Ohjeet yksityisarkiston luovuttajalle

Yksityisarkistot täydentävät viranomaisarkistojen antamaa kuvaa suomalaisesta yhteiskunnasta. Kansallisarkiston tavoitteena on yhteistyössä muiden yksityisarkistoja vastaanottavien toimijoiden kanssa varmistaa teemallisesti, ajallisesti ja alueellisesti monimuotoisen ja yhteiskunnallisesti edustavan yksityisen arkistoaineiston talteen saanti.

Yksityisarkistolla tarkoitetaan yhdistyksen, henkilön, perheen tai suvun toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta (pöytäkirjoja, tilinpäätöksiä, toimintasuunnitelmia ja – kertomuksia, kirjeitä, päiväkirjoja, valokuvia jne.). Irralliset paperit (yksittäiset todistukset, kirjeet, valokuvat ym.) eivät muodosta arkistoa. Erillistapauksissa myös arvokkaat kokoelmat tai yksittäiset asiakirjat voivat kuitenkin tulla kysymykseen luovutuskohteina.

Esineet, kuten esim. mitalit tai standardit eivät kuulu arkistoon. Lehtien vuosikerrat ja muut painotuotteet kuuluvat kirjastoihin, elleivät ole sen henkilön tai yhteisön omia tuotoksia, jonka arkistosta on kyse.

Kansallisarkisto yksityisarkistojen vastaanottajana

Kansallisarkisto ottaa vastaan sekä merkittäviä yhteisöarkistoja että sellaisia henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja, joihin liittyvillä toimijoilla on julkinen kansallinen, alueellinen tai paikallinen identiteetti.

Saman asian tai teeman päällekkäistä säilyttämistä pyritään välttämään. Tämän vuoksi esim. yhdistysarkistoista otetaan ensi sijassa vastaan valtakunnallisen ja piiritason järjestöjen aineistoja.  Paikallisyhdistysten arkistoja otetaan rajoitetusti

Muita yksityisarkistojen luovutuspaikkoja ovat esim. yksityiset keskusarkistot ja eräät muut toimijat. Mikäli tarjottu yksityisarkisto ei ole arkistolaitoksen hankintapolitiikan mukainen, Kansallisarkisto ohjaa muun arkistotahon puoleen.

Hyvä ottaa huomioon arkiston luovuttamista harkittaessa

Kansallisarkisto ei ota vastaan sellaisia yhteisöarkistoja, jotka kuuluvat jonkin yksityisen keskusarkiston/ valtionapuarkiston hankintaprofiiliin.

Kansallisarkistoon ei myöskään oteta vastaan sellaisia asiakirjoja, jotka ovat arkistolaitoksen seulontanormien ja -ohjeistuksen mukaan hävitettäviä.

Aiemmin vastaan otettuihin yksityisarkistoihin ei oteta automaattisesti lisäyksiä, vaan aineiston täydentämisestä on aina sovittava erikseen.

Kovin nuorta aineistoa ei oteta vastaan, paitsi jos henkilö on kuollut tai yhteisön toiminta loppunut. Yleensä otetaan vastaan 10 vuotta vanhempaa aineistoa vähintään viiden vuoden erissä. Olisi toivottavaa, että yksityishenkilöt pyrkisivät luovuttamaan aineistokokonaisuutensa itse elinaikanaan tai sopimaan luovutuksen ehdoista Kansallisarkiston kanssa.

Kansallisarkisto ei ota vastaan homeisia tai muuten huonokuntoisia aineistoja, ellei kyse ole merkittävästä aineistosta tai luovuttaja sitoudu huolehtimaan konservointikustannuksista.

Kansallisarkisto ei toistaiseksi sitoudu vastaamaan yksityisen arkistoaineiston säilyttämisestä ja käyttöön antamisesta yksinomaan digitaalisessa muodossa. Digitaalisena aineistoa otetaan vastaan pääsääntöisesti vain käyttökopioiksi KDK-standardisalkun mukaisissa formaateissa ja tallennevälineillä. Käyttökopioiden konvertointia ei suoriteta.

Perustelluista syistä voidaan tehdä poikkeuksia em. linjauksista.

Arkiston luovuttamisen vaiheet

1) Yhteydenotto

Yksityisarkiston Kansallisarkistoon luovuttaminen alkaa aina yhteydenotolla Kansallisarkistoon. Suositeltavin yhteydenottotapa on sähköposti kirjaamoon, osoittella kirjaamo[@]arkisto.fi. Yhteydenoton yhteydessä varmistetaan, että aineisto kuuluu Kansallisarkiston hankintapolitiikan piiriin.

Tämän arvioimiseksi tarvitaan seuraavia tietoja:

  • kenen henkilön tai minkä yhteisön aineistosta on kysymys
  • miltä vuosilta aineistoa on
  • kuinka paljon aineistoa on
  • millaisia erityyppisten asiakirjojen kokonaisuuksia arkistoon sisältyy (esim. kirjeitä, pöytäkirjoja, tiliasiakirjoja jne.).
  • Mikäli luovuttaja arvelee luovutettavaan arkistoon sisältyvän arkaluonteisia henkilötietoja tai muita käyttörajoituksia, on hyvä mainita yhteydenotossa siitäkin.

2) Harkinta ja päätös

Mikäli aineisto periaatteessa kuuluu Kansallisarkiston hankintapolitiikan piiriin, käynnistyy prosessi, jonka kuluessa varmistetaan, että tarjottava aineisto sisältää tietoa siitä toiminnasta tai muusta syystä, jonka vuoksi arkisto olisi syytä ottaa vastaan. Päätös aineiston vastaanottamisesta edellyttää valmistelutyötä, eikä siis voi tapahtua välittömästi. Mikäli myönteinen päätös vastaanottamisesta tehdään, neuvotellaan siitä minne, miten ja millä ehdoilla luovutus tapahtuu. 

3) Aineiston luovutuskuntoon saattaminen

Yksityisarkistojen hankinta Kansallisarkistoon perustuu menettelyyn, jossa luovuttaja pääsääntöisesti vastaa aineiston saattamisesta käyttökuntoon eli luovutuskuntoon. Ohje aineiston käsittelystä, luetteloinnista ja kuvailusta toimitetaan luovuttajalle, kun päätös vastaanotosta on tehty. Aineiston luovutuskuntoon saattamiseen tarvittavat toimenpiteet ovat kuitenkin aina aineistokohtaisia ja niistä sovitaan kunkin luovutuksen kohdalla erikseen. Mikäli luovuttaja ei itse voi saattaa aineistoa luovutuskuntoon, voi palvelun ostaa Kansallisarkistolta.

4) Aineiston toimittaminen Kansallisarkistoon

Kun aineiston luovutuskunto on todettu, voidaan sopia sen toimittamisesta arkistolaitokseen. Luovuttaja vastaa aineiston Kansallisarkistoon toimittamisesta tai toimittamisesta kertyvistä kustannuksista. Vastaanottotilanteessa allekirjoitetaan vastaanottotodistus tai solmitaan luovutussopimus, jossa määritellään luovutuksen sisältö ja ehdot, mm. mahdolliset käyttörajoitukset. Lähtökohtaisesti Kansallisarkisto sitoutuu korkeintaan 25 vuoden käyttökieltoon tai -rajoitukseen.


Yksityisarkistojen vastaanoton valtakunnalliset vastuuhenkilöt

  • Kenth Sjöblom, ylitarkastaja, puh. 029 533 7103
  • Sijainen Päivi Niemelä, ylitarkastaja, puh. 029 533 7269
  • sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@arkisto.fi