Seulontaan liittyvät palvelut

Jos viranomainen on laatimassa seulontaesitystä arkistolaitokselle, on suositeltavaa ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon. Tässä yhteydessä voidaan sopia niistä asiakirjoista, jotka tulee lähettää Kansallisarkistoon varsinaisen seulontaesityksen liitteinä.

Saatekirjeen lisäksi seulontaesitys koostuu yleensä arkistonmuodostussuunnitelmasta tai sitä suppeammasta asiakirjaluettelosta. Seulontaesityksen liitteenä ovat myös tietojärjestelmäselosteet, jotka liittyvät päämäärätehtävissä ylläpidettäviin sähköisiin tietojärjestelmiin.

Seulontaesitys lähetetään Kansallisarkistoon mielellään sähköisessä muodossa (sähköpostin liitteenä, arkisto[at]narc.fi). Lähetettävien asiakirjojen suositellaan olevan PDF-, Word- tai Excel-asiakirjoja. Mikäli seulontaesitys (arkistonmuodostussuunnitelma) on tehty tietokantasovellusta käyttäen, pyydetään ennen seulontaesityksen lähettämistä ottamaan yhteyttä Kansallisarkistoon.

Arkistolaitos määrittelee viranomaisen kirjallisen seulontaesityksen pohjalta, mitkä asiakirjat ja tiedot tulee säilyttää pysyvästi ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994 § 8).

Arkistolaitos julkaisee kotisivullaan voimassaolevista seulontapäätöksistä ja niihin liittyvistä seulontaesityksistä ne, joilla on yleistä merkitystä (esim. koko valtionhallintoa tai kaikkia käräjäoikeuksia koskevat seulontapäätökset). Muista seulontapäätöksistä voi tilata kopioita Kansallisarkiston kirjaamosta.

Viranomainen voi asiakirjojen seulontaan liittyvissä kysymyksissä ottaa yhteyttä Kansallisarkiston Tutkimuksen ja kehittämisen vastuualueeseen, ylitarkastaja Markku Leppänen, puh. (09) 2285 2233, etunimi.sukunimi[at]narc.fi.