Åtkomstbegränsningar
Huvudparten av de handlingar som förvaras i arkivverket kan användas fritt i forskarsalarna. Det finns dock vissa åtkomstbegränsningar p.g.a. att:
- materialet är i dåligt skick
- arkivmaterialet har inte ordnats och förtecknats
- handlingarna innehåller sekretessbelagd information
Största delen av dokumentmaterialet är offentlig. Eventuell sekretess grundar sig alltid på lagstiftningen. Användningsändamålet måste i förväg redovisas vid användning av sekretessbelagda handlingar i forskarsalarna och vid beställning av kopior av offentliga och sekretessbelagda personregister som är 100 år gamla eller yngre (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 (offentlighetslagen), personuppgiftslagen 523/1999 och speciallagar).
En i regel accepterad motivering för användning av uppgifter som enligt offentlighetslagen är sekretessbelagda är bland annat släktforskning. Däremot kan uppgifter som är sekretessbelagda enligt speciallagstiftning (t.ex. klient- och patientjournaler från socialvården och sjuk- och hälsovården) lämnas ut endast för vetenskaplig forskning eller statistikföring.
Sekretessbelagda uppgifter kan också ges ut om handlingarna gäller den sökande eller är nödvändiga för ansökan om en förmån eller säkerställande av en rättighet (partsoffentlighet).
Den allmänna sekretesstiden för sekretessbelagda handlingar är 25 år. Sekretesstiden för handlingar som omfattas av integritetsskyddet är 50 år efter personens död. Om inga uppgifter finns om dödsfallet är sekretesstiden 100 år från handlingens datum.
Överlåtaren av ett privatarkiv kan ha stadgat om åtkomstbegränsningar för det överlåtna materialet. Begränsningarna har fastställts i överlåtelseavtalet mellan överlåtaren och den mottagande arkivverksenheten.
Användningen av handlingar som är i dåligt skick eller av oordnade arkiv är begränsad i syfte att trygga bevarandet av handlingarna. Handlingar som är tillgängliga på mikrofilm eller i digital form ges i regel inte ut i original till forskarna.
För att få studera handlingar om nyttjanderätten är begränsad måste man ansöka om användningstillstånd av den arkivverksenhet där handlingarna i fråga förvaras. I ansökan specificeras de handlingar som man vill använda samt användningsändamålet. På basis av dessa uppgifter fattar arkivverket beslut om huruvida handlingarna kan ges ut. Formulär för ansökan om användningstillstånd finns på sidan blanketter.