Tutkijoille

Aineistot

Arkistolaitoksessa säilytetään sekä valtion viranomaisten toiminnan tuloksena kertyneitä asiakirjoja että yksityisluonteista aineistoa. Alkuperäisten asiakirjojen lisäksi arkistolaitokseen on hankittu jäljennöksiä ulkomaisissa arkistoissa säilytettävistä Suomea koskevista asiakirjoista. Osa arkistolaitoksessa säilytettävästä aineistosta on käytettävissä myös digitaalisessa muodossa digitaaliarkistossa.

Arkistolain määräysten mukaisesti valtion viranomaiset siirtävät 40 vuotta vanhemmat pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen säilytettäväksi ja tutkijoiden käyttöön. Lakkautettujen viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjat voidaan siirtää arkistolaitokseen tätä nuorempinakin. Valtion paikallis- ja aluehallinnon viranomaisten pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään siinä arkistolaitoksen yksikössä, jonka arkistopiirissä viranomainen on toiminut. Keskushallinnon viranomaisten arkistoja säilytetään Kansallisarkistossa.

Pääsääntöisesti kunnat, kaupungit ja kuntayhtymät säilyttävät omissa keskusarkistoissaan niiden toiminnasta kertyneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Arkistolaitoksessa säilytettävät kuntien arkistot ovat yleensä sotien seurauksena rajan taakse jääneiden kuntien arkistoja.

Samoin seurakunnat säilyttävät itse omat asiakirjansa. Niillä on kuitenkin mahdollisuus tallettaa arkistojaan arkistolaitoksen yksiköihin säilytettäväksi. Tästä syystä monen seurakunnan vanhimmat asiakirjat ovat käytettävissä arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Alkuperäisten asiakirjojen suojaamiseksi kuitenkin väestörekisteriasiakirjoja tutkitaan mikrofilmeiltä tai -korteilta.

Viranomaisten asiakirjojen lisäksi arkistolaitoksessa säilytetään monenlaisia yksityisarkistoja: yksityishenkilöiden ja sukujen arkistoja, järjestöjen ja yhdistysten arkistoja ja myös liikeyritysten arkistoja. Yksityisarkistojen osalta luovuttajan toive määrää arkiston sijoituspaikan. Tavallisesti arkisto luovutetaan siihen arkistolaitoksen yksikköön, jonka arkistopiirissä yhdistys tai liikeyritys on toiminut tai yksityishenkilö tai suku on elänyt ja vaikuttanut. Valtakunnallisesti toimivien yhdistysten keskusjärjestöjen arkistoja säilytetään Kansallisarkistossa.

Lisätietoja säilytettävistä arkistoista löydät kunkin arkistolaitoksen yksikön sivulta sekä Hae tietoa aineistosta -linkistä. Aineisto käyttöön liittyviä asioita esitellään tutkijoille-sivuilla.

Tiedonhaku

Arkistoista ja kokoelmista laaditut arkistohakemistot ovat käytettävissä Internetin välityksellä arkistotietokanta Vakan kautta tai puolustushallinnon asiakirjojen osalta Aarre-arkistorekisterin kautta. Näiden lisäksi käytettävissä on erilaisia hakemistoja ja tietystä aihepiiristä kerättyjä rekistereitä. Tutkijoiden käytössä olevat tietokannat, hakemistot ja rekisterit esitellään Tietokannat ja hakemistot -sivulla. Internetin välityksellä käytettävissä olevat tietokannat ja rekisterit löytyvät Hae tietoa aineistosta -linkin kautta.

Arkistohakemistot ovat keskeisin tiedonhaun väline etsittäessä tietoa arkistolaitoksessa säilytettävistä arkistoista ja kokoelmista. Hakemistot sisältävät tietoa sarjojen ja arkistoyksiköiden nimistä, aineiston määrästä ja aikamääreistä. Näiden lisäksi ne sisältävät ns. kuvailutietoa, esimerkiksi kuvauksia asiakirjojen tietosisällöstä ja sarjojen keskinäisistä yhteyksistä. Jokaisessa arkistolaitoksen toimipaikassa on käytettävissä paperiset arkistohakemistot siellä säilytettävistä arkistoista ja kokoelmista. Lisäksi hakemistotiedot ovat käytettävissä Internetin kautta arkistotietokanta Vakassa ja puolustushallinnon asiakirjojen osalta Aarre-arkistorekisterin kautta.

