Seulontaan liittyvät palvelut

Arkistolain (831/1994 § 8 ja 11) mukaan Kansallisarkisto määrittelee arkistolain piiriin kuuluvan viranomaisen kirjallisen seulontaesityksen pohjalta, mitkä viranomaisen asiakirjat ja tiedot tulee säilyttää pysyvästi ja missä muodossa. Asiakirjat ja tiedot voivat olla sähköisissä tietojärjestelmissä (esim. asiankäsittelyjärjestelmät, muut operatiiviset järjestelmät, dokumentinhallintajärjestelmät, tietokannat tai rekisterit), paperilla, mikrofilmillä tai muussa muodossa.

Arvonmäärityksen tavoitteena on varmistaa, että viranomaisen asiakirjat ja tiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä organisaation toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Tämän takia kaikille organisaation toiminnan yhteydessä kertyville asiakirjoille ja tiedoille on määritettävä säilytysaika. Asiakirjatietojen säilytysarvo pyritään määrittelemään jo niiden syntyvaiheessa. Tätä kutsutaan ennakkoseulonnaksi ja sen keskeisin väline on tiedonohjaussuunnitelma.

Viranomaisten asiakirjojen ja tietojen arvonmäärityksen perustana ovat Kansallisarkiston vahvistamat seulontapoliittiset ja -strategiset tavoitteet. Arvonmäärityksessä sovelletaan Kansallisarkiston vahvistamia seulontaperiaatteita ja -kriteereitä.

Kansallisarkisto on vahvistanut tammikuussa 2016 uuden strategian vuoteen 2020. Sen mukaan julkishallinnon substanssitehtäviin (lakisääteisiin tehtäviin) liittyvien tietojärjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi digitaalisessa muodossa. Samalla Kansallisarkisto uudistaa seulontapäätöskäytäntöään.

Entistä kattavampi osa julkishallinnon asiakirjoista ja tiedoista säilytetään pysyvästi, kun tiedot ovat alun perin sähköisessä muodossa. Asiankäsittelyjärjestelmien tai muiden operatiivisten järjestelmien sisältämien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päätetään pääasiassa tehtäväluokka-/ asiaryhmätasolla sekä rekisterien ja tietokantojen tietosisällön pysyvästä säilytyksestä rekisteri-/tietokantatasolla. Julkishallinnon asiakirjoista ja tiedoista valikoituu seulontapäätösten tuloksena kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö, joka säilytetään pysyvästi tutkimusta ja muuta yhteiskunnallista toimintaa varten.

Viranomaisten asiakirjat ja tiedot saa hävittää vasta niiden säilytysarvon määrittelyn jälkeen.  Tämä tarkoittaa sitä, ettei viranomainen voi hävittää sähköiseen tietojärjestelmäänsä tai arkistoonsa kuuluvia asiakirjoja ja tietoja ennen kuin Kansallisarkisto on voinut arvioida, ovatko ne tutkimusarvoltaan niin merkittäviä, että ne on säilytettävä pysyvästi. Asiakirjoja ja tietoja hävitettäessä tietosuoja on varmistettava ja erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä.

Seulontaesityksen laatiminen Kansallisarkistolle

Kansallisarkisto antaa seulontapäätöksen viranomaisen lähettämän seulontaesityksen pohjalta. Seulontaesityksenä on useimmiten tehtäväluokitus (tarvittaessa tiedonohjaussuunnitelma tai osa siitä). Jos viranomainen on laatimassa seulontaesitystä Kansallisarkistolle, on suositeltavaa ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon. Tässä yhteydessä voidaan sopia niistä asiakirjoista, jotka tulee lähettää Kansallisarkistoon varsinaisen seulontaesityksen liitteinä. Tehtäväluokituksen ja mahdollisen tiedonohjaussuunnitelman (tai sen osan) lisäksi seulontaesitykseen on syytä liittää tietojärjestelmäselosteet, jotka liittyvät päämäärätehtävissä ylläpidettäviin sähköisiin tietojärjestelmiin.

Seulontaesitys voi koskea myös yhtä tai useampaa rekisteriä tai tietokantaa, joiden tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta haetaan Kansallisarkiston päätöstä. Seulontaesityksen liitteenä ovat tällöin tietojärjestelmäselosteet ja tätä tarkoitusta varten laadittu seulontaesityslomake täytettynä.

Seulontaesitys voi koskea myös vanhoja, vain paperimuodossa säilytettyjä asiakirjoja. Seulontaesitys sisältää tehtävät, niihin liittyvät asiakirjat ja niiden rajavuodet.

Seulontaesitys lähetetään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa (sähköpostin liitteenä, kirjaamo[@]arkisto.fi).

Seulontapäätöksen toimittaminen seulontaesityksen laatineelle

Kansallisarkisto toimittaa seulontapäätöksensä asian vireille laittaneelle viranomaiselle sähköpostitse. Kansallisarkisto julkaisee kotisivullaan voimassaolevista seulontapäätöksistä ja niihin liittyvistä seulontaesityksistä ne, joilla on yleistä merkitystä (esim. koko valtionhallintoa tai kaikkia käräjäoikeuksia koskevat seulontapäätökset). Muista seulontapäätöksistä voi tilata kopioita Kansallisarkiston kirjaamosta.