörig yrkeskompetens.

Till början av sidan