Asiakirjojen tilaaminen

Asiakirjat tilataan tutkittavaksi tilauslomakkeella arkistosta tai kokoelmasta laaditun arkistohakemiston avulla. Arkistohakemisto sisältää tiedot mm. asiakirjojen aikamääreistä, määrästä, tietosisällöstä sekä keskinäisistä yhteyksistä. Asiakirjat on ryhmitelty aiheen tai tyypin mukaisiin sarjoihin ja sarjat puolestaan koostuvat arkisto- ja säilytysyksiköistä. Asiakirjatilausta varten tarvitaan tieto arkiston tai kokoelman nimestä sekä arkisto- ja/tai säilytysyksikön tunnuksesta. Nämä tiedot löytyvät sekä arkistolaitoksen toimipaikoissa säilytettävistä paperisista arkistohakemistoista että Internetissä käytettävissä olevista kokoelmatietokannoista Vakasta ja Aarteesta.

Asiakirjatilaus tehdään paikan päällä. Tutkijasalin asiakaspalveluhenkilöstö neuvoo tilauslomakkeen täyttämisessä. Arkiston henkilökunta toimittaa asiakkaan tilaamat asiakirjat tutkijasaliin tutkittavaksi. Tutkittavat asiakirjat on mahdollista tilata etukäteen, jos on tulossa tutkimaan asiakirjoja sellaisena aikana, jolloin asiakirjoja ei toimiteta. Tällöin edellytyksenä on, että asiakkaalla on riittävän tarkat tiedot, joiden perusteella tilaus voidaan toimittaa. Tarkempia tietoja asiakirjojen toimitusajoista sekä menettelyohjeet asiakirjojen tilaamisesta ennakkoon löytyy kunkin arkistolaitoksen yksikön sivuilta.

Asiakirjojen käyttörajoitukset

Valtaosa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista on vapaasti käytettävissä tutkijasalissa. Asiakirjojen vapaata käyttöä voivat kuitenkin rajoittaa:
-asiakirjan huono kunto
-arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu
-asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja

Julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö (henkilötietolaki 523/1999 ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) sekä eräät erityislait saattavat rajoittaa asiakirjojen käyttöä. Salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettävät asiakirjat, esimerkiksi arkaluontoisia henkilötietoja tai potilastietoja sisältävät asiakirjat tulevat julkisiksi, kun henkilön kuolemasta on kulunut 50 vuotta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päiväyksestä.

Lainsäädännössä on määritelty, että salassa pidettäviä tietoja voidaan antaa käyttöön tutkimusta tai muuta hyväksyttävää käyttötarkoitusta, esimerkiksi henkilömatrikkelin laatimista tai sukututkimusta, varten sekä jos ne koskevat omia tietoja tai ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi. Erityislainsäädäntö voi kuitenkin rajoittaa tietojen antamista, esimerkiksi terveydentilatietoja ja potilasasiakirjoja voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin.

Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Huonokuntoisten asiakirjojen tai järjestämättömän arkiston käytön rajoituksilla pyritään turvaamaan asiakirjojen säilyminen. Asiakirjoja, jotka on mikrofilmattu tai digitoitu, ei pääsääntöisesti anneta tutkijoiden käyttöön alkuperäisinä, tutkitaan mikrofilmiltä tai digitaalisessa muodossa.

Käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen yksiköltä. Hakemuksessa eritellään ne asiakirjat, jotka halutaan käyttöön sekä määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perustella arkistolaitos tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäväksi. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa lomakkeet-sivulta.

Kopioiden tilaus

Arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista on mahdollista tilata maksullisia kopioita. Kopiot toimitetaan asiakkaalle joko paperisena tai tiedostomuodossa. Arkistolaitoksen henkilökunta ottaa kopiot, itsepalvelumahdollisuutta ei ole käytössä. Kopioiden hinnat löytyvät hinnastosta.

Kopioita ei oteta, jos on vaara, että asiakirja vaurioituisi kopioitaessa. Kopiointia voivat rajoittaa myös julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö sekä yksityisarkistojen luovutussopimusten rajoitukset. Näissä tapauksissa kopioiden toimittaminen edellyttää käyttölupahakemuksen tekemistä ja tietojen käyttötarkoituksen selvittämistä, jotta voidaan päättää voidaanko pyydetyt tiedot antaa. Kopiointia voivat rajoittaa myös tekijänoikeussäädökset.

Kopiotilauksen voi tehdä joko paikan päällä, puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse siihen arkistolaitoksen yksikköön, jossa asiakirjoja säilytetään. Tilauksen toimittaminen edellyttää, että asiakkaalla on riittävän tarkat lähtötiedot, jotta haluttu asiakirja löydetään. Kopioiden tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvistä yksikkökohtaisista menettelyohjeista löytyy tietoja kunkin yksikön sivulta.

