Seulontaan liittyvät palvelut

Jos viranomainen on laatimassa seulontaesitystä arkistolaitokselle, on suositeltavaa ottaa yhteyttä Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikköön. Tässä yhteydessä voidaan sopia niistä asiakirjoista, jotka tulee lähettää Kansallisarkistoon varsinaisen seulontaesityksen liitteinä.

Saatekirjeen lisäksi seulontaesitys koostuu yleensä arkistonmuodostussuunnitelmasta tai sitä suppeammasta asiakirjaluettelosta. Seulontapäätöksen valmistelua varten Kansallisarkisto pyytää lisäksi organisaation päämäärätehtävissä ylläpidettävien sähköisten tietojärjestelmien tietojärjestelmäselosteet.

Seulontaesitys lähetetään Kansallisarkistoon mielellään sähköisessä muodossa (sähköpostin liitteenä, kansallisarkisto[at]narc.fi). Lähetettävien asiakirjojen suositellaan olevan PDF-, Word- tai Excel-asiakirjoja. Mikäli seulontaesitys (arkistonmuodostussuunnitelma) on tehty tietokantasovellusta käyttäen, pyydetään ennen seulontaesityksen lähettämistä ottamaan yhteyttä Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikköön.

Arkistolaitos määrittelee viranomaisen kirjallisen seulontaesityksen pohjalta, mitkä asiakirjat ja tiedot tulee säilyttää pysyvästi ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994 § 8). Arkistolaitoksen seulontapäätöksen valmistelijana voi olla Kansallisarkiston viranomaisarkistoyksikön tai jonkun maakunta-arkiston virkamies, joka voi tarvittaessa pyytää lisätietoja arkistonmuodostuksesta ja sähköisistä tietojärjestelmistä.

Arkistolaitos julkaisee kotisivullaan voimassaolevista seulontapäätöksistä ja niihin liittyvistä seulontaesityksistä ne, joilla on yleistä merkitystä (esim. koko valtionhallintoa tai kaikkia käräjäoikeuksia koskevat seulontapäätökset). Muista seulontapäätöksistä voi tilata kopioita Kansallisarkiston kirjaamosta.

Viranomainen voi asiakirjojen seulontaan liittyvissä kysymyksissä ottaa yhteyttä arkistolaitokseen.