Yleistä kyselystä

K: Onko kyselyyn vastaamiseksi mahdollista saada yhtään lisäaikaa? Kysely tulee outoon aikaan keskellä kesää.  

Kansallisarkisto on tietoinen kyselyn hankalasta ajankohdasta. Kyselyn taustalla on valtioneuvoston periaatepäätöksen valmistelu analogisten asiakirjojen digitoinnista.  Kansallisarkistolta on pyydetty tiedot analogisten aineistojen kokonaismääristä syyskuun alkuun mennessä.  Lisäksi maakuntauudistuksen valmistelu edellyttää tietoja aineistomääristä. 

Edellä mainituista reunaehdoista johtuen kyselyn toteuttamisajankohta on keskellä kesää, eikä sitä voida valitettavasti muuttaa.  
 
K: Olisiko kysely mahdollista saada paperiversiona? Se helpottaisi kyselyyn vastaamista. 

Oheinen linkki johtaa kyselyn pdf-muotoiseen kyselylomakkeeseen: 

Voitte tulostaa kyselylomakkeen paperille ja käyttää sitä apuvälineenä tietojen keräämisen aikana. Muistakaa kuitenkin vastata kyselyyn alkuperäisessä sähköpostiviestissä olevan sähköisen linkin kautta avautuvalla sähköisellä lomakkeella.  

Em. linkki johtaa Kansallisarkiston Tiekartta-sivustolle

Aineistomäärien ilmoittaminen

K: Millä tasolla aineistomäärät tulee ilmoittaa? Ohjeessa sanotaan ”karkealla tasolla”, mutta mikä on karkea taso?  

Lähtökohtana on, että organisaatio ilmoittaa aineistojen tiedot niin tarkalla tasolla kuin tiedot on saatavissa vaivattomasti (ilman erillisiä mittauksia). Vastausten luotettavuuden kannalta noin 10% heitto on sallittu. Toisin sanoen, jos aineistoa on muutama kymmenen hyllymetriä voi arvio heittää todellisesta määrästä muutamia hyllymetrejä. Jos aineistoa on useampi sata hyllymetriä, voi arvio heittää todellisesta määrästä useampia kymmeniä hyllymetrejä.  
 
K: Organisaatiollamme on paljon ns. seulomatonta aineistoa eli aineistoa, jonka osalta ei ole Kansallisarkiston päätöstä pysyvästä säilyttämisestä. Mitä vastaamme tämän aineiston osalta? 

Seulomaton eli Kansallisarkiston tekemää arvonmääritystä vaille oleva aineisto tulee laskea mukaan aineiston kokonaismäärään. 

Seulomattoman aineiston osalta tulee laskea karkea arvio, mikä osuus siitä on pysyvästi säilytettävää ja mikä määräajan säilytettävää. Tällaisen arvion voi muodostaa perustuen siihen mikä on organisaatioiden muiden aineistojen seulontalinja (pysyvästi säilytettävän aineiston prosenttiosuus) tai perustuen organisaation omaan näkemykseen pysyvästi säilytettävän aineiston osuudesta.  

Kyselyn toisessa vaiheessa syyskuussa 2017 tullaan kartoittamaan organisaatio- ja arkistokohtaisesti seulomattoman eli arvonmääritystä vaille olevan aineiston hyllymetrimäärä. 
 
K: Organisaatiollamme on paljon järjestämätöntä aineistoa, eikä tarkkojen hyllymetrimäärien ilmoittaminen ole siksi mahdollista. Lisäksi aineiston ominaisuuksien selvittäminen järjestämättömästä aineistosta on vaikeaa. Miten vastaamme kyselyyn?  

Myös järjestämätön ja/tai luetteloimaton aineisto tulee sisällyttää mukaan vastauksissa ilmoitettaviin hyllymetrimääriin. Vastauksissa voi ilmoittaa arvion.  
 
K: Organisaatiomme arkistotiloissa on säilytyksessä (vuokralla) myös toisen organisaation aineistoja. Tuleeko meidän ilmoittaa myös nämä aineistomäärät? 

Organisaation tulee ilmoittaa vain oman aineiston määrät riippumatta siitä kenen omistamissa tiloissa ne sijaitsevat. Tämän vuoksi vuokraavan organisaation tulee sisällyttää ko. aineistot omaan vastaukseensa, ei vuokranantajaorganisaation. 

K: Miksi myös määräajan säilytettävät asiakirjat on laskettava mukaan ja ilmoitettava kyselyssä? Digitoidaanko nekin?