Asiakirjojen kuvaaminen itse

Asiakkaat saavat itse kuvata asiakirjoja tietyin rajoituksin. Lähtökohta on, että kuvaaminen ja asiakirjojen käsittely kuvaamista varten eivät saa vahingoittaa asiakirjaa. Salamavalon käyttö ei ole sallittua. Kuvaaminen ei saa myöskään häiritä muita tutkijoita.

Asiakkaan itse suorittamassa kuvaamisessa on kysymys julkisuus- ja henkilötietolainsäädännössä (621/99 ja 523/99) tarkoitetusta kopioiden luovuttamisesta. Itse voi kuvata viranomaisarkistoihin sisältyviä julkisia asiakirjoja. Poikkeuksen muodostavat henkilörekisterit, joiden osalta voi itse kuvata vain 100 vuotta vanhempia henkilörekistereitä tai niiden osia.

Yksityisarkistojen osalta noudatetaan luovutussopimuksessa mahdollisesti asetettuja rajoituksia.

Kuvaamiseen ei tarvita erillistä lupaa, mutta toiveesta kuvata asiakirjoja on ilmoitettava tutkijasalin henkilökunnalle aina ennen kuvaamista. Ilmoittamisen yhteydessä selvitetään, onko kuvaamiselle esteitä.

Kaukolainaus

Arkistolaitoksen yksiköt antavat asiakirjojaan kaukolainaksi muihin arkistolaitoksen yksiköihin sekä kaukolainaoikeuden saaneisiin muihin laitoksiin, jotka ovat Kuopion yliopiston kirjasto, Lapin yliopiston kirjasto, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto, Tampereen kaupunginarkisto ja Tampereen yliopiston kirjasto. Mikrofilmejä lainataan myös yleisiin kirjastoihin sekä muiden Pohjoismaiden kaikkiin arkistoihin ja kirjastoihin. Kaukolainaksi ei anneta mm. vaurioituneita asiakirjoja, keskeisiä hakemistoja eikä mikrokuvattuja tai digitoituja asiakirjoja. Yksityisarkistoissa on huomioitava luovutussopimuksessa mahdollisesti asetetut ehdot. Laina-aika on yksi kuukausi. Palvelu on maksullista, veloitus selviää hinnastosta.

Käyttörajoitusten alaisten asiakirjojen lainaamisesta päätetään kussakin tapauksessa erikseen. Salassa pidettäviä asiakirjoja sekä arkaluonteisia tietoja sisältäviä sata vuotta vanhoja tai sitä nuorempia henkilörekistereitä sekä tällaisia asiakirjoja sisältäviä mikrofilmejä lainataan vain arkistolaitoksen yksiköihin. Lisätietoja sekä mahdollisia aineiston lainaamiseen liittyviä rajoituksia voi tiedustella asiakirjoja säilyttävästä arkistolaitoksen yksiköstä.

Asiakkaan, joka haluaa käyttää asiakirjoja muualla kuin asianomaisen arkistolaitoksen yksikön tutkijasalissa, tulee tehdä lainapyyntö sen laitoksen kautta, johon asiakirjat halutaan lainaksi. Asiakirjoja ei siis lainata yksityishenkilöille eikä asiakkaan tilauksesta, vaan lainan pyytäjä ja saaja on se laitos, jonka tiloissa asiakas tulee asiakirjoja käyttämään. Kaukolainalomake on saatavissa lomakkeet-sivulta.

Tutkijasalietiketti

Tutkijasaliin voit viedä mukanasi vain muistiinpanovälineet. Laukut, myös kannettavan tietokoneen laukut ja käsilaukut, jätetään niille varattuun tilaan. Päällysvaatteet jätetään naulakkoon. Myöskään eväitä ja juomia ei saa viedä tutkijasaliin.

Huomioithan toisetkin tutkijat ja vältät keskustelua tutkijasalissa. Pidäthän matkapuhelimesi äänettömällä ja siirryt puhumaan tutkijasalin ulkopuolelle.

Käsittelethän ainutkertaisia asiakirjoja varovasti. Sormen kostuttaminen sivuja käännellessä on kiellettyä. Asiakirjan päällä kirjoittaminen voi vaurioittaa sitä, joten se ei ole sallittua. Avonaisten sidosten pinoaminen päällekkäin ei ole sallittua, koska se vahingoittaa asiakirjoja. Pöydällä saa pitää avonaisena vain yhtä koteloa kerrallaan, jotta asiakirjat ja asiakirjaniput eivät mene sekaisin.

Yhteystiedot

[Luettelo arkistolaitoksen toimipaikoista ja linkit niiden sivulle yhteystiedot kohtaan]