Arkistosiirrot
Arkistosiirtoihin liittyviin kysymyksiin löytyy vastauksia myös Asiakirjaluovutukset ja siirrot -sivulta.
1. Mitä aineistoja arkistolaitos vastaanottaa?
2. Mistä saan arkistosiirron valmisteluohjeita?
3. Miten asiakirjojen tunnistetiedot merkitään koteloihin, laatikoihin ja sidoksiin?
4. Millainen viranomaisarkiston luovutusluettelon pitää olla?
5. Kuinka siirrettävä aineisto saatetaan luovutuskuntoon?
6. Miten siirto toteutetaan?
1. Mitä aineistoja arkistolaitos vastaanottaa?
Kansallisarkisto vastaanottaa valtion keskushallinnon (valtioneuvosto ja keskusvirastot), korkeimpien tuomioistuinten sekä Helsingin piiri- ja paikallisviranomaisten 40 vuotta vanhemmat pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Puolustushallinnon asiakirjat luovutetaan keskitetysti Kansallisarkistoon.
Lisäksi Kansallisarkisto vastaanottaa lahjoituksina tai talletuksina merkittävien valtiomiesten, kulttuurihenkilöiden ja yhteisöjen arkistoja sekä tapauskohtaisesti tavallisten kansalaisten asiakirja-aineistoja.
Maakunta-arkistot vastaanottavat valtion piiri- ja paikallisviranomaisten 40 vuotta vanhempia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, poikkeustapauksissa kunnallisia asiakirjoja, seurakuntien yli 100 vuotta vanhoja asiakirjoja sekä tutkimuksen kannalta merkittäviä yksityisiä arkistoja ja kokoelmia.
Arkistolaitokseen voidaan erikseen sopimalla siirtää asiakirjoja myös edellä kuvatuista arkistopiirirajoista poikkeavien periaatteiden mukaisesti. Näin voidaan toimia esimerkiksi valtakunnallisten järjestämis- ja siirtoprojektien yhteydessä.
Samoin erikseen sopimalla arkistolaitokseen voidaan siirtää 40 vuotta nuorempia viranomaisasiakirjoja. 40 vuotta nuorempien asiakirjojen säilyttäminen arkistolaitoksessa on maksullista.
Lue lisää Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen aineistoista:
Kansallisarkiston aineistot
Hämeenlinnan maakunta-arkiston aineistot
Joensuun maakunta-arkiston aineistot
Jyväskylän maakunta-arkiston aineistot
Mikkelin maakunta-arkiston aineistot
Oulun maakunta-arkiston aineistot
Turun maakunta-arkiston aineistot
Vaasan maakunta-arkiston aineistot
2. Mistä saan arkistosiirron valmisteluohjeita?
Keskeiset tiedot arkistosiirtojen periaatteista ja toteuttamisesta tehtäväjärjestyksessä on koottu arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvään sähköiseen siirto-oppaaseen: http://www.siirto-opas.fi/.
Siirto-opas perustuu arkistolaitoksen määräykseen viranomaisten asiakirjojen siirtämisestä, joka löytyy myös sähköisenä versiona arkistolaitoksen kotisivujen Normit-osiosta.
Myös sähköisten asiakirjojen siirto-ohje SÄHKE2 löytyy verkkoversiona arkistolaitoksen kotisivujen Normit-osiosta.
Lisätietoja voi tiedustella arkistolaitoksen eri yksiköiltä.
3. Miten asiakirjojen tunnistetiedot merkitään koteloihin, laatikoihin ja sidoksiin?
Jokaiseen arkiston säilytysyksikköön, kuten koteloon, laatikkoon tai sidokseen (=kirjaan) merkitään keskeiset tunnistetiedot. Tällaisia ovat arkistonmuodostajan ja asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet, joilta asiakirjat ovat, sekä luovutusluettelon mukainen arkistotunniste. Jos yksikkö sisältää salaisia asiakirjoja, siitä tehdään julkisuuslain tai muiden salassapitoa edellyttävien säädösten mukainen merkintä salassapidon perusteista ja kestosta.
Merkinnät tehdään joko erilliseen nimiöön tai vastaanottajan suostumuksella suoraan säilytysyksikön selkään. Nimiöitä käytettäessä ja kiinnittäessä on käytettävä arkistokelpoista liimaa, jotta nimiöt eivät irtoa ajan myötä. Nimiön koosta ja sijainnista saat lisätietoa standardista SFS 4117/1978.
4. Millainen viranomaisarkiston luovutusluettelon pitää olla?
Luovutusluettelo tai vastaavat tiedot voidaan toimittaa arkistolaitokseen sähköisessä tai paperimuodossa. Luettelotiedot voidaan laatia vapaamuotoisesti (tekstinkäsittely- ja taulukko-ohjelmat) tai arkistoluettelolomakkeelle A
Luettelosta tulee käydä ilmi arkistonmuodostajan ja/tai arkiston nimi, asiakirjasarjan nimi ja arkistotunniste, säilytysyksikön muoto ja arkistotunniste, arkistoyksikön nimike ja arkistotunniste sekä eri tasojen rajavuositiedot. Lisätietoja merkitään tarpeen mukaan. Luettelo laaditaan yksikön tarkkuudella. Luetteloon on tehtävä merkinnät myös asiakirjoihin mahdollisesti kohdistuvista käyttörajoituksista.
Manuaalisesti laadittu luettelo laaditaan kahtena kappaleena. Luovutusluettelon allekirjoitussivulla (liite 3) ovat tiedot siirron toteuttajasta (allekirjoitus) ja vastaanottajasta, toteuttamisajankohdasta sekä maininta siitä, sisältyykö luovutettavaan kokonaisuuteen salassa pidettävää aineistoa. Varsinainen luovutusluettelo toimitetaan siirrettävien asiakirjojen yhteydessä. Sähköisesti luettelotiedot voi toimittaa arkistolaitoksen selainpohjaisen Vakka Extranet -ohjelman avulla. Myös Vakka Extranetiä käytettäessä luettelotietojen tulee olla valmiit ennen arkistosiirron toteuttamista.
Sähköisten ja erityisaineistojen luovutusdokumentaatio poikkeaa edellä kerrotusta.
Lue lisää luovutusluettelosta siirtojen verkko-oppaasta (http://www.siirto-opas.fi/), Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen -määräyksestä ja Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirjasta (s. 166-167 ja 262).
5. Kuinka siirrettävä aineisto saatetaan luovutuskuntoon?
Arkistolaitos vastaanottaa viranomaisilta vain pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, jotka viimeistään siirron valmistelun yhteydessä erotetaan määräajan säilytettävistä. Määräajan säilytettävät asiakirjat erotetaan viimeistään siirron valmistelun yhteydessä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Viranomaisen on hankittava arkistolaitokselta säilytysaikapäätös sellaisille siirrettäviksi suunnitelluille asiakirjoille, joilla ei sitä vielä ole. Varsinainen asiakirjojen saattaminen siirtokuntoon riippuu aineiston järjestyksestä ja kunnosta. Tarpeen mukaan asiakirjat inventoidaan, järjestetään, luetteloidaan, koteloidaan ja nimiöidään sekä kunnostetaan.
Lue lisää asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta siirtojen verkko-oppaasta (http://www.siirto-opas.fi/) ja Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen -määräyksestä.
6. Miten siirto toteutetaan?
Arkistosiirto voidaan toteuttaa, kun aineisto on luovutuskunnossa ja luovutusluettelo on alustavasti tarkastettu ja hyväksytty arkistolaitoksessa.
Siirtoajankohta sovitaan hyvissä ajoin vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Tarvittaessa siirron vastaanottaja käy luovuttajan luona tutustumassa siirrettävään aineistoon. Luovuttaja hankkii kuljetuskaluston ja -välineet sekä siirtohenkilöstön. Saatuaan siirtoluvan vastaanottajalta luovuttaja siirtää aineiston vastaanottajan säilytystiloihin luovutusluetteloon merkityssä järjestyksessä ja vastaa aineiston hyllyttämisestä. Siirtokustannuksista vastaa luovuttaja. Vastuu aineistosta siirtyy arkistolaitokselle sen jälkeen, kun siirretyt asiakirjat ja luovutusluettelo on tarkastettu, minkä jälkeen vastaanottaja lähettää vahvistuksen siirron päättymisestä.
Lue lisää siirron toteuttamisesta siirtojen verkko-oppaasta (http://www.siirto-opas.fi/) ja Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen -määräyksestä.