Tiekartta paperiarkistojen muuttamiseksi digitaaliseen muotoon

Mikä on tiekartta?

Kansallisarkisto valmistelee tiekarttaa, joka kertoo miten valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan tulevaisuudessa digitaaliseen muotoon ja säilytetään pelkästään digitaalisina. Tiekartta koskee myös kuntien aineistoja siltä osin kun on kyse maakunnille siirtyvistä aineistoista.

Tiekartan lähtökohtana on, että valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevia arkistoja ei enää siirretä Kansallisarkiston säilytykseen paperimuodossa, vaan aineistot digitoidaan ja siirretään Kansallisarkistoon digitaalisessa muodossa. Samassa yhteydessä valtaosa paperiaineistosta myös hävitetään. Samat periaatteet koskevat myös niitä aineistoja, jotka siirtyvät kunnilta uusille maakunnille.

Lähtökohdat

  • Aineistoja ei digitoida organisaation oman tarpeen perusteella, vaan digitointi tehdään arkistolle kokonaisuudessaan.
  • Alkuperäisiä paperikappaleita ei säilytetä, vaan pääsääntö on niiden hävittäminen. Aineisto on jatkossa vain digitaalista.

Valtioneuvoston periaatepäätös

Valtioneuvosto on antanut 21.6.2017 periaatepäätöksen virastojen asiakirja-aineistojen digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä. Periaatepäätöksen mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä.

Periaatepäätös

Kysely

Laajamittaisen digitoinnin toteuttaminen edellyttää tarkkaa tietoa paperiaineistojen määristä sekä niiden digitointiin vaikuttavista ominaisuuksista, kuten paperin koosta tai sen kunnosta.

Tiekartan pohjaksi Kansallisarkisto selvittää valtionhallinnon organisaatioiden sekä kunnilta maakunnille siirtyvien aineistojen tarkempia tietoja. Tiekarttaan liittyvä tiedonkeruu toteutetaan kahdessa vaiheessa:

  • 1-vaihe: kysely organisaatioiden hallussa olevien paperiaineistojen määristä ja niiden aineistotyypeistä.
  • 2-vaihe: tarkennettu arkistokohtainen kysely aineiston ominaisuuksista: aineiston laadusta, kunnosta, kuvailun tasosta, käyttörajoituksista sekä muista ilmentymistä.

Kyselyn 1-vaihe on käynnistynyt 20.6.2017 ja organisaatioilla on vastausaikaa siihen 18.8.2017 asti. Kyselyllä selvitetään karkean tason tietoja organisaatioiden hallussa olevan paperiaineiston määrästä. Valtionhallinnon organisaatioille on toimitettu oma kyselynsä ja maakuntahallinnoille siirtyvien tehtävien osalta on toimitettu oma kyselynsä kunnille, maakuntaliitoille, sairaanhoitopiireille, ELY-keskuksille ja TE-toimistoille.

Kansallisarkisto on jatkanut valtionhallinnon organisaatioille toimitettua kyselyä 25.8.2017 asti ja maakuntahallinnoille siirtyvien tehtävien osalta kunnille, maakuntaliitoille, sairaanhoitopiireille, ELY-keskuksille ja TE-toimistoille toimitettua kyselyä 31.8.2017 asti.

Kyselyn 2-vaihe toteutetaan elokuun 2017 lopussa ja syyskuun ensimmäisen puoliskon aikana. Toisessa vaiheessa organisaatioilta pyydetään huomattavasti yksityiskohtaisempia tietoja aineistosta jaoteltuna arkistoittain. Toisen vaiheen kyselyyn vastaaminen voi edellyttää organisaatiolta jonkin verran selvitystyötä ja esim. aineistojen tilan tarkastamista arkistotiloista.

Kyselyn 1-vaiheen liitteet

valtionhallinnon organisaatiot

kuntaorganisaatiot

Lisätietoja

Tiekarttaa koskevat kysymykset ja tiedustelut pyydetään osoittamaan osoitteeseen tiekartta@arkisto.fi.

Tiekartta - UKK

Tutustu tiekarttakyselyyn liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja niiden vastauksiin kotisivullamme.