Usein kysytyt kysymykset: Sähköinen säilyttäminen

 


1. Haluaisimme siirtyä sähköiseen arkistointiin. Pitääkö meidän hakea sähköisen säilyttämisen lupa?

Kansallisarkisto ei enää käytä termiä ’sähköisen säilyttämisen lupa’. Puhumme säilytysmuotoa koskevasta seulontapäätöksestä.

Jos julkishallinnon organisaatiolla on sähköisenä syntynyttä asiakirjatietoa, sen säilytysmuoto on sähköinen.

Saadakseen seulontapäätöksen organisaatio täyttää seulontaesityslomakkeen ja lähettää sen Kansallisarkiston kirjaamoon.

2. Tarvitseeko organisaation tiedonohjaussuunnitelman (eAMS,TOS) olla kokonaan valmis seulontapäätöstä varten?

Riittää, että tiedonohjaussuunnitelmassa on esitetty säilytysajat niiden tehtävien osalta, joille seulontapäätöstä haetaan. Jos organisaatiolla on jo arkistolaitoksen päätös ko. tehtävien pysyvästä säilyttämisestä, eikä säilytysarvoon katsota tulleen muutoksia, ei seulontaesityksen liitteeksi tarvitse toimittaa tiedonohjaussuunnitelmaa (eAMS, TOS) lainkaan.

Kansallisarkiston seulontastrategian ja yleisstrategian mukaisesti pysyvästä säilytyksestä päätetään tehtävän tai tietojärjestelmän tasolla.

3. Mihin tarvitsemme tiedonohjaussuunnitelmaa (eAMS, TOS) jos kerran Kansallisarkiston seulontapäätökset annetaan tehtävän tai tietojärjestelmän tasolla?

SÄHKE2-normin vaatimiin metatietoihin pohjautuva tiedonohjaus toteuttaa muitakin päämääriä kuin Kansallisarkistosta varten tehtyjä esityksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista.  

Tiedonohjaussuunnitelma (eAMS, TOS) ja sen integrointi tietojärjestelmän taustalle helpottaa operatiivista toimintaa ja varmistaa esimerkiksi oikeusturvan, tietosuojan ja julkisuusperiaatteen toteutumisen.

4. Meillä on muutama kymmenen rekisteriä substanssitehtäviemme hoitamista varten.  Ne eivät ole SÄHKE2-mukaisia. Tulostammeko rekistereiden tiedot paperille?

Jos tiedot ovat syntyneet sähköiseen muotoon, ne säilytetään sähköisinä. Kansallisarkisto ei missään tapauksessa ohjeista tulostamaan tietojärjestelmien (rekistereiden tai muidenkaan) sisältämiä tietoja paperille.

Rekistereiden ja tietokantojen sisältämät tiedot paketoidaan SÄHKE2-rakenteeseen vasta siinä vaiheessa kun aineistoa mahdollisesti siirretään pitkäaikaissäilytykseen.

Rekistereiden sähköistä säilytysmuotoa ja niiden pysyvää säilytysarvoa koskevaa päätöstä varten täytetään seulontaesityslomake, kullekin rekisterille omansa.

5. Haluamme ottaa käyttöön uuden asiankäsittelyjärjestelmän. Pitääkö meidän hakea SÄHKE2-sertifikaatti Kansallisarkistolta?

SÄHKE2-sertifikaattia hakee tietojärjestelmätoimittaja Inspecta Oy:lta. Kansallisarkistolla ei ole sertifikaattien hakemisessa roolia, vaan vastaamme ainoastaan Inspecta Oy:lle toimitettavista SÄHKE2-sertifiointikriteereistä ja ylläpidämme verkkosivuillamme listaa tietojärjestelmistä, joille on myönnetty SÄHKE2-sertifikaatti.

Kansallisarkiston seulontapäätös tarvitaan myös sertifioidussa tietojärjestelmässä käsiteltävälle pysyvästi säilytettävälle asiakirjatiedolle. Seulontaesityslomakkeessa kerrotaan tällöin järjestelmällä olevan sertifikaatti.

6. Mitä teemme vanhoille diaareille, joiden ylläpito on jo lakannut?

Vanhat diaaritiedot säilytetään sähköisessä muodossa kaikenkattavasti siltä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisinä. Diaareille ja niitä vastaaville asia- ja päätöshakemistoille sekä asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettäville asiakirjoille noudatetaan Kansallisarkiston 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02/2016) antamaa päätöstä niiden sähköisestä säilyttämisestä. Sähköisessä muodossa olevat diaarit otetaan paperiaineiston siirtoprosessissakin vastaan yksinomaan sähköisinä.

7. Mikä on luotettava tallennusmedia pitkäaikaisesti säilytettäville sähköisille aineistoille?

Kansallisarkistolla ei ole virallista suositusta käytettävistä tallennusmedioista. Mikäli organisaatio haluaa säilyttää sähköisiä aineistoja erillisillä tallennusmedioilla, on huolehdittava siitä, että tiedot tuoreutetaan, eli kopioidaan uudelle medialle riittävän usein.

Sopivana tuoreutusaikana voidaan pitää optisilla ja magneettisilla medioilla noin viittä vuotta, mikäli mediat säilytetään valmistajan ohjeiden mukaisesti. Lisäksi on huolehdittava siitä, että tiedot on oltava vähintään kahdella, mielellään eri valmistajan, erillisellä medialla.

Tietojen säilymisessä on huomioitava myös se, että sovellukset, joita tarvitaan tietojen esille saamiseksi muuttuvat ajan myötä. Mikäli tiedostomuotoja ei konvertoida uudenpiin muotoihin, voi tietojen käytettävyys kärsiä.

8. Mitkä ovat suositeltavat säilytysformaatit?

Suositeltavia pitkäaikaissäilytyksen formaatteja ovat PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, TIFF (rev 5 ja rev6). Rekisteri- tai tietokantamuotoiselle tiedolle XML-rakenne.

9. Tarvitseeko tietojärjestelmän tuottamia lokitietoja säilyttää? 

SÄHKE2-normissa ei ole määrätty lokitiedoista eikä niiden säilyttämisestä. Lähtökohtana on, että käsittelyprosessin vaiheet tallentuvat toimenpiteinä asiakirjallisen tiedon käsittelyn yhteydessä. Näitä toimenpidetietoja ei tulkita kuitenkaan varsinaiseksi lokitiedoksi, vaikka ne kertovat käsittelyn etenemisestä ja tietoon kohdistuneista toimenpiteistä.  

Lokien säilyttämisen tarve perustuu yleensä organisaation toiminnan tai lainsäädännön asettamiin reunaehtoihin. Keskeistä on, että organisaatio on määritellyt tietojärjestelmäkohtaisesti, mitä varten lokitietoja säilytetään ja kuinka pitkään.

 

 

Sivun alkuun