19.2.2003, KA 46/43/03

Potilasasiakirjojen seulonnassa käytettävät syntymäpäiväotantamenetelmän korvaavat otantamenetelmät

Tämä päätös korvaa jäljempänä mainitulla tavalla Valtionarkiston 14.4.1989 antamassa kunnallisten terveydenhuollon asiakirjojen hävittämispäätöksessä (osa 2/1989) sekä arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäviä potilasasiakirjoja koskevassa päätöksessä 22.12.2000 (KA S 20/00) mainitun varauman, jonka mukaan arkistolaitokselta tulee hakea otantamenetelmää koskeva erillispäätös, mikäli potilasasiakirjoista ei voida ottaa syntymäpäiväotantaa.

Arkistolaitos määrää arkistolain (831/94) 8 §:n nojalla, että pysyvään säilytykseen otettavien aakkosjärjestykseen ja aikajärjestykseen arkistoitujen potilasasiakirjojen ensisijainen syntymäpäiväotannan korvaava otantamenetelmä on tasaväliotanta. Pysyvään säilytykseen otettavassa otannassa noudatetaan tasaväliotantamenetelmää siten, että arkistonmuodostajan potilasasiakirjoista säilytetään pysyvästi ensimmäinen arkisto- tai säilytysyksikkö (asiakirja, akti tai arkistokotelo) ja sen jälkeen joka 20. vastaava yksikkö (asiakirja, akti tai arkistokotelo). Suurissa (yli 100 hm) potilasasiakirjasarjoissa pysyvään säilytykseen otettavassa otannassa tasaväliotantaa sovelletaan siten, että potilasasiakirjoista säilytetään pysyvästi ensimmäinen hyllymetri ja sen jälkeen tasavälein joka 20. hyllymetri.

Toissijainen syntymäpäiväotannan korvaava otantamenetelmä on moniotantamenetelmä. Aikajärjestykseen arkistoiduissa potilasasiakirjoissa noudatetaan moniotantamenetelmää siten, että arkistonmuodostajan potilasasiakirjoista säilytetään pysyvästi ensimmäinen arkisto- tai säilytysyksikkö ja sen jälkeen joka neljäs vastaava arkisto- tai säilytysyksikkö arkistonmuodostajan ensimmäiseltä toimintavuodelta sekä nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta.

Potilasasiakirjoista pysyvään säilytykseen otetaan noin viiden prosentin suuruinen otos. Otannan yhteydessä kunkin henkilön potilasasiakirjoja (sairauskertomusta liitteineen) käsitellään yhtenä kokonaisuutena, joka kuuluu tai ei kuulu otokseen. Otanta-aineiston potilasasiakirjoja koskevat hakemistot ja rekisterit säilytetään pysyvästi.

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään joko paperi- tai mikrofilmimuodossa tai arkistolaitoksen luvalla jossakin muussa muodossa. Atk:lla ylläpidettävistä asiakirjoista on pysyvästi säilytettävät otanta-asiakirjat tulostettava paperille tai mikrofilmille viimeistään potilaan kuoltua.

Mikäli edellä mainitut syntymäpäiväotantamenetelmän korvaavat otantamenetelmät eivät sovellu pysyvään säilytykseen otettavan otannan toteuttamiseen, voidaan noin viiden prosentin suuruinen pysyvästi säilytettävä otanta ottaa jollakin muulla otantamenetelmällä, jonka käyttöön tulee saada kussakin tapauksessa arkistolaitoksen erillispäätös.

Tätä päätöstä noudatetaan 1.1.1920 lähtien kertyneisiin, ennen jatkuvan sairauskertomusjärjestelmän käyttöönottoa kertyneisiin potilasasiakirjoihin. Pysyvästi säilytetään vuotta 1920 vanhemmat asiakirjat.