ARKISTOLAITOS 4.9.1998 6/06/98
Kansallisarkisto

Valtion virastot ja laitokset

Muutos arkistolaitoksen määräykseen/ohjeeseen kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa (Dnro 1/06/95)

Vuosituhannen vaihtuminen 1.1.2000 saattaa aiheuttaa ongelmia tietojärjestelmiin ja laitteisiin mm. siksi, että aiemmin tietojärjestelmissä käytettiin ainoastaan kaksinumeroista vuosilukua.

Arkistolaitoksen määräyksessä/ohjeessa Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa (dnro 1/06/95 ) edellytetään mm. luvussa 3.2. Diaarin tietosisältö, että diaarinumero muodostetaan asian juoksevasta numerosta, diaarikaavan ryhmätunnuksesta sekä vireilletulovuoden kahdesta viimeisestä numerosta ja määräyksen liitteessä kolme (Diaariosan pysyväissäilytettävän tiedon tietomalli) kohdassa 3.3 vuosiluvun kymmenosan arvoalueeksi 2 merkkiä. Arkistolaitos ilmoittaa, että määräyksestä voidaan tältä osin poiketa, ja sen sijaan käyttää nelinumeroista vuosiluvun merkitsemistapaa. Muutos ei saa kuitenkaan vaarantaa diaarin toimivuutta siihen merkittyjen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen hakemistona, eikä toisaalta johtaa myöskään kirjattujen asiakirjojen uudelleenjärjestelyyn.

Vuosiluvun kaksinumeroinen merkitsemistapa aiheuttaa ongelmia sähköisessä diaari- tai asianhallintajärjestelmässä viimeistään silloin, kun on kulunut useita vuosikymmeniä järjestelmän käyttöönotosta. Tästä syystä arkistonmuodostussuunnitelmaan ja diaarikaavaan on tehtävä merkintä ajanjaksosta, jolloin kaksinumeroinen merkitsemistapa on ollut käytössä.

Viraston on varmistettava, että sen käytössä olevat diaari- tai asianhallintajärjestelmät toimivat virheettömästi myös 1.1.2000 jälkeen. Samoin on varmistettava, että aikaisemman ohjelmaversion aikana muodostetut, konekielisenä tallennetut ja konvertoidut tiedot pystytään käsittelemään.

Lisätietoja on saatavilla mm. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) julkaisusta: Varautuminen vuoden 2000 vaikutuksiin tietojärjestelmissä.

Pääjohtaja Kari Tarkiainen

Ylitarkastaja Juhani Tikkanen