Analogisten asiakirjojen luovuttaminen ja siirrot

Kansallisarkisto päätti 23.1.2017 (AL/2866/07.01.01.04.01/2017) ettei Kansallisarkistoon oteta vastaan viranomaisarkistojen siirtoja ainakaan ennen 1.6.2018. Päätöksen taustalla on Kansallisarkiston aineiston uudelleen sijoittelu, jossa siirretään aineistoja yhteensä 57 hkm pääosin keskusarkistoon sekä vuoden 2017 arkistolain muutos, joka antoi Kansallisarkistolle oikeuden määrätä pysyvään säilytykseen määräämiensä ja digitaaliseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen alkuperäisten kappaleiden hävittämisestä.

Julkisen hallinnon digitalisointitavoitteen mukaisesti Kansallisarkiston vuoden 2020 strategian tavoitteena on, että 80–90 % viranomaisten siirtoa odottavista asiakirjoista pyritään hävittämään digitoinnin jälkeen.

Arkiston järjestäminen muuttuu aineiston valmisteluksi digitointia varten. Korkeita arkistoteknisiä vaatimuksia kohdistuu vain niille asiakirjoille, jotka säilytetään digitoinnin jälkeenkin analogisina.

Kansallisarkistossa valmistellaan digitaaliseen muotoon siirtämiseen ja sen jälkeiseen hävittämiseen perustuvaa siirto-ohjeistusta, joka on tavoitteena saada valmiiksi keväällä 2018. Ohjeistus tulee olemaan aineistotyyppikohtainen ja kutakin viranomaista tullaan ohjeistamaan sen mukaisesti millaista siirrettävä aineisto on.

Usein kysytyt kysymykset

Muuttunut arkistolaki 1.1.2017

Arkistolakiin lisätty § 14 antaa Kansallisarkistolle toimivallan määrätä pysyvään säilytykseen määräämiensä ja digitaaliseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen alkuperäisten kappaleiden hävittämisestä tietyin lain määrittelemin ehdoin.

Kansallisarkiston strategia 2020 ja Kansallisarkiston päätös 23.1.2017 (AL2866/07.01.01.04.01/2017) siirtojen keskeyttämisestä täydentävät lainsäädännön linjauksia.

  • Aineistojen säilyttäminen pääasiassa digitaalisina on osa julkisen hallinnon digitalisointitavoitetta.
  • Mittavia paperiarkistojen järjestämishankkeita ei enää aloiteta sillä painopiste siirretään digitointiin.
  • 80–90 % viranomaisissa siirtoa odottavista asiakirjoista hävitetään digitoinnin jälkeen.

Arkistolaki ei ole muuttunut arkistosiirtoja koskevilta osiltaan.

  • Asiakirjat on siirrettävä siten kuin Kansallisarkisto erikseen määrää.
  • Asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta ja sen kustannuksista vastaa edelleen viranomainen.

Siirtojen keskeytys

Milloin siirrot taas jatkuvat?

  • Arkistosiirrot jatkuvat aikaisintaan 1.6.2018, pääosin ainoastaan digitaalisessa muodossa.

Saammeko luovuttaa edelleen analogisia aineistoja?

  • Analogisten aineistojen luovuttaminen ei ole toistaiseksi mahdollista, lukuun ottamatta tiettyjä sopimuskohtaisia poikkeuksia. Arkistoaineistoja ei enää valmistella pysyvään säilytykseen paperimuodossa vaan digitoitavaksi ja sen jälkeen suurimmalta osaltaan hävitettäväksi. Siirtokuntoon saattaminen muuttuu digitoinnin valmisteluksi, jossa ei enää ole välttämättä tarpeen noudattaa perinteistä järjestämistä arkistorakenteeseen. Kansallisarkistossa on aloitettu digitaaliseen muotoon siirtämiseen ja sen jälkeiseen hävittämiseen perustuvan siirto-ohjeen valmistelu.

Meiltä on menossa toimitilat alta. Mitä teemme?

