Asiakirjaluovutukset ja siirrot

Viranomaisten asiakirjojen luovuttaminen ja siirtäminen

Milloin asiakirjat luovutetaan Kansallisarkistoon?

Luovutettavien asiakirjojen siirtokunto

Siirron toteuttaminen ja päättäminen


Viranomaisten asiakirjojen luovuttaminen ja siirtäminen

Asiakirjojen luovuttamisella tarkoitetaan asiakirja-aineiston ja niiden omistusoikeuden luovuttamista viranomaiselta arkistolaitokselle. Asiakirjojen siirtämisellä tarkoitetaan asiakirja-aineiston fyysistä siirtämistä viranomaiselta arkistolaitoksen säilytystiloihin. Usein puhutaan yksinkertaisemmin arkistosiirroista.

Kansallisarkistoon luovutetaan ulkoasiainhallintoa lukuun ottamatta valtion virastojen ja laitosten pysyvästi säilytettävät asiakirjat.

Kansallisarkistoon siirretään keskushallinnon sekä Helsingissä toimivien valtion piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat. Asiakirjat luovutetaan Kansallisarkistoon. Kukin maakunta-arkisto ottaa vastaan oman alueensa lääninhallinnon sekä piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat.

Ministeriöt luovuttavat asiakirjansa Kansallisarkistoon Hallituskadulle. Ministeriöiden vanhemmat asiakirjat säilytetään Kansallisarkistossa Rauhankadulla, samoin Tasavallan presidentin asiakirjat. Puolustushallinnon asiakirjat luovutetaan keskitetysti Kansallisarkistoon.

Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistoja siirretään Kansallisarkistoon erikseen sovittuina vapaaehtoisina talletuksina. Niiden omistusoikeus säilyy tällöin seurakunnilla.

Milloin asiakirjat luovutetaan Kansallisarkistoon?

Kansallisarkisto ottaa vastaan 40 vuotta tai sitä vanhempia asiakirjoja. Asiakirjat siirtyvät samalla Kansallisarkistoon omistukseen ja niiden säilyttämisestä ei jatkossa muodostu siirtäneelle viranomaiselle kustannuksia.

Perustellusta syystä Kansallisarkistoon voidaan siirtää myös nuorempia asiakirjoja. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi aineiston siirtäminen ajallisesti kattavina kokonaisuuksina tai viranomaisen toiminnan päättyminen. Toiminnan päättyminen ei tarkoita tehtävien siirtymistä tai organisoimista uudelleen eri viranomaisten kesken. Mikäli 40 vuotta nuorempien asiakirjojen siirron peruste on muu kuin toiminnan päättyminen, on asiakirjojen säilyttäminen Kansallisarkistossa maksullista.

Yleisenä edellytyksenä asiakirjojen siirtämiselle on, ettei viranomainen tai laitos tarvitse niitä enää toiminnassaan. Merkittävästi 40 vuotta vanhempien asiakirjojen säilyttämiseen viranomaisen hallussa tarvitaan Kansallisarkiston päätös.

Aloite arkistosiirtoon voi tulla joko viranomaisen itsensä tai Kansallisarkiston taholta. Arkistosiirtojen valmisteluun ja toteuttamiseen on varattava riittävästi aikaa. Yhteistyö siirtävän viranomaisen ja Kansallisarkiston välillä on tärkeä osa arkistosiirtojen suunnittelua ja toteutusta.

Virasto tai laitos voi kaikissa siirtoihin liittyvissä kysymyksissä kääntyä Kansallisarkiston puoleen. Kansallisarkisto voi arvioida aineiston siirtokriteerejä ja -valmiutta sekä oikeaa sijoituspaikkaa.

Luovutettavien asiakirjojen siirtokunto

Asiakirjat luovutetaan Kansallisarkistoon pääsääntöisesti paperimuodossa. Asiakirjojen luovuttamisessa sähköisessä muodossa ohjeistetaan erikseen.

Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (pdf)

Aineisto tulee saattaa siirtokuntoon ennen luovuttamista. Siirtokunnolla tarkoitetaan aineistojen saattamista muodostumisen mukaiseen järjestykseen ja käyttökelpoiseen muotoon niin, että se on sellaisenaan asiakkaiden käytettävissä Kansallisarkistossa välittömästi siirron päätyttyä. Lisäksi aineiston tulee olla asianmukaisessa fyysisessa kunnossa ja suojustaa niin, että sen säilyvyys tulee varmistettua. Aineiston siirtokunnosta ohjeistetaan tarkemmin siirto-ohjeessa.

Luovutettavan arkiston tulee olla seulottu (seulontanormi, pdf), järjestetty ja luetteloitu siirto-ohjeen mukaisesti ennen sen siirtämistä.

Luettelotiedot voi syöttää sähköisesti Vakka Extranet -ohjelman avulla tai laatia perinteisen luovutusluettelon.

Yleisimmät valtionhallinnon asiakirjat, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä, on lueteltu arkistolaitoksen yleispäätöksessä: Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen.

Aineisto voidaan vastaanottavan Kansallisarkiston päätöksellä saattaa siirtokuntoon myös Kansallisarkistossa. Tällöin järjestäminen on siirtävälle viranomaiselle maksullista ja siitä laaditaan erillinen sopimus. Kansallisarkisto ja siirtävä viranomainen arvioivat ja päättävät yhdessä tarkoituksenmukaisimmasta tavasta saattaa aineisto siirtokuntoon.

Vastuu aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siitä muodostuvista kustannuksista on aina siirtävällä viranomaisella. Kansallisarkisto neuvoo ja ohjeistaa siirron valmisteluvaiheissa.

Arkistosiirron toteuttaminen ja päättäminen

Arkistosiirron toteuttaminen - pakkaaminen, kuljettaminen ja hyllyttäminen Kansallisarkistossa - on siirtävän viranomaisen vastuulla. Siirron ajankohdasta ja yksityiskohdista  sovitaan etukäteen Kansallisarkiston kanssa. Viranomainen voi siirtää aineiston itse. Usein tarkoituksenmukaisempaa on kuitenkin antaa toteutus asiantuntevan muuttofirman hoidettavaksi.

Arkistosiirto ei pääty aineiston fyysisen siirron valmistuttua. Arkistosiirto katsotaan päättyneeksi, kun aineisto on tarkastettu ja vahvistus aineiston asianmukaisesta kunnosta ja järjestyksestä on lähetetty siirtäneelle viranomaiselle.

Sivun alkuun