Kyselyllä on tarkoitus selvittää, kuinka paljon valtionhallinnon organisaatioilla on ylipäänsä pysyvästi ja määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Digitoitavien aineistojen osalta ei ole vielä olemassa tarkkaa linjausta. Kyselyiden pohjalta voidaan tehdä linjauksia siitä, miltä osin myös määräajan säilytettäviä asiakirjoja mahdollisesti digitoidaan. Tähän vaikuttaa myös asiakirjojen säilytysaika, ikä, käyttötarve ja kustannukset. Jotta esittämänne aineistomäärät ovat mahdollisimman yhdenmukaisia muiden virastojen esittämien tietojen kanssa, niin myös määräajan säilytettävät asiakirjat tulee laskea ilmoitettaviin aineistomääriin mukaan.

Maakunnille siirtyvät aineistot

K: Organisaatiossamme ei ole vielä tehty päätöstä siitä, mitkä aineistot siirtyvät maakuntahallinnolle. Miten kysymykseen voi vastata? 

Organisaation tulee esittää tässä arvio siitä miten paljon sillä on analogisessa muodossa olevia aineistoja, jotka
1) liittyvät keskeneräisiin asioihin ja joiden käsittely jatkuu maakuntien alaisuudessa
2) muut aineistot, joita maakunnat tarvitsevat siirtyvien tehtävien keskeytyksettömän hoitamisen varmistamisessa. 

Organisaation ei tule laskea mukaan maakunnille siirtyviksi aineistoiksi sellaisia aineistoja, jotka eivät ole maakuntien operatiivisen toiminnan kannalta tarpeellisia. Näitä ovat esimerkiksi vanhemmat keskusarkistoissa säilytettävät asiakirjat, joilla on ainoastaan tietopalvelun kannalta merkitystä, mutta ei tehtävän hoitamisen kannalta merkitystä. 

Organisaatio ei tule laskea mukaan maakunnille siirtyviksi aineistoiksi terveydenhuollon potilasasiakirjoja, muita potilaan hoidossa syntyviä asiakirjoja eikä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja.

K: Onko mahdollista yksilöidä tarkemmin, mitkä kaikki tehtävät siirtyvät kunnilta maakunnille?

Tuleville maakunnille siirtyvät tehtävät on esitetty mm. www.alueuudistus.fi -sivustolla, josta saa muutenkin lisätietoa maakuntauudistuksesta.

Maakuntien tehtävät on listattu kattavasti esimerkiksi oheisessa dokumentissa.

K: Voisitteko tarkentaa, mitä tarkoitetaan maakunnille siirtyvillä ”hallinnollisilla tehtävillä”?

Kyselyssä on käytetty termiä “hallintotehtäviä” erotuksena potilaan hoitoon liittyvistä tai sosiaalihuollon asiakastyön tehtävistä, joiden osalta aineistomääriä ei tällä kyselyllä selvitetä. Hallintotehtävillä tarkoitetaan siis laajasti kaikkia sellaisia hallintotehtäviä (henkilöstö, talous, yleishallinto, tiedonhallinta, hankinnat, omaisuuden hallinta, jne.), jotka liittyvät kunnilta maakunnille siirtyviin tehtäviin. Kyselyn yhteydessä termi ”hallintotehtävät” tulee käsittää varsin laajasti.

K: Kuinka pitkältä ajalta asiakirjoja on tarkoitus siirtää maakunnille / mistä vuodesta alkaen asiakirjat on tarkoitus siirtää maakunnille?

Kyselyssä ei ole annettu valmiiksi rajavuosia maakunnille siirtyvän aineiston osalta, koska tarkkoja vuosia ei ole määritelty. Tarvittavien aineistojen rajavuodet voivat vaihdella tehtäväkohtaisesti ja toimijakohtaisesti. Organisaatiokohtaisesti ja tehtäväkohtaisesti tulee siis arvioida, kuinka pitkältä ajanjaksolta kohdat 1 ja 2 täyttävää aineistoa on.

1. Keskeneräisiin asioihin liittyvät aineistot, joiden käsittely jatkuu maakuntien alaisuudessa

2. Muut aineistot, joita maakunnat tarvitsevat siirtyvien tehtävien keskeytyksettömän hoitamisen varmistamisessa

Kyselyn vastaamisessa riittää karkean tason arvio siitä, miltä vuosilta kohtien 1 ja 2 mukaista aineistoa on ja sen perusteella arvio siitä, kuinka paljon aineistoa on.

K: Koskeeko tämä kysely myös kaupungin / kuntien yhtiöitä?

Kyllä. Aineistokysely koskee myös kaupungin / kuntien yhtiöiden julkisten tehtävien hoitoon liittyviä asiakirjoja siltä osin, kun kyse on maakunnille siirtyvistä tehtävistä. Kyselyssä ilmoitetaan aineistomääräarviot vain niiltä osin, kun kyse on operatiivisessa toiminnassa tarvittavista aineistoista eli:

1. Keskeneräisiin asioihin liittyvät aineistot, joiden käsittely jatkuu maakuntien alaisuudessa

2. Muut aineistot, joita maakunnat tarvitsevat siirtyvien tehtävien keskeytyksettömän hoitamisen varmistamisessa