Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA  

VAPA on arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon valtionhallinnon organisaatiot voivat tallentaa pysyvästi säilytettäviä, sähköisessä muodossa olevia asiakirjojaan. Palvelun perustehtävänä on taata käyttäjilleen luotettava ja pitkäaikainen asiakirjojen säilytys.

VAPA-palvelu on avattu asiakkaiden käyttöön maaliskuussa 2011. Tarkempia tietoja palvelun sisällöstä saa VAPA-palvelukuvauksesta.

Palvelun käyttö siirtää säilytysvastuun organisaatiolta arkistolaitokselle ja vapauttaa siten viranomaisia keskittymään ydintoimintaansa. VAPAn käyttö edellyttää arkistolaitoksen myöntämää sähköisen säilyttämisen lupaa, ja vastaanotettavan aineiston on noudatettava arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksiä.

Siirrosta ja luovutuksesta erilliset sopimukset

Organisaatio ja arkistolaitos tekevät palvelun käytöstä siirtosopimuksen, jossa määrätään muun muassa siirtoon liittyvistä yksityiskohdista. Sähköisen säilyttämisen lupapäätöksen jälkeen arkistolaitos ottaa organisaatioon yhteyttä siirtosopimusneuvottelujen käynnistämiseksi.

Siirtosopimus tehdään korkeintaan viideksi vuodeksi kerrallaan. Sopimuskausi on sidottu sähköisen säilyttämisen luvan voimassaoloon.

Siirtosopimuksen voimassaoloaikana VAPAan tallennettujen aineistojen tietopalvelutehtävät kuuluvat siirtävälle organisaatiolle. Luovutussopimus tehdään erikseen sovittuna ajankohtana. Luovutussopimuksessa aineiston omistusoikeus ja tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle.

Luovutussopimuksen teon edellytyksenä on, että luovutettavan aineiston metatiedot ovat kunnossa. Arkistolaitos perii virheellisten metatietojen muutoksesta 31,50 euron tuntihinnan.

Maksutonta valtionhallinnolle

VAPAn käyttö on valtionhallinnon organisaatioille ainakin toistaiseksi vapaaehtoista. Aineiston säilyttäminen ja käyttö ovat valtionhallinnolle maksuttomia. 

Organisaatio vastaa aineiston saattamisesta SÄHKE-normin edellyttämään kuntoon ja sen siirrosta, omien prosessien luomisesta ja käyttöönotosta sekä mahdollisista tietojärjestelmiin tehtävistä muutostöistä. Lisätietoja siirron teknisestä toteuttamisesta saa siirto-ohjeesta.

VAPA-palvelun laajentamista kuntasektorin käyttöön selvitetään parhaillaan.

Organisaatio voi hyödyntää VAPA-kustannus-/hyötylaskuria selvittääkseen oman säilytyksen ja VAPA-palvelun kustannuksia.

Pitkäaikaissäilytys

Opetus- ja kulttuuriministeriön suunnittelema arkistojen, kirjastojen ja museoiden pitkäaikaissäilytysjärjestelmä (PAS) ei ole tarkoitettu julkisen hallinnon organisaatioiden käyttöön, joten VAPA-palvelua käyttävät valtionhallinnon ja mahdollisesti tulevaisuudessa myös muun julkisen hallinnon asiakkaat asioivat jatkossakin arkistolaitoksen kanssa.

Mikäli arkistojen, kirjastojen ja museoiden pitkäaikaissäilytysjärjestelmä toteutetaan, tulee VAPA-palvelu hyödyntämään sen infrastruktuuria. Tämä ei vaikuta olemassa oleviin eikä tuleviin VAPA-palvelun asiakkuuksiin.