  • Viranomainen on itse vastuussa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä kunnes ne luovutetaan Kansallisarkistoon. Akuuttien tilaongelmien kohdalla Kansallisarkistosta voi tiedustella mahdollisuutta vuokrata maksullista säilytystilaa määräajaksi. Näissä tapauksissa tehdään aina erillinen talletussopimus, ja aineistojen omistusoikeus säilyy edelleen viranomaisella.
  • Ennen kesäkuuta 2018 emme voi ottaa edes talletukseen suuria määriä aineistoja, mutta sen jälkeen kun valtaosa keskusarkistosiirroista on tehty, varmistuu Kansallisarkiston toimipaikkojen ja erityisesti Helsingin toimipaikkojen vapaan tilan määrä ja suuremmatkin hyllymetrimääräiset talletukset voivat olla mahdollisia. Mikäli tilatarve on tätä aikataulua kiireellisempi, viranomaisen on itse etsittävä aineistoille asianmukaiset väistötilat. Talletussopimuksen tekeminen tarkoittaa, että tulevat digitointikustannukset ja 40 vuotta nuoremman aineiston vuokra ovat viranomaisen vastuulla. Kansallisarkistolle aineistot voi luovuttaa vasta digitaalisessa muodossa ja erikseen arvonmääriteltävissä poikkeustapauksissa sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
  • Kansallisarkiston keskusarkiston ja siihen liittyen logistiikkajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä vuonna 2018 uudelleen sijoitetaan n. 57 hkm aineistoja. Tällä on suora vaikutus siihen, milloin talletuksia voidaan ottaa vastaan. Helsingissä myös Sörnäisten toimipisteen sulkeminen vaikuttaa tilakapasiteetin käyttöön.

Uusi siirtoprosessi

Miten aineistot jatkossa siirretään Kansallisarkistoon?

  • Pysyvästi säilytettävät asiakirjat otetaan Kansallisarkistossa vastaan jatkossa sähköisessä muodossa. Tämä tarkoittaa sekä syntysähköisiä aineistoja että uuden digitointiprosessin mukaisesti digitoituja aineistoja. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ensisijainen säilytysmuoto tulee olemaan digitaalinen. Tässä yhteydessä tulee huomioida myös Kansallisarkiston päätös sähköisiin diaareihin ja asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteritietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä vain sähköisesti (AL 16465/07.01.01.03.02/2016).
  • Uuden digitointiprosessin myötä asiakirjojen säilytysmuoto muuttuu ja täten mahdollistetaan analogisten asiakirjojen hävittäminen. Poikkeuksen muodostavat kulttuurihistoriallisesti merkittävät aineistot sekä esimerkiksi oikeusturvan kannalta merkittävät aineistot. Näiden aineistojen osalta myös analogiset asiakirjat säilytetään ja luovutetaan Kansallisarkistoon. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen määrittelyä tekee parhaillaan kansallinen työryhmä, joka koostuu useiden eri alojen asiantuntijoista.
  • Viranomaisen vastuulla ovat digitaaliseen muotoon siirtämisen prosessin vaiheet erityisesti ennen digitointia: aineiston fyysinen digitoinnin valmistelu sekä välttämättömien metatietojen tuottaminen.
  • Kuvailu- ja metatietojen tuottaminen tulee tapahtumaan pääosiltaan automaattisesti digitoinnin jälkeen.

Onko olemassa uusia ohjeita joiden avulla voisimme edetä aineistojen valmistelussa jo nyt?

  • Uusia siirtovalmisteluja / järjestämisprojekteja ei kannata aloittaa nykyisellä ohjeistuksella, koska nykyisen kaltaista yleisohjetta ei tulla antamaan, vaan ohjeistus on aineistotyyppikohtaista. Tällä hetkellä Kansallisarkistolla ei vielä ole viranomaisille annettavaa ohjeistusta aineistojen valmisteluun, joten siirtovalmistelut kannattaa toistaiseksi mieluummin siirtää myöhäisempään ajankohtaan.
  • Jo käynnissä olevien järjestämisprojektien keskeyttämistä kannattaa myös vakavasti harkita, sillä digitoinnin valmistelun yhteydessä nämä aineistot joudutaan käsittelemään kuitenkin uudelleen.
  • Uudet käynnistyvät siirtovalmistelut tullaan tekemään uusien ohjeistuksien mukaisesti.

Jos joka tapauksessa haluamme järjestää aineistoja jollekin tasolle, täytyykö enää hankkia arkistokelpoisia suojamateriaaleja?

  • Pääsääntöisesti ei: korkeita säilytysvälineitä koskevia arkistoteknisiä vaatimuksia asetetaan vain niille asiakirjoille, joita ei hävitetä digitoinnin jälkeen.

Tarvitsemme seulontapäätöksen, jotta voisimme edes seuloa aineistoja. Kannattaako tässä vaiheessa lähettää analogisiin aineistoihin kohdistuvia seulontaesityksiä?

  • Analogisten aineistojen seulontaa voidaan edelleen tehdä kuten tähänkin asti. Seulontaesityksiä voi siis edelleen lähettää Kansallisarkistoon.  On kuitenkin suositeltavaa ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon ennen seulontaesityksen laadintaa ja Kansallisarkistolle lähettämistä.

Milloin tarkemmat ohjeet siirto-/digitoinnin valmisteluun valmistuvat?

  • Tavoiteaikataulu ohjeistuksen valmistumiselle on 1.6.2018. Osittain pitkä valmisteluaika johtuu siitä, että ohje ei ole enää kaikille sama yleisohje vaan aineistotyyppikohtainen ohje ja osittain siitä, että digitoinnin toteuttamistapa vaikuttaa siirtojen toteuttamistapaan.

Mikä taho digitoinnin toteuttaa ja kuka sen maksaa?

  • Digitointi voi tapahtua joko Kansallisarkiston toteuttamana  tai erillisenä keskitettynä tai hajautettuna hankkeena, jossa siirtoa odottavat asiakirjat muutetaan digitaaliseen muotoon. Kansallisarkisto ei kuitenkaan tee päätöstä toteuttamis- ja rahoitusmallista. Päätös tehdään valtioneuvostossa. Tavoitteena on, että aineistojen yksityiskohtaiset käsittelysuunnitelmat, joita digitaaliseen muotoon siirtäminen edellyttää, laaditaan viranomaiskohtaisesti yhteistyössä viranomaisten kanssa. Tästä syystä myös varsinaisen digitoinnin aloittamisen ajankohta on vielä avoinna.

Milloin meidän organisaatiomme saa oman aineistojen käsittelysuunnitelman?

  • Organisaatiokohtaisten aineistojen käsittelysuunnitelmien laatiminen yhteistyössä viranomaisten kanssa alkaa sen jälkeen kun yleisen tason aineistotyyppikohtainen ohjeistus on valmistunut ja viranomaisten hallussa olevan analogisen aineiston määrä ja laatu on saatu kartoitettua.

Voimmeko digitoida aineistoja itse, ja onko tätä varten saatavissa ohjeet/ohjausta?

  • Kansallisarkistolla on olemassa suositus asiakirjallisen kulttuuriperinnön digitoinnin laatukriteereiksi (15.8.2008, AL/11130/07.01.02.04.02/2008), sekä vaatimukset digitoidulle aineistolle (24.8.2016, AL/11130/07.01.02.04.02/2008).
  • Edellä mainitut kriteerit ja vaatimukset eivät kuitenkaan mahdollista pysyvästi säilytettävien aineistojen digitointia siten, että digitoinnin jälkeen tapahtuva analogisen aineiston hävittäminen olisi mahdollista. Uusi digitointiprosessi on vasta suunnitteilla.
  • Tällä hetkellä ei siis vielä voida antaa ohjeistusta sellaiseen digitointiin, joka varmuudella mahdollistaisi analogisten aineistojen hävittämisen digitoinnin jälkeen.
  • Digitoinnille on tulossa tiukat laatu- ja prosessivaatimukset yhdenmukaisen toiminnan ja aineiston eheyden varmistamiseksi.

Mihin luovutetut aineistot tallennetaan ja miten niitä pääsee käyttämään?

  • Digitaalisessa muodossa luovutetut aineistot tallennetaan SAPA-järjestelmään, joka ei vielä ole käytössä. Ennen SAPA:n valmistumista ja käyttöönottoa mitään analogisia aineistoja ei voida vielä hävittää. Sähköisten aineistojen laajamittainen luovutus voi alkaa vasta SAPA:n käyttöönoton jälkeen.

Vakka Extranet

Voimmeko saada tunnukset Vakka Extranettiin luettelointia varten?

  • Uusia tunnuksia ei enää myönnetä.

Voitteko avata uuden arkiston / tuoda pohjatietoja?

  • Uusia arkistoja ei enää avata, eikä uusia pohjatietoja tuoda.

Kannattaako Vakka Extranettiin ylipäätään luetteloida enää aineistoja?

  • Uusien sarjojen luettelointiin ei kannata lähteä.
  • Jo aloitetut kokonaisuudet, joiden luetteloinnista Kansallisarkiston kanssa tänä vuonna on sovittu, voidaan tehdä loppuun.  Myös kuvailutiedot kannattaa siinä tapauksessa päivittää kuntoon, samoin kuin käyttörajoitukset.
  • Esimerkiksi Hallituskadun toimipisteeseen aineistoja siirtävillä ministeriöillä on poikkeuslupa Vakka Extranetin käyttöön.

Mitä tapahtuu Vakka Extranettiin luetteloiduille aineistoille, joita ei mahdollisesti saada digitoitua/siirrettyä vielä vuosiin?

  • Nämä tiedot viedään aikanaan suoraan AHAA-järjestelmään.

Lisätietoja tarvittaessa antavat johtaja Päivi Hirvonen ja ylitarkastaja Tuula Leskelä.

Lisäksi kannattaa tutustua 10.2.2017 julkaistuun blogikirjoitukseen "Arkistolain muutos ja viranomaisarkistojen vastaanotto Kansallisarkistoon".