Säilyttämiseen liittyvät palvelut

Paperimuotoisten asiakirjojen säilyttäminen

1. Asiakirjojen maksuton säilyttäminen

Kansallisarkisto ottaa vastaan pysyvästi säilytettäviä, 40 vuotta tai sitä vanhempia asiakirjoja ja vastaa niiden säilytyskustannuksista. Se huolehtii pysyvästi säilytettäville asiakirjoille sopivista säilytystiloista.

Kansallisarkisto kunnostaa säilyttämiään asiakirjoja suunnitelmallisesti. Käytetyimmät asiakirjat pyritään antamaan kulumisen estämiseksi tietopalvelukäyttöön mikrofilmeinä tai digitoituina.

2. Asiakirjojen maksullinen säilyttäminen

Kansallisarkistossa säilytetään ensisijaisesti sen omistukseen siirtyneitä, viranomaisten luovuttamia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kansallisarkisto tarjoaa pienimuotoisesti arkistotilojen vuokrapalveluita vapaitten hyllytilojen rajoissa. Erikseen on sovittavissa 40 vuotta nuorempien asiakirjojen määräaikainen tai pysyvä siirto Kansallisarkistoon. Samoin toistaiseksi säilytettävien asiakirjojen määräaikaisesta säilytyksestä voiaan sopia.

Asiakirjojen säilytysmaksut vaihtelevat ja niitä tarkistetaan vuosittain.

Kansallisarkisto tarjoaa rajatussa määrin arkistotilojen vuokrapalveluita. Säilytystilojen vuokraamisen edellytyksenä on riittävä tähän tarkoitukseen varattu vapaa säilytystila.

Maksullisen säilytystilan väliaikainen tarve voi perustua esimerkiksi asiakirjojen varsinaisten säilytystilojen remontti- ja muuttotöihin. Joskus viranomainen haluaa siirtää pysyvästi säilytettäviä asiakirjojaan ennen 40 vuoden rajan umpeutumista Kansallisarkistoon. Tällöin asiakirjojen sijoituspaikka ei muutu. Asiakirjat vain siirtyvät Kansallisarkiston haltuun sopimuskauden loputtua.

Vuokrapalvelusopimusta laadittaessa viranomaisten on muistettava, että Kansallisarkisto voi tarvitessaan tiloja omaan käyttöönsä irtisanomisajan mukaisesti sanoa säilytyssopimuksen irti. Säilytyssopimuksessa määritellään myös asiakirjojen tietopalveluun liittyvät kysymykset. Periaatteessa maksullisessa säilytyksessä olevien asiakirjojen tietopalvelukin on maksullista ellei asiakirjoja siirtävä viranomainen hoida sitä itse.

Mikrofilmien säilyttäminen

Kansallisarkistossa Mikkelissä on mikrofilmien varmuusarkisto, jonka tilat on suunniteltu erityisesti mikrofilmien pitkäaikaista säilytystä varten. Mikrofilmien varmuusarkisto on ainoa Suomessa. Varmuusarkistossa on tällä hetkellä noin 24 000 mikrofilmirullaa ja yli miljoona mikrokorttia.

Kansallisarkisto ottaa korvausta vastaan säilytettäväksi mikrofilmejä niin julkishallinnon viranomaisilta kuin yrityksiltäkin. Kansallisarkisto on tehnyt seurakuntien kanssa Kirkkohallituksen kautta sopimuksen, jonka mukaan seurakunnat voivat korvauksetta tallettaa mikrofilminsä varmuusarkistoon. Kirkkohallitus on antanut yleiskirjeissään 13/1991 ja 23/2002 seurakunnille ohjeita ja suosituksia mikrokuvauksesta ja mikrofilmien tallettamisesta.

Mikäli varmuusarkistossa olevista mikrofilmeistä tarvitaan uusia käyttökopioita, tulee niiden kopiointi ja laskutus sopia mikrofilmien tallettajan ja palveluliikkeen kesken. Kansallisarkistoon on toimitettava mikrofilmien tallettajan kirjallinen lupa aineiston siirtoon Kansallisarkistosta kopioinnin tekevään palveluliikkeeseen. Kansallisarkisto veloittaa mikrofilmien käsittelystä ja postituksesta mikrofilmien tallettajaa.