Yksityisarkistot

1. Mistä löytyy henkilön NN asiakirjoja?

Arkistolaitoksen (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) arkistotietokannat VAKKA ja AARRE sisältävät perustiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä arkistoista; myös yksityisarkistoista. Asiaa koskevat tarkemmat kysymykset osoitetaan arkistolaitoksen yksiköille.

Muualla säilytettävistä yksityisarkistoista löytyy tietoja Kansallisarkiston ylläpitämästä Valtakunnallisesta yksityisarkistorekisteristä, johon tällä hetkellä sisältyy 23 laitoksen ja yli 40 000 arkistonmuodostajan tiedot.

2. Mitä yksityisarkistoja arkistolaitokseen vastaanotetaan?

Kansallisarkisto vastaanottaa ja säilyttää ensisijaisesti yhteiskuntaelämän, kulttuurin, tieteen, taiteen ja talouselämän keskeisten vaikuttajahenkilöiden ja -järjestöjen arkistoja. Maakunta-arkistot ottavat vastaan ja säilyttävät muun muassa maakunnallisia ja paikallisia yksityishenkilöiden, järjestöjen, yhdistysten, yritysten, kartanoiden ja talojen arkistoja.

Lisätietoja saa Kansallisarkiston yksityisarkistoyksiköstä sekä maakunta-arkistoista. Arkistojen säilyttäminen arkistolaitoksen yksiköissä on toistaiseksi maksutonta.

3. Pitääkö yksityisarkisto luovuttaa järjestettynä ja miten arkisto järjestetään?

Järjestöjen ja yhdistysten arkistoista tulee ennen aineiston luovuttamista poistaa sellaiset asiakirjat, joita ei ole tarkoitettu pysyvään säilytykseen. Henkilöarkistojen kohdalla ei sen sijaan yleensä vaadita järjestämistä ennalta. Sekä järjestö- että henkilöarkistojen osalta on usein viisainta jättää varsinainen järjestämistyö alan ammattilaisille. Arkistolaitoksen yksiköiltä saa tarkempia ohjeita.

Arkistolaitos on uusimassa omia yksityisarkistojen järjestämisohjeitaan. Järjestöjen osalta tietoa ja ohjeita löytää myös muun muassa teoksesta "Arkistot kuntoon. Tieteellisten seurojen arkistokäsikirja." Kirja on saatavana Tiedekirjasta.

4. Saako yksityisarkistoja tulla vapaasti tutkimaan?

Valtaosa yksityisarkistoista on vapaasti käytettävissä. Aineistojen mahdollisista käyttörajoituksista sovitaan luovutussopimuksissa. VAKKA tai AARRE arkistotietokannoista löytyy maininta aineiston mahdollisesta käyttörajoituksesta, ja yksityiskohtaisempia tietoja saa Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen tutkijapalvelusta. Arkistot ovat käytettävissä sen jälkeen kun ne on järjestetty ja luetteloitu.

5. Voinko luovuttaa yksityisarkistoni arkistolaitokseen ja miten se tapahtuu?

Kyllä voit. Aineistoa vastaanotettaessa varmennetaan luovuttajan omistus- tai hallintaoikeus ja allekirjoitetaan luovutustodistus. Luovutussopimus mahdollisine käyttörajoituksineen allekirjoitetaan usein myöhemmässä vaiheessa. Aineiston toimittamisesta arkistoon ja muista luovutukseen liittyvistä käytännön asioista tulee sopia etukäteen.

6. Kuinka vanhoja luovutettavien asiakirjojen pitää olla?

Ellei kyseessä ole lakkautettu järjestö, yhdistys tai yritys, aineiston tulee olla pääsääntöisesti vähintään 10 vuotta vanhaa. Henkilöarkistojen kohdalla rajanveto on väljempää.

7. Mitä tehdään sellaisille yksityisarkistoille, joita ei vastaanoteta arkistolaitokseen?

Yksityisarkistot, jotka eivät kuulu arkistolaitoksen hankintapoliittisen ohjelman mukaan Kansallisarkistoon tai maakunta-arkistoon, pyritään ohjaamaan muihin yksityisarkistoja säilyttäviin laitoksiin, joita ovat muun muassa yksityiset keskusarkistot, kaupungin- ja kunnanarkistot, Kansalliskirjasto ja muut yliopistokirjastot sekä kotiseutuarkistot.

8. Mitä arkistolaitos tekee sellaiselle aineistolle, jota se ei pidä tarkoituksenmukaisena säilyttää?

Arkistolaitos sopii luovuttajien kanssa etukäteen siitä, miten menetellään tällaisten asiakirjojen kanssa. Ne voidaan sopimuksen mukaan joko hävittää tai palauttaa luovuttajalle.

9. Ottaako arkistolaitos vastaan yksityisarkistoja sähköisessä muodossa?

Sähköisessä muodossa luovutettaville yksityisarkistoille ollaan kehittämässä tarkoituksenmukaisia ja turvallisia vastaanottomenetelmiä. Toistaiseksi erilaisten tallennusvälineiden vaihteleva käytettävyys, säilytysvalmius ja yhteensopivuus saattaa arkistolaitoksen tutkijapalvelussa aiheuttaa teknisiä ja taloudellisia ongelmia.

10. Kuuluvatko valokuvat ja lehtileikkeet arkistoon?

Kyllä kuuluvat, mikäli ne liittyvät oleellisesti henkilön tai järjestön elämään ja toimintaan. Mahdollisimman tarkat tunnistetiedot ovat tärkeitä valokuvien käytettävyyden kannalta: Kuka esiintyy kuvassa? Milloin ja missä kuva on otettu? Mistä lehdestä leike on? Onko leikekokoelma temaattisesti järjestetty?

Sivun alkuun