Tarkastustoiminta

1. Mihin organisaatioihin ja millä valtuuksilla arkistolaitos tekee tarkastuksia?

Arkistolain (831/1994) nojalla arkistolaitoksen yksiköt (Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa) tarkastavat pääasiassa valtion viranomaisia ja kunnallisia viranomaisia.

Lisäksi arkistolaitoksella on oikeus tarkastaa muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia, ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia sekä muita yhteisöjä, toimihenkilöitä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun määräyksen perusteella.

Arkistolain 10 §:n mukaan ”Arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta.”

2. Mitä arkistolaitos tarkastaa ja miten tarkastukset toteutetaan?

Arkistolaitos tarkastaa pääasiassa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointia, ohjausvälineitä (arkistonmuodostussuunnitelma, kirjaamiskaava, arkistokaava jne.) sekä arkistoitujen asiakirjojen ja arkistotilojen kuntoa. Tietojärjestelmiin, tietoturvallisuuteen ja tietopalvelun toimivuuteen liittyvät kysymykset ovat nousseet viime aikoina tarkastuksissa yhä laajemmin esille.

Luonteeltaan tarkastustilaisuudet ovat lähempänä ohjaus- ja neuvontatilaisuuksia. Toisaalta tarkastusten perusteella laadittavissa tarkastuskertomuksissa saatetaan esittää myös määräaikoja esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaistamisesta sekä päätearkistotilojen kuntoon saattamisesta.

Erityisesti kuntien ja kuntayhtymien keskusarkistojen kohdalla kiinnitetään huomiota aineistojen kuntoon päätearkistossa, koska kunnat säilyttävät arkistonsa itse. Esimerkiksi puutteet luetteloinnissa heikentävät aineiston käytettävyyttä.

3. Miten organisaatio voi varautua tarkastuksiin?

Kaikkein parhaiten organisaatio varautuu arkistotarkastuksiin pitämällä asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvät asiat kunnossa ja toiminnan asianmukaisella tavalla ohjeistettuna. Useissa organisaatioissa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen resurssit ovat liian pienet, jotta asiat voitaisiin pitää kunnossa tai niitä voitaisiin tehokkaasti kehittää.

Monissa tarkastuksissa huomataan, että esille tulevat ongelmat ovat muodostuneet pitkän ajan kuluessa. Tällöin näiden ongelmien korjaaminenkin on usein aikaa vievää ja vaivalloista.

4. Voiko organisaatio itse pyytää arkistolaitosta tekemään tarkastuksen?

Organisaatio voi itse pyytää tarkastuksen tekemistä, mikäli asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvissä asioissa on huomattu ongelmia.

Varsinaisen tarkastuksen sijasta yksittäisiin ongelmiin liittyvissä asioissa tehdään pyynnöstä virastokäyntejä, jotka toimivat konsultointi- ja neuvontatilaisuuksina tarkastusten tapaan.

Tarkastuksiin ja virastokäynteihin liittyen tulee ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon (pääkaupunkiseudulla) tai paikalliseen maakunta-arkistoon.

Lue lisää arkistolaitoksen tarkastustoiminnasta.