Seulonta

1. Miten seulontaesitys Kansallisarkistolle laaditaan?

Seulontaesitys laaditaan täyttämällä Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvä seulontaesityslomake ja liittämällä sen mukaan organisaation tehtäväluokitus, mahdollisesti tiedonohjaussuunnitelma tai sen osa, sekä tietojärjestelmäselosteet koskien sähköistä tietojärjestelmää.

2. Voiko kunta laatia ja lähettää tietojärjestelmiinsä tai analogisiin asiakirjoihinsa liittyvän seulontaesityksensä suoraan Kansallisarkistolle?

Kunnallisten viranomaisten sähköisiä ja analogisia asiakirjatietoja koskevat seulontaesitykset suositellaan tehtäväksi Suomen Kuntaliiton kautta tai muuten keskitetysti.

Kansallisarkisto pyrkii tulevaisuudessa yhä kattavampiin yleispäätöksiin, joiden avulla voidaan päättää esimerkiksi kokonaisten kunnan toimialojen asiakirjatietojen säilytysajasta ja –muodosta.

3. Millä tavalla seulontaesitys tulee toimittaa Kansallisarkistoon?

Kansallisarkisto toivoo, että seulontaesitykset (tehtäväluokitus, mahdollinen tiedonohjaussuunnitelma tai sen osa, tietojärjestelmäselosteet, sekä vanhan analogisen aineiston taannehtivaa seulontaa koskevat asiakirjaluettelot) lähetetään sähköisessä muodossa osoitteeseen kirjaamo@arkisto.fi.

4. Miksi Kansallisarkisto haluaa määrätä asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä tehtäväluokan tai tietojärjestelmän tasolla?

Sähköisessä toimintaympäristössä entistä kattavampi osa julkishallinnon asiakirjatiedoista voidaan säilyttää pysyvästi. Ideana on, että asiankäsittelyjärjestelmässä tai muussa operatiivisessa järjestelmässä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys) ja toisaalta, että substanssitehtäviin liittyvät tiedot säilytetään pysyvästi tietojärjestelmätasolla. Sähköinen asiakirjahallinta ei enää vaadi yksittäisten, säilytysajaltaan eroavien asiakirjojen ”nyppimistä” muun aineiston sisältä.

5. Haimme Kansallisarkistolta päätöstä asiakirjatietojen säilytysajoista. Emme ole valmiit asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Miksi Kansallisarkistolta tuli päätös, jossa asiakirjatietojen pysyvä säilytysmuoto on sähköinen?

Kansallisarkisto nojautuu vuoteen 2020 ulottuvassa yleisstrategiassaan voimakkaasti digitalisaation edistämiseen. Emme voi enää tukea julkishallinnossa syntyvän paperiaineiston määrän kasvua. Elämme tietoyhteiskunnassa, jossa tiedot lähes poikkeuksetta ovat syntyessään sähköisissä tietojärjestelmissä. Näiden tietojen tulostaminen paperille heikentää niiden käytettävyyttä. Sähköinen säilytysmuoto vaatii organisaatioilta uudenlaista ajattelutapaa ja asiantuntemusta sähköisen tiedon säilyvyyden turvaamiseen.

 

Sivun alkuun