Hyppää pääsisältöön

Tiekartta

Mikä on tiekartta?

Tiekartta on Kansallisarkiston vuonna 2017 kahdessa vaiheessa toteuttaman laajan viranomaiskyselyn pohjalta valmistelema suunnitelma, jossa määritellään, missä järjestyksessä valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan digitaaliseen muotoon. Kansallisarkiston kysely analogisista aineistoista.

Tiekarttavalmistelun lähtökohtana on valtioneuvoston periaatepäätös 21.6.2017, jonka mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirja-aineisto digitoidaan vuoteen 2030 mennessä.  Valtioneuvoston periaatepäätös.

Tiekartan pääperiaatteet ovat:

  • Aineistoja ei digitoida organisaation oman tarpeen perusteella, vaan digitointijärjestyksen lähtökohtana on valtiosektorinäkökulma, jossa aineistoja tarkastellaan kokonaisuutena. Pääpaino on pysyvästi säilytettävän aineiston digitoimisessa.
  • Kun asiakirjan tietosisältö on muutettu digitaaliseen muotoon, analogiset alkuperäiskappaleet hävitetään. Aineisto säilytetään ja on käytettävissä jatkossa digitaalisena.

Tiekarttavalmistelu on osa laajempaa massadigitointiin siirtymisen kokonaisuutta, jonka suunnittelu käynnistyi vuonna 2017 toteutetussa massadigitoinnin suunnitteluprojektissa. Siinä määriteltiin massadigitoinnin prosessi ja toteutustapa. Valmistelu jatkuu vuoden 2019 alkupuoliskolle ulottuvassa jatkosuunnitteluprojektissa, jossa keskitytään digitointiprosessissa käytettävien välineiden ja menetelmien rakentamiseen ja testaamiseen. Tutustu massadigitointi projektiin.Tiekartan aikaisempiin vaiheisiin voit tutustua vuoden 2017 suunnitteluprojektin loppuraportista ja muista julkaisusta.

Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaan Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistosiirtoja vastaan vain sähköisessä muodossa. Käytännössä kaikki paperiarkistot sijoitetaan tiekarttaan ja niiden mahdollinen siirtäminen analogisessa muodossa Kansallisarkistoon tapahtuu tiekartan määrittämässä aikataulussa ja järjestyksessä.                    

Tiekartan rajaukset

Vuoteen 2030 ulottuvan massadigitoinnin suunnittelussa valtionhallinnon aineistokokonaisuudesta on mm. aineiston muotoon, fyysiseen kuntoon, säilytysaikaan ja käyttörajoituksiin perustuen määritelty noin 160 hyllykilometrin laajuinen kokonaisuus. Rajausten ulkopuolelle jäävän ns. erityisaineiston valmistelu muodostaa oman kokonaisuutensa.

Aineiston digitoinnin etenemisjärjestys, kriteerit ja aikataulut

Tiekarttasuunnittelussa 160 hyllykilometrin aineistokokonaisuus on jaettu neljään ryhmään. Ryhmäjako on tehty massadigitoinnin aikataulun ja aineistojen digitoitavuuteen vaikuttavien kriteerien perusteella. Kriteereistä löydät lisätietoa tiekarttasuunnitelman ensimmäisestä versiosta.

Massadigitointi on tarkoitus käynnistää aineistolla, joka on helposti digitoitavaa, jolla on merkittävä käyttötarve ja jonka organisaatio kykenee valmistelemaan siirtovalmiiksi suunnitellun aikataulun mukaisesti. Tiekartan ensimmäinen ryhmä on käytännössä massadigitoinnin tuotannon käynnistämisvaihe, joka kestää arviolta noin kaksi vuotta. Tämän jälkeen siirrytään täyteen tuotantovauhtiin, jossa koko aineistokokonaisuus jaotellaan niin, että se saadaan digitoitua vuoteen 2030 mennessä. Viime kädessä massadigitoinnin toteuttaminen on riippuvainen myönnettävästä rahoituksesta.

Aineiston jaottelu ja digitointijärjestyksen kriteerit käyvät ilmi seuraavasta taulukosta:

Tiekartan aikataulu

Ryhmät Määrät (yht. 160 hkm) Kriteerit
1. ryhmä 12 hkm

1. Aineistojen nopea ja helppo digitoitavuus

2. Viranomaisen kyvykkyys saattaa aineistot digitoinnin siirtokuntoon

3. Aineiston suuri käyttötarve

2. ryhmä ~41 hkm

1. Aineiston suuri käyttötarve

2. Organisaatio- ja arkistotilamuutokset

3. Toimintansa pitkälle digitalisoineet organisaatiot → loppujen paperien digitointi

 3. ryhmä ~49 hkm 

1. Aineistot hitaasti digitoitavia

2. Aineistojen vähäinen käyttötarve

4. ryhmä ~58 hkm

1. Aineistot hitaasti digitoitavia

2. Aineistojen vähäinen määrä

3. Ei voida luopua arkistotiloista

4. Organisaatio ei vielä toimi digitaalisesti

Tiekartta toteutetaan yhteistyössä viranomaisten kanssa. Käytännön valmistelu tapahtuu tiekarttaryhmässä, jossa kaikki hallinnonalat ovat edustettuina.

Tällä hetkellä (9.3.2018) viimeistellään tiekartan organisaatio- ja aineistokohtaista digitoinnin etenemisjärjestystä ja muita tiekarttasuunnitelma-asiakirjoja, jotka yhdessä massadigitointiprojektissa valmisteltavan viranomaisohjeistuksen sekä päivitettyjen kustannushyötylaskelmien kanssa toimitetaan hallinnonaloille lausunnolle loppukevään aikana.

Tässä vaiheessa tiekartassa keskitytään valtionhallinnon virastojen ja laitosten aineistoihin. Linjauksia maakunnille siirtyvien aineistojen mahdollisesta digitoinnista ei toistaiseksi ole tehty.

Tiekartan valmistelua koskevat ajankohtaiset tiedot päivitetään tälle sivustolle eli osoitteeseen www.arkisto.fi/tiekartta.

Tiekarttaa koskevat kysymykset ja tiedustelut voit lähettää osoitteeseen tiekartta@arkisto.fi.

Tiekartta - UKK: Tutustu tiekarttakyselyyn liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja niiden vastauksiin tästä.