Seulonta
1. Miten seulontaesitys arkistolaitokselle laaditaan?
2. Mistä voisi saada mallin tai malleja seulontaesityksen laatimiseen?
3. Millä tavalla seulontaesitys tulee toimittaa Kansallisarkistoon?
4. Millä atk-ohjelmalla seulontaesitys pitäisi lähettää, jos sen lähettää sähköisessä muodossa?
5. Onko arkistolaitos antanut yleisiä seulontapäätöksiä valtion keskushallinnon ja aluehallinnon virastojen ja laitosten sekä kuntien ja kuntayhtymien EU-hankkeisiin liittyvien asiakirjojen säilytyksestä?
1. Miten seulontaesitys arkistolaitokselle laaditaan?
Valtion viranomaisten asiakirjojen seulontaesitysten sisältö on ohjeistettu arkistolaitoksen määräyksessä ja ohjeessa Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008).
Kunnallisen viranomaisen seulontaesityksen tekemisestä katso Suomen Kuntaliiton julkaisu "Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset". Kunnallisten viranomaisten asiakirjojen säilytysaikaesitykset suositellaan tehtäväksi Suomen Kuntaliiton kautta.
2. Mistä voisi saada mallin tai malleja seulontaesityksen laatimiseen?
Arkistolaitoksen kotisivulla on luettelo seulontapäätöksistä, joilla on yleistä merkitystä, toisin sanoen, jotka koskevat lukuisia virastoja ja laitoksia. Luettelosta pääsee linkkisanojen avulla sekä päätöksiin että niihin liittyviin seulontaesityksiin, jotka kaikki ovat digitoituina (PDF-muodossa) kenen tahansa luettavissa ja käytettävissä malleina.
3. Millä tavalla seulontaesitys tulee toimittaa Kansallisarkistoon?
Kansallisarkisto toivoo, että seulontaesitykset (saatekirje, arkistonmuodostussuunnitelma ja sen liitteet, kuten tietojärjestelmäselosteet, sekä taannehtivaa seulontaa koskevat asiakirjaluettelot) lähetetään sähköisessä muodossa. Seulontaesityksen voi lähettää myös paperimuodossa.
4. Millä atk-ohjelmalla seulontaesitys pitäisi lähettää, jos sen lähettää sähköisessä muodossa?
Kansallisarkistoon lähetettävät seulontaesitykset liitteineen tulisi olla joko PDF-, Word- tai Excel-muodossa. Mikäli seulontaesitys (arkistonmuodostussuunnitelma) on laadittu tietokantasovellusta käyttäen, pyydetään ennen sen lähettämistä ottamaan yhteyttä Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikköön.
Mikäli jotkut seulontaesitykseen kuuluvista liitteistä (esim. tietojärjestelmäselosteet) on julkaistu seulontaesityksen lähettävän organisaation kotisivulla, riittää, että saatekirjeessä viitataan oikeaan www-osoitteeseen.
5. Onko arkistolaitos antanut yleisiä seulontapäätöksiä valtion keskushallinnon ja aluehallinnon virastojen ja laitosten sekä kuntien ja kuntayhtymien EU-hankkeisiin liittyvien asiakirjojen säilytyksestä?
Arkistolaitos on määrännyt 17.10.2005 (KA 227/43/2005) valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden EU-asioihin liittyvien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä. Päätöksen perustana oli valtioneuvoston EU-arkistonmuodostussuunnitelma, jonka valtioneuvoston kanslian ja ministeriöiden yhteistyöryhmä oli laatinut, ja joka sisälsi keskeisimmät EU-asioihin liittyvistä asiakirjoista.
Muita valtion keskushallintoa ja aluehallintoa koskevia yleisiä seulontapäätöksiä arkistolaitos ei ole antanut. Päätökset niiden EU-asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä tehdään joko virastotyyppikohtaisesti (esim. TE -keskusten malliarkistonmuodostussuunnitelman pohjalta) tai virasto- tai laitoskohtaisesti kunkin oman arkistonmuodostussuunnitelman pohjalta.
Kunnallisten EU-asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä arkistolaitos on 3.9.2001 ja 26.2.2002 päättänyt yleispäätöksillä, jotka myös löytyvät arkistolaitoksen kotisivulta:
Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat 3.9.2001 (KA 158/43/01; Taloushallinto - Rahoitus - EU-tuet ja avustukset).
Kunnallisten maaseutuelinkeinopalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 26.2.2002 (KA 10/43/02; Maatalouden rahoitus – Tukien hakeminen).
Lisätietoja kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista sekä pysyvästi säilytettävien että määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta löytyy Suomen Kuntaliiton julkaisemasta Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat – Määräykset ja suositukset –julkaisusarjasta.