Asiakirjojen käyttörajoitukset

Valtaosa arkistolaitoksessa säilytettävistä asiakirjoista on vapaasti käytettävissä tutkijasalissa. Asiakirjojen vapaata käyttöä voivat kuitenkin rajoittaa:

  • asiakirjan huono kunto
  • arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu
  • asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja

Julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö (henkilötietolaki 523/1999 ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) sekä eräät erityislait saattavat rajoittaa asiakirjojen käyttöä. Salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettävät asiakirjat, esimerkiksi arkaluontoisia henkilötietoja tai potilastietoja sisältävät asiakirjat tulevat julkisiksi, kun henkilön kuolemasta on kulunut 50 vuotta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päiväyksestä.

Lainsäädännössä on määritelty, että salassa pidettäviä tietoja voidaan antaa käyttöön tutkimusta tai muuta hyväksyttävää käyttötarkoitusta, esimerkiksi henkilömatrikkelin laatimista tai sukututkimusta, varten sekä jos ne koskevat omia tietoja tai ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi. Erityislainsäädäntö voi kuitenkin rajoittaa tietojen antamista, esimerkiksi terveydentilatietoja ja potilasasiakirjoja voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin.

Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Huonokuntoisten asiakirjojen tai järjestämättömän arkiston käytön rajoituksilla pyritään turvaamaan asiakirjojen säilyminen. Asiakirjoja, jotka on mikrofilmattu tai digitoitu, ei pääsääntöisesti anneta tutkijoiden käyttöön alkuperäisinä, tutkitaan mikrofilmiltä tai digitaalisessa muodossa.

Käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen yksiköltä. Hakemuksessa eritellään ne asiakirjat, jotka halutaan käyttöön sekä määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perustella arkistolaitos tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäväksi. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa lomakkeet-sivulta.