Säilytyspäätöspalvelu

Kansallisarkisto laatii viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontapäätöksiä. Seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on säilytettävä pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto.

Seulontaesitys voi koskea kaikkea viranomaisen toiminnassa syntyvää asiakirjatietoa tai ainoastaan osaa siitä. Sen kohteena voi myös olla yksi tai useampi rekisteri tai tietokanta. Seulontaesitys voi koskea myös yksinomaan säilytettyjä asiakirjoja.

Seulontaesityksen tulee sisältää viranomaisen tehtäväluokitus, mahdollinen tiedonohjaussuunnitelma (tai sen osa) sekä tietojärjestelmäselosteet, jotka liittyvät viranomaisen päätehtävissään ylläpitämiin sähköisiin tietojärjestelmiin. Rekisterien ja tietokantojen osalta tarvittavat tiedot ilmoitetaan seulontaesityslomakkeella. Paperimuotoisten asiakirjojen osalta seulontaesityksen tulee sisältää tiedot viranomaisen tehtävistä, niihin liittyvistä asiakirjoista ja niiden rajavuosista.

Toimi näin

  • Tutustu ohjeisiin ja seulontaesityslomakkeeseen.
  • Viranomainen toimittaa seulontaesityksen liitteineen Kansallisarkistoon kirjaamoon (kirjaamo@arkisto.fi).
  • Seulontaesityksen käsittelyaika on kolme kuukautta. Yksittäisissä tapauksissa, joissa esityksen sisältämiä tietoja joudutaan täydentämään, käsittelyaika voi olla pidempi.
  • Palvelu on maksuton.

Lisätietoa säilytyspäätöksistä löydät täältä.