KA 158/43/01            3.9.2001

PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVÄT KUNNALLISET TUKI- JA YLLÄPITOTEHTÄVIEN ASIAKIRJAT

Suomen Kuntaliitto on viitekohdassa mainitulla kirjeellään pyytänyt arkistolaitosta vahvistamaan kunnallisten viranomaisten ja toimielimien tuki- ja ylläpitotehtävistä kertyvien asiakirjojen pysyvän säilytyksen. Tuki- ja ylläpitotehtäviin sisältyvät yleishallinto, taloushallinto, henkilöstö ja luottamushenkilöt, materiaalitoimi/logistiikka sekä kiinteistötoimi ja talonrakentaminen.

Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla kunnallisten viranomaisten ja toimielimien tuki- ja ylläpitotehtävistä kertyvät asiakirjat pysyvään säilytykseen tehdyn säilytysaikaesityksen mukaan, mutta kuitenkin seuraavin muutoksin ja täsmennyksin:

• Rekisteriselosteiden ja -kuvausten ja tietojärjestelmäselosteiden (yleishallinto, s. 10 ja 12) säilytysaikaperusteissa olevaa tekstiä on täydennettävä siten, että selosteet ja kuvaukset säilytetään pysyvästi, mikäli rekisterin tai tietojärjestelmän sisältämät tiedot on määrätty kokonaan tai osittain pysyvään säilytykseen sähköisessä tai muussa muodossa.
• Keskeiset sisäisen valvonnan asiakirjat säilytetään pysyvästi (yleishallinto, s. 16).
• Lääketoimikunnan/-neuvottelukunnan tai vastaavan toimielimen pöytäkirjat säilytetään määräajan (materiaalitoimi/logistiikka, s. 7).

Arkistolaitoksen päätös tulee voimaan 1.1.2002. Sitä aikaisempien kunnallisten viranomaisten ja toimielimien tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta noudatetaan Valtionarkiston 14.4.1989 ja 8.6.1989 tekemiä päätöksiä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (osat 1 ja 4).

Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat on lueteltu tämän päätöksen liitteenä.

Pääjohtaja        Kari Tarkiainen

Ylitarkastaja        Päivi Repo-Lehikoinen


LIITE